Egen drift-plan for 2015
Indstilling og beslutning
1. at udvalget drøfter den foreslåede plan for Borgerrådgiverens egen drift-undersøgelser, herunder kommer med eventuelle forslag og ønsker med henblik på Borgerrådgiverens endelige fastlæggelse
2. at udvalget tager til efterretning, at egen drift-undersøgelser fra tidligere årsplaner, der ikke er gennemført, aflyses ind til videre
Problemstilling
Borgerrådgiveren skal i samråd med Borgerrådgiverudvalget fastlægge en plan for inspektioner og generelle undersøgelser i 2015. Kompetencen følger af vedtægt for Borgerrådgiveren §§ 12-13:
”§ 12. Borgerrådgiveren kan af egen drift optage en konkret sag til undersøgelse, når der må formodes at foreligge et principielt aspekt, eller såfremt der efter de foreliggende oplysninger må antages at være tale om grove eller væsentlige fejl.
Stk. 2. Borgerrådgiveren kan af egen drift gennemføre generelle undersøgelser af udvalgte forvaltningsområder efter samråd med Borgerrådgiverudvalget.§ 13. Borgerrådgiveren kan foretage inspektioner af institutioner, virksomheder samt tjenestesteder, der hører under Borger-repræsentationens virksomhed.”
Borgerrådgiveren gennemfører hvert år inspektioner og skriftlige undersøgelser af udvalgte temaer og problemstillinger. I forhold til udvælgelsen af temaer forsøges fokus lagt på sagsbehandlingsområder med reel betydning for borgerne samt mulige udfordringer og forbedringspotentiale.
Borgerrådgiveren har løbende forsøgt at udvikle sin tilsynsfunktion og finde fremgangsmåder, der hurtigere og mere målrettet kan skabe forbedringer i den oplevede borgerservice, herunder i sagsbehandlingen, der knytter sig hertil. I overensstemmelse med denne generelle udvikling forsøges egen drift-planen tilrettelagt med dette som omdrejningspunkt.
Målet er at skabe hurtige og fremadrettede resultater. Mens skriftlig afrapportering typisk sker efter, at relevante hændelsesforløb er overståede, kan dialog med forvaltningerne i højere grad identificere og løse væsentlige problemstillinger, inden borgerne oplever dem i større omfang. Dialogen understøttes af en mere formel procedure som alternativ, hvis dialog med forvaltningerne ikke kan løse tingene.
På baggrund af udvalgets ønske har Borgerrådgiveren anmodet forvaltningerne om forslag til, hvad der er hensigtsmæssigt at undersøge og inspicere. Det har betydet, at planen er blevet forsinket.
Der er indkommet i omegnen af 24 forslag (afhængig af hvordan dette konkret gøres op), og mange af forslagene vidner om stor indsigt i de udfordringer, som borgerne oplever i mødet med kommunen. Tilbagemeldingerne (som er vedlagt som bilag) tyder også på, at forvaltningerne gennem processen med selv at erkende og melde tilbage om, ”hvor skoen trykker” allerede har taget et skridt i retning af at løse i hvert fald nogle af udfordringerne.
Det må dog understreges, at tilbagemeldingerne alene betragtes som forslag og ønsker. Borgerrådgiveren har således justeret og konkretiseret indmeldinger fra forvaltningen. Der vil også være undersøgelser, der alene er baseret på Borgerrådgiverens egen opsamling af mulige problemfelter via den daglige drift.
I forbindelse med Borgerrådgiverudvalgets drøftelse af egen drift-planen for 2014 blev det diskurteret, hvorvidt egen drift-planen for 2014 skulle reduceres eller helt udskydes af hensyn til Borgerrådgiverens opgavemængde og den forestående omstilling til Målrettet Indsats, som ville koste nogle ressourcer i en periode. Konklusionen blev, at planen skulle iværksættes.
I forbindelse med udarbejdelse af udkast til egen drift-planen for 2015 har borgerrådgiveren gjort status over egen drift-planerne for 2012, 2013 og 2014. Følgende undersøgelser og inspektioner fra disse planer er af ressource- og prioriteringsmæssige årsager endnu ikke iværksat:
2013/1 - Inspektion af kommunalt offentligt tilgængeligt kulturtilbud (KFF) (stikprøvekontrol)
2013/4 - Inspektion af plejeboliger (SUF) (stikprøvekontrol)
2013/10 - Skriftlig: Forvaltningens procedurer for inddragelse og differentieret behandling af ressourcesvage borgere i forbindelse med digitaliseringsstrategier (BIF/SOF/ØKF (nu KFF)) (problemstillingerne håndteres allerede nu løbende i forbindelse med almindelig klagesagsbehandling og som konkrete egen drift-sager)
2014/3 - Inspektion af plejeboliger (SUF) (stikprøvekontrol)
2014/4 - Inspektion af plejeboliger (SUF) (stikprøvekontrol)
2014/5 - Inspektion af kultur og fritidstilbud (KFF) (stikprøvekontrol)
Henset til, at egen drift-planen for 2015 er udarbejdet i samarbejde med forvaltningerne efter principperne i Målrettet Indsats, og at de ikke iværksatte undersøgelser og inspektioner fra tidligere planer ikke er det samt til, at undersøgelsernes og inspektionernes aktualitet ikke længere er den samme, foreslår Borgerrådgiveren, at disse ikke iværksatte undersøgelser og inspektioner udgår.
Løsning
Det er i øvrigt ikke kun i planens tilrettelæggelse, det er forsøgt at videreføre den dialogbaserede tilgang. Som det fremgår ovenfor, er det tanken, at Borgerrådgiveren i selve inspektionerne og undersøgelserne også skal gøre øget brug af denne tilgang, som i øvrigt oprindeligt tog udgangspunkt i politiske ønsker om øget forebyggelse gennem konsultativ bistand.
Tilbuddet til forvaltningerne om konsultativ bistand som opfølgning på eventuelle konstaterede fejl og uhensigtsmæssigheder ligger i naturlig forlængelse af denne udvikling. Det er derfor positivt, at forvaltningerne i deres tilbagemeldinger tager så godt imod dette, og endog direkte efterspørger det på én række områder. Det tyder også på, at viljen til at løfte den oplevede borgerservice er til stede, og at egnede redskaber efterspørges.
Undersøgelser og inspektioner af egen drift vil givetvis være mere ressourcekrævende for Borgerrådgiveren med den skitserede fremgangsmåde. Omvendt er det forventningen, at et øget ressourceforbrug modsvares af øget effekt og af forbedringer i borgernes møde med kommunen. Borgerrådgiveren vurderer derfor, at det er værd at bruge ekstra ressourcer på at opnå en større effekt. Dertil kommer, at en mere direkte afrapportering vil indebære mindre ressourceforbrug i de berørte dele af forvaltningen.
I planen er der anførte bemærkninger til de enkelte undersøgelser og inspektioner.
Det foreslås samtidig, at de nævnte egen drift-undersøgelser fra tidligere årsplaner, der ikke er gennemført, aflyses ind til videre.
Økonomi
Videre proces
De foreslåede egen drift-undersøgelser og inspektioner forventes iværksat i løbet af 2015.
Beslutning
Jakob Næsager (C) afgav følgende protokolbemærkning: "Det er væsentligt, at undersøgelserne tilrettelægges, så der opnås den størst mulige effekt for flest mulige københavnere."
Et enigt udvalg tilsluttede sig protokolbemærkningen.