Procedure for behandling af klager over Borgerrådgiveren
Procedure for behandling af klager over Borgerrådgiveren
Borgerrådgiverudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde fredag den 28. januar 2005
Åbne punkter
3. Procedure for behandling af klager over Borgerrådgiveren
BOR 4/2005INDSTILLING
at det anbefales Borgerrepræsentationen at godkende den hermed foreslåede
procedure for behandling af klager over
RESUME
Klagen er oversendt
fra Folketingets Ombudsmand og vil blive besvaret direkte af borgerrådgiveren
selv i kraft af ledelsesretten, da den vedrører påstået forsømmelse fra en
navngiven medarbejder undergivet borgerrådgiverens instruktionsbeføjelse.
Den modtagne klage
giver imidlertid anledning til fremadrettet og mere principielt at overveje,
hvordan klager over
Der må i den
forbindelse sondres mellem henholdsvis klager over medarbejdere og klager over
Ved klager over
Ved klager over
Der er ikke i forbindelse
med etableringen af
På grund af
I mangel af andre
bestemmelser eller angivelser må det derfor anses for korrekt, at klager over
Dette indebærer
imidlertid i realiteten, at eventuelle klagere skal henvises til at rette
henvendelse til Økonomiforvaltningen, som i medfør af ressortfordelingen
varetager sekretariatsbetjeningen af Borgerrepræsentationen.
Dette giver efter
borgerrådgiverens opfattelse anledning til betænkeligheder, jf. det ovenfor
anførte om
Sammenfattende er
det på denne baggrund borgerrådgiverens opfattelse, at stillingtagen til klager
over
Det foreslås, at sådanne
klager over
Udvalget har som
udgangspunkt tre muligheder for, hvad der videre skal foretages:
Den første
mulighed er, at det overlades til borgerrådgiveren selv at besvare klagen
og udvalget får kopi af besvarelsen. Denne mulighed foreligger dog ikke,
såfremt borgerrådgiveren er inhabil.
Den anden mulighed er, at udvalget selv
besvarer klagen. Dette forudsætter dog en generel bemyndigelse fra Borgerrepræsentationen
til, at udvalget kan f
oretage sådanne skridt. Vælges denne løsning må borgerrådgiveren
ikke overvære behandlingen af sagen, men modtager udvalgets besvarelse af klagen
som part i sagen og kan også høres som part i sagen, hvis udvalget skønner det
nødvendigt. Det anbefales i de nævnte situationer, at udvalget som vanligt lader
sig sekretariatsbetjene af borgerrådgiverens souschef, idet der ikke synes
mulighed for såkaldt substitution, dvs. midlertidig indsættelse af en anden
sekretær fra en af de øvrige forvaltninger i Københavns Kommune, uden at det
vil kompromittere
Dertil kommer, at souschefen alene medvirker
ved sagens behandling ved at udfærdige udkast til udvalgets besvarelse i sagen
- eventuelt efter diktat fra udvalget eller formandskabet - samt i øvrigt
protokollerer beslutning i sagen og forestår det videre fornødne i relation til
sagens ekspedition.
Sekretærens medvirken er således af
administrativ karakter og underordnet i forhold til udvalgsmedlemmernes
beslutning.
Den tredje
mulighed er, at udvalget forelægger klagen for Borgerrepræsentationen til
besvarelse. Dette sker via en indstilling fra udvalget med et udkast til
besvarelse udarbejdet af enten formandskabet eller af udvalgets sekretær.
SAGSBESKRIVELSE
Baggrund
Klagen er oversendt
fra Folketingets Ombudsmand og vil blive besvaret direkte af borgerrådgiveren
selv i kraft af ledelsesretten, da den vedrører påstået forsømmelse fra en
navngiven medarbejder undergivet borgerrådgiverens instruktionsbeføjelse.
Den modtagne klage
giver imidlertid anledning til fremadrettet og mere principielt at overveje,
hvordan klager over
Der må i den forbindelse
sondres mellem henholdsvis klager over medarbejdere og klager over
Klager over
Ved klager over
For så vidt angår
klager over
Der synes ikke at
være umiddelbare habilitetsspørgsmål forbundet med behandlingen af sådanne
spørgsmål. Dog skal det naturligvis sikres, at den pågældende medarbejder ikke
medvirker ved behandlingen af sådanne klager ud over eventuelt at bidrage med
en udtalelse, partshøringssvar eller lignende.
Behandlingen bør i
øvrigt forestås af borgerrådgiveren personligt for ikke at sætte kollegaer i en
unødig vanskelig situation.
Klager over
De fleste fornyede
henvendelser fra borgere, som ikke er tilfredse med
Ved egentlige klager
over
Problemstillingerne
omfatter hovedsageligt spørgsmålet om, hvilken myndighed der har kompetence til
at behandle en sådan klage samt spørgsmålet om efter hvilken procedure dette
skal ske.
Der er ikke i
forbindelse med etableringen af
I Borgerrepræsentationens
beslutning om etableringen af 15. januar 2004 er angivet, at
Borgerrepræsentationen ansætter og afskediger borgerrådgiveren samt fastsætter
de nærmere regler for dennes virksomhed.
I det nye kapitel 11
i styrelsesvedtægten, der blev ændret som konsekvens af etableringen af
"§ 26. Der etableres en borgerrådgiverfunktion, som administreres direkte
under Borgerrepræsentationen.
Stk. 2.
Borgerrådgiverfunktionen skal bistå Borgerrepræsentationen med dennes tilsyn og
kontrolfunktioner i forhold til udvalg, borgmestre og forvaltninger samt
varetage nærmere af Borgerrepræsentationen fastsatte opgaver om borgerrådgivning
og borgervejledning.
Stk. 3. Borgerrepræsentationen
ansætter og afskediger borgerrådgiveren samt fastsætter nærmere regler for
dennes virksomhed."
Borgerrådgiverudvalget
varetager det løbende tilsyn med
Reglen om behandling af klager over kommunalt
ansatte
Af Hans B. Thomsen m.fl.: "Lov om kommunernes styrelse med kommentarer",
3. udgave, 2004, fremgår i kommentaren til § 31, stk. 3 side 188, blandt andet følgende om klager over
personalet:
"Klager over kommunens personale bør i første
omgang rettes til borgmesteren. Selv om der ikke er noget til hinder for, at
kommunalbestyrelsen behandler spørgsmål vedrørende den enkelte ansattes
varetagelse af sit hverv, vil det være naturligt, at borgmesteren som den
umiddelbart ansvarlige får lejlighed til først at tage stilling til klagen.
Kommunalbestyrelsen vil kunne drøfte og eventuelt ændre borgmesterens afgørelse
af klagen.
Ved modtagelse af klager over ansattes
optræden eller formelle forhold vedrørende sagsbehandlingen har borgmesteren
pligt til at sørge for, at der sker den fornødne undersøgelse af forholdene.
Undersøgelsen kan overlades til en relevant chef."
Organisatoriske og habilitetsmæssige
problemstillinger
På grund af
I mangel af andre
bestemmelser eller angivelser må det derfor anses for korrekt at klager over
Dette indebærer
imidlertid i realiteten, at eventuelle klagere skal henvises til at rette henvendelse
til Økonomiforvaltningen, som i medfør af ressortfordelingen varetager
sekretariatsbetjeningen af Borgerrepræsentationen.
I praksis medfører
det, at indstillinger til Borgerrepræsentationen om besvarelse af sådanne
klager skal udfærdiges af Økonomiforvaltningen.
Dette giver efter
borgerrådgiverens opfattelse anledning til betænkeligheder.
For det første fordi
For det andet kan Økonomiforvaltningens
habilitet i den henseende af samme grund bringes i tvivl, hvilket ikke er fuldt
ud retssikkerhedsmæssigt betryggende, hverken for klageren eller for
borgerrådgiveren, som der klages over. Dertil kommer, at Økonomiforvaltningen
sættes i en prekær situation.
Sammenfattende er
det på baggrund af ovennævnte betragtninger borgerrådgiverens opfattelse, at
stillingtagen til klager over
Procedure ved forelæggelse af klager for
udvalget
Det foreslås, at
klager over
Såfremt borgerrådgiveren
mener, at der foreligger mulighed for, at borgerrådgiveren er inhabil, skal
dette oplyses for udvalget inden sagens behandling, så udvalgets drøftelse og
beslutning i sagen kan ske uden borgerrådgiverens tilstedeværelse.
Udvalgets muligheder
Udvalget har som
udgangspunkt tre muligheder for, hvad der videre skal foretages:
1.
Det
overlades til borgerrådgiveren selv at besvare klagen og udvalget får kopi af
besvarelsen.
Denne mulighed foreligger ikke såfremt borgerrådgiveren er inhabil. Det
betyder, at såfremt borgerrådgiveren anser sig for utvivlsomt inhabil, må udvalget
vælge en af nedenstående sagsgange (2 eller 3).
2.
Udvalget
besvarer selv klagen.
Udvalget kan vælge selv at besvare klagen, hvilket dog forudsætter en
generel bemyndigelse fra Borgerrepræsentationen til, at udvalget kan foretage
sådanne skridt.
Dette beror på, at en sådan adgang til at besvare klager over
Vælges denne løsning må borgerrådgiveren ikke overvære behandlingen af
sagen, men modtager udvalgets besvarelse af klagen som part i sagen.
Spørgsmålet om sekretariatsbetjeningen af udvalget rejser i sådanne
tilfælde nogle særlige problemstillinger.
Af kommissoriet fremgår, at udvalgets møder forberedes af borgerrådgiveren
i samråd med formanden. Det fremgår videre, at borgerrådgiveren udarbejder
indstillinger til udvalget og sørger for fornøden sekretariatsbistand.
I kraft af sit ansættelsesforhold under borgerrådgiveren vil souschefen
imidlertid som udgangspunkt også være inhabil såfremt borgerrådgiveren er det.
Der foreligger såkaldt myndighedsinhabilitet, idet ingen af borgerrådgiverens
medarbejdere normalt vil kunne behandle sagen.
Udvalget kan i stedet vælge at lade formandskabet udarbejde udkast til
besvarelse med henblik på, at udvalget træffer afgørelse i sagen uden at
involvere borgerrådgiveren eller dennes medarbejdere.
Dette er imidlertid ikke sædvanlig praksis og modellen er kun brugt
rent undtagelsesvist i Københavns Kommune, f.eks. i relation til
borgerrådgiverens ansættelse og afskedigelse, hvor det i medfør af kommissoriet
er udvalgets formand, der i samråd med næstformanden udarbejder indstilling til
udvalget.
Det anbefales, at udvalget lader sig sekretariatsbetjene af borgerrådgiverens
souschef i kraft af nedenstående fortolkning af forvaltningslovens habilitetsbestemmelser
(§§ 3-4).
Udgangspunktet er, at udvalgssekretæren er inhabil, jf. ovenfor. Der
vil derfor skulle ske substitution, dvs. at en anden udpeges til i den konkrete
sag at fungere som udvalgssekretær.
Hvis det
imidlertid er umuligt eller forbundet med væsentlige vanskeligheder eller
betænkelighed at lade en anden træde i den pågældendes sted under sagens behandling,
giver forvaltningslovens § 4, stk. 1, imidlertid mulighed for at undlade
substitution. Bestemmelsen er tiltænkt et relativt snævert anvendelsesområde,
først og fremmest i tilfælde hvor det – på grund af korte tidsfrister eller
nødretslignende situationer – er nødvendigt at træffe afgørelse hurtigt, uden
at det er muligt at nå at foretage substitution, samt i tilfælde hvor den
fornødne sagkundskab ikke vil kunne opnås ved substitution.
Der ses ikke at
foreligge umiddelbare muligheder for substitution af medarbejdere i Københavns
Kommune, som ikke vil kompromittere
Undtagelsesbestemmelsen
vil derfor efter borgerrådgiverens opfattelse kunne anvendes i et tilfælde som
det nævnte ud fra betragtningen om, at det er forbundet med væsentlige
betænkeligheder at foretage substitution henset til
Dert
il kommer, at
souschefen alene vil medvirke ved sagens behandling ved at udfærdige udkast til
udvalgets besvarelse i sagen - eventuelt efter direkte diktat fra udvalget
eller formandskabet - samt i øvrigt protokollere beslutning i sagen og forestå
det videre fornødne i relation til sagens videre ekspedition.
Sekretærens
medvirken er således – også i denne henseende – af administrativ karakter og underordnet
i forhold til udvalgsmedlemmernes beslutning, jf. hertil princippet i
forvaltningslovens § 3, stk. 2, hvorefter inhabilitet ikke foreligger, hvis der
som følge af interessens karakter eller
styrke, sagens karakter eller den pågældendes
funktioner i forbindelse med
sagsbehandlingen ikke kan antages at være fare for, at afgørelsen i sagen vil
kunne blive påvirket af uvedkommende hensyn.
3.
Udvalget
forelægger klagen for Borgerrepræsentationen til besvarelse.
Udvalget kan vælge at forelægge klagen for Borgerrepræsentationen til
besvarelse. Dette sker med en indstilling fra udvalget. Udkast til
indstillingen udarbejdes enten af formandskabet eller af udvalgets sekretær i
overensstemmelse med de overvejelser, der fremgår ovenfor under pkt. 2.
ØKONOMISKE KONSEKVENSER
-
HØRING
-
MILJØMÆSSIGE KONSEKVENSER
-
ANDRE KONSEKVENSER
-
BILAG
-
/