Procedure for behandling af klager over Borgerrådgiveren

Borgerrådgiverudvalget

 

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde fredag den 28. januar 2005

 

Fraværende med afbud: Karin Storgaard

 

Åbne punkter

Procedure for behandling af klager over Borgerrådgiveren

Procedure for behandling af klager over Borgerrådgiveren

 

BOR   4/2005

INDSTILLING OG BESLUTNING

Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget,

 

at det anbefales Borgerrepræsentationen at godkende den hermed foreslåede procedure for behandling af klager over Borgerrådgiveren som institution eller borgerrådgiveren personligt, hvorefter sådanne klager skal forelægges for Borgerrådgiverudvalget med henblik på, at udvalget drøfter klagen og tager stilling til, hvad der videre skal foretages, jf. sagsfremstillingen.

 

Borgerrådgiverudvalgets beslutning i mødet den 28. januar 2005

Det blev besluttet at anbefale Borgerrepræsentationen, at klager over Borgerrådgiveren som institution eller personligt altid skal forelægges Borgerrepræsentationen med en indstilling fra Borgerrådgiverudvalget vedrørende besvarelsen, medmindre udvalget vurderer, at klagen er åbenbart grundløs.

 

 

RESUME

Borgerrådgiveren har som led i sin løbende status til udvalget mundtligt redegjort for en klage over en juridisk medarbejder hos Borgerrådgiveren.

 

Klagen er oversendt fra Folketingets Ombudsmand og vil blive besvaret direkte af borgerrådgiveren selv i kraft af ledelsesretten, da den vedrører påstået forsømmelse fra en navngiven medarbejder undergivet borgerrådgiverens instruktionsbeføjelse.

 

Den modtagne klage giver imidlertid anledning til fremadrettet og mere principielt at overveje, hvordan klager over Borgerrådgiveren formelt skal behandles.

 

Der må i den forbindelse sondres mellem henholdsvis klager over medarbejdere og klager over Borgerrådgiveren som institution eller borgerrådgiveren som person.

 

Ved klager over Borgerrådgiverens medarbejdere følger det af det ledelsesretten, at sådanne klager i første omgang må behandles af ledelsen af Borgerrådgiveren.  

 

Ved klager over Borgerrådgiveren som institution eller borgerrådgiveren personligt opstår vanskeligere problemstillinger, som hovedsageligt omfatter spørgsmålet om, hvilken myndighed der har kompetence til at behandle klagerne og hvilken procedure der skal følges.

 

Der er ikke i forbindelse med etableringen af Borgerrådgiveren taget stilling hertil.

 

På grund af Borgerrådgiverens særlige organisatoriske uafhængighed, samt opgaven med at bistå Borgerrepræsentationen med dennes tilsyn og kontrolfunktioner i forhold til udvalg, borgmestre og forvaltninger som udtrykt i styrelsesvedtægten, vil klager over Borgerrådgiveren - som institution eller borgerrådgiveren personligt - ikke kunne behandles af Økonomiudvalget eller af de 6 stående udvalg og således heller ikke af de respektive forvaltninger og borgmestre.

 

I mangel af andre bestemmelser eller angivelser må det derfor anses for korrekt, at klager over Borgerrådgiveren – som institution eller borgerrådgiveren personligt – skal behandles af Borgerrepræsentationen, medmindre der træffes anden beslutning herom.

 

Dette indebærer imidlertid i realiteten, at eventuelle klagere skal henvises til at rette henvendelse til Økonomiforvaltningen, som i medfør af ressortfordelingen varetager sekretariatsbetjeningen af Borgerrepræsentationen.

 

Dette giver efter borgerrådgiverens opfattelse anledning til betænkeligheder, jf. det ovenfor anførte om Borgerrådgiverens uafhængige status i kommunen.

 

Sammenfattende er det på denne baggrund borgerrådgiverens opfattelse, at stillingtagen til klager over Borgerrådgiveren som institution eller borgerrådgiveren personligt bedst kan forestås af Borgerrådgiverudvalget.

 

Det foreslås, at sådanne klager over Borgerrådgiveren skal forelægges for udvalget som disse er indkommet og blot med en indstilling om, at udvalget drøfter klagen med henblik på, hvad der videre skal foretages. Såfremt borgerrådgiveren mener, at der foreligger mulighed for, at borgerrådgiveren er inhabil, skal dette oplyses for udvalget inden sagens behandling, så udvalgets drøftelse og beslutning i sagen kan ske uden borgerrådgiverens tilstedeværelse.

 

Udvalget har som udgangspunkt tre muligheder for, hvad der videre skal foretages:

 

Den første mulighed er, at det overlades til borgerrådgiveren selv at besvare klagen og udvalget får kopi af besvarelsen. Denne mulighed foreligger dog ikke, såfremt borgerrådgiveren er inhabil.

 

Den anden mulighed er, at udvalget selv besvarer klagen. Dette forudsætter dog en generel bemyndigelse fra Borgerrepræsentationen til, at udvalget kan foretage sådanne skridt. Vælges denne løsning må borgerrådgiveren ikke overvære behandlingen af sagen, men modtager udvalgets besvarelse af klagen som part i sagen og kan også høres som part i sagen, hvis udvalget skønner det nødvendigt. Det anbefales i de nævnte situationer, at udvalget som vanligt lader sig sekretariatsbetjene af borgerrådgiverens souschef, idet der ikke synes mulighed for såkaldt substitution, dvs. midlertidig indsættelse af en anden sekretær fra en af de øvrige forvaltninger i Københavns Kommune, uden at det vil kompromittere Borgerrådgiverens uafhængighed.

 

Dertil kommer, at souschefen alene medvirker ved sagens behandling ved at udfærdige udkast til udvalgets besvarelse i sagen - eventuelt efter diktat fra udvalget eller formandskabet - samt i øvrigt protokollerer beslutning i sagen og forestår det videre fornødne i relation til sagens ekspedition.

 

Sekretærens medvirken er således af administrativ karakter og underordnet i forhold til udvalgsmedlemmernes beslutning.

 

Den tredje mulighed er, at udvalget forelægger klagen for Borgerrepræsentationen til besvarelse. Dette sker via en indstilling fra udvalget med et udkast til besvarelse udarbejdet af enten formandskabet eller af udvalgets sekretær.

 

Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget, at det anbefales Borgerrepræsentationen, at godkende den hermed foreslåede procedure for behandling af klager over Borgerrådgiveren som institution eller borgerrådgiveren personligt, hvorefter sådanne klager skal forelægges for Borgerrådgiverudvalget med henblik på, at udvalget drøfter klagen og tager stilling til, hvad der videre skal foretages.

 

Lukkede punkter

 

Meddelelser fra formanden

 

Eventuelt