Mål og resultatkrav for Borgerrådgiveren

Borgerrådgiverudvalget

 

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde fredag den 28. januar 2005

 

Fraværende med afbud: Karin Storgaard

 

Åbne punkter

Mål og resultatkrav for Borgerrådgiveren

Mål og resultatkrav for Borgerrådgiveren

 

BOR   2/2005

INDSTILLING OG BESLUTNING

Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget,

at den i sagsfremstillingen nævnte vision og strategi for Borgerrådgiveren tiltrædes

at de i sagsfremstillingen og bilag 1 nævnte mål benævnt kategori A-D godkendes og indgår i det kommende budgetforslag

at de i sagsfremstillingen og bilag 1 nævnte mål benævnt kategori E-F godkendes og indgår i de kommende overvejelser om evalueringen

at de i sagsfremstillingen og bilag 2 øvrige mål i kategori G-J tages til efterretning

 

Borgerrådgiverudvalgets beslutning i mødet den 28. januar 2005

I tilknytning til indstillingens 3. at præciserede udvalget, at kategori "G" i skema 1 også indgår ved evalueringen, idet udvalget samtidig bemærkede,

at punkt E3 i skema 1 indarbejdes i kategori "G", idet udtrykket "mindst 2 ud af 3" i det tidligere E3 samtidig erstattes med udtrykket "alle".

at punkt F1-F5 i skema 1 omformuleres til et nyt punkt F1 med ordlyden:

"Brugernes tilfredshed med Borgerrådgiveren skal indgå i evalueringen, herunder tilfredshed med Borgerrådgiverens vejledning/vejvisning, klagesagsbehandling, mægling, sprogbrug og kommunikation samt åbningstider."

at punkt G1 i skema 1 herefter omformuleres til følgende ordlyd:

"Borgerrådgiveren skal en gang hvert andet år gennemføre en undersøgelse af kommunens ansattes kendskab til Borgerrådgiveren. Alle adspurgte skal have kendskab til Borgerrådgiveren. Kommunens ansatte skal have respekt for og tillid til Borgerrådgiverens arbejde. Forvaltningernes medarbejdere skal opleve, at Borgerrådgiverens konsulentbistand til forvaltningerne er brugbar og kvalificeret."

 

I tilknytning til indstillingens 4. at præciserede udvalget, at litreringen i skema 2 rettelig er kategori "H-K", idet udvalget samtidig bemærkede,

at punkt G1 i skema 2 udgår og at nummereringen af de efterstående punkter i konsekvens heraf skal rettes.

at udtrykket "deltagere fra" i punkt G2 i skema 2 (rettelig punkt H1) ændres til "deltagelse af".

 

Indstillingen blev herefter godkendt med de af udvalget vedtagne præciseringer og bemærkninger.

De således reviderede skemaer vedrørende mål udsendes til udvalgsmedlemmerne med beslutningsprotokollen.

 

 

RESUME

På mødet den 14. september 2004 godkendte Borgerrådgiverudvalget en mødeplan for 2005 og drøftede kommende sager, herunder tilrettelæggelse af evalueringen i 2006 samt indmelding af budgetforslag for 2006 og konkrete mål i den henseende.

Det blev besluttet, at forelæggelse af et nærmere forslag omkring tilrettelæggelse af evalueringen udskydes til sommeren 2005.

Udvalget havde ikke bemærkninger til forslaget om, at Borgerrådgiveren i januar 2005 – dvs. forinden fremlæggelsen af budgetforslaget i marts 2005 – får udvalgets godkendelse af de mål og resultatkrav, som skal indgå i budgetforslaget for 2006.

Grundlaget for Borgerrådgiverens virke skal udledes af beslutningsgrundlaget i form af de tilkendegivne politiske ønsker og forventninger til funktionen.

Selve missionen ("hvad er formålet med Borgerrådgiveren?") er givet samtidig med beslutningen om Borgerrådgiverens etablering og kan beskrives ved en kort sammenskrivning af hensigtserklæring H15:

 

 

Udvalget for Demokrati- og Serviceudvikling, hvis indstilling til Økonomiudvalget dannede grundlag for Borgerrepræsentationens behandling af sagen, godkendte på sit møde den 17. juni 2002, som foreløbig ramme om det sagsforberedende arbejde, en vision og opstillede mål for, hvad borgerne skulle få ved etableringen af en borgerrådgiverfunktion.

For at sikre, at de gengivne politiske ønsker og forventninger faktisk indfries, bør der fastsættes konkrete, verificerbare mål for Borgerrådgiveren af en sådan karakter, at de kan indgå ved evalueringen i 2006 samt i det kommende budgetforslag, som Borgerrådgiverudvalget afgiver i foråret 2005.

Missionen ligger - som nævnt ovenfor - fast, men der er behov for konkrete visioner, strategier og mål udover de, som fremgår af selve beslutningsgrundlaget.

Borgerrådgiveren foreslår på denne baggrund, at Borgerrådgiverudvalget tiltræder følgende vision ("hvad skal Borgerrådgiveren stræbe mod?"):

 

Borgerrådgiveren foreslår endvidere, at Borgerrådgiverudvalget tiltræder følgende strategi ("hvordan indfrier Borgerrådgiveren visionen?"):

 

Skal strategien have effekt, må den gøres operationel og synlig, hvilket sker ved at opstille konkrete mål og resultatkrav, som kan forfølges og som er målbare ("hvor langt er Borgerrådgiveren nået?").

I vedlagte skema "Mål og resultatkrav for Borgerrådgiveren", se bilag 1, er opstillet forslag til mål og resultatkrav i følgende kategorier: A – Kapacitet, B - Sagsbehandlingstid, C – Synlighed, D - Kendskab og tillid, E - Brugernes tilfredshed med og oplevelse af Borgerrådgiveren og F - Kommunens ansattes respekt for og tillid til Borgerrådgiverens arbejde.

For den konkrete ordlyd af målene og resultatkravene, herunder borgerrådgiverens nærmere overvejelser om målemetode og -frekvens samt relationen til de nævnte strategier, henvises i det hele til skemaet. 

Borgerrådgiveren anbefaler udvalget, at den del af målene, som angår kategori A-D, indgår i det kommende budgetforslag, mens den del af målene, som angår kategori E-F, indgår i udvalgets overvejelser om evalueringen, som pågår i sommeren 2005.

Udover de nævnte mål og resultatkrav foreslås, at Borgerrådgiveren - af hensyn til virksomhedens tilrettelæggelse i øvrigt – opererer med mål i følgende kategorier: G - Intern konsulentbistand, H - Borgerrådgiverudvalgets tilfredshed, I - Borgerrådgiveren som en attraktiv arbejdsplads og J - Henvendelsernes relevans.

Borgerrådgiveren anbefaler udvalget, at disse øvrige mål, jf. skemaet "Øvrige mål for Borgerrådgiveren" i bilag 2, tages til efterretning.

 

Lukkede punkter

 

Meddelelser fra formanden

 

Eventuelt