Indhentelse af tilbud på evaluering i 2006

Borgerrådgiverudvalget

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde torsdag den 26. maj 2005

Fraværende med afbud: Pia Allerslev og Karin Storgaard

Åbne punkter

Indhentelse af tilbud på evaluering i 2006

BOR 22/2005

INDSTILLING OG BESLUTNING

Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget

at pålægge Borgerrådgiveren ved brev og på de i nærværende indstilling beskrevne forudsætninger at indbyde 3 evaluatorer til et møde med henblik på, at de hver især kan afgive tilbud på evaluering, jf. de i sagsfremstillingen nærmere opregnede krav

Borgerrådgiverudvalgets beslutning i mødet den 26. maj 2005

Godkendt med bemærkning om, at det pålægges Borgerrådgiveren via annoncering at gennemføre en "prækvalifikation" med henblik på at finde frem til 3 evaluatorer, som anmodes om at afgive tilbud, idet fristen for afgivelse af tilbud udskydes til medio september 2005.

RESUME

Ved beslutning om etablering af Borgerrådgiveren vedtog Borgerrepræsentationen "at der i 2006 gennemføres en evaluering i form af en undersøgelse af borgernes syn på den nye borgerrådgiverfunktion" (BR 586/03).

Videre blev det besluttet, at Borgerrådgiverudvalget i sit kommissorium skulle have til opgave at tilrettelægge og følge op på evalueringen i 2006.

Til grund for Borgerrepræsentationens beslutning om etableri ng af Borgerrådgiveren lå en nærmere vision, som oprindeligt formuleret af Udvalget for Demokrati- og Serviceudvikling

Borgerrådgiverudvalget har efterfølgende godkendt en række mål, som skulle indgå i udvalgets videre overvejelser om tilrettelæggelse af evalueringen i 2006.

Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget at pålægge Borgerrådgiveren ved brev at indbyde 3 anerkendte eksterne evaluatorer, som har erfaring og positive referencer i den henseende, til et møde, eventuelt bistået af udvalgsformanden, med henblik på, at de indbudte evaluatorer hver især kan afgive tilbud på opgaven på baggrund af følgende nærmere krav:

- tilbuddet skal være til fast pris indenfor budgetrammen på 0,5 mio. kr. ekskl. moms og med en detaljeret tidsplan for evalueringen, herunder aflæggelse af en "midtvejsstatus" til Borgerrådgiverudvalget om evalueringens fremdrift.

- tilbuddet skal baseres på de i nærværende indstilling opregnede kriterier for evalueringen, dvs. Borgerrepræsentationens beslutning om etablering af Borgerrådgiveren (BR 586/03) og visionen udmeldt i den forbindelse, tillige med Borgerrådgiverudvalgets mål med tilhørende afgrænsning af respondenter, samt Borgerrådgiverens egen dokumentation, pressedækningen mv.

- tilbuddet skal indeholde en nøje beskrivelse af, hvordan der foreslås målt på:

o opfyldelsen af de konkrete overordnede mål, som er blevet fastlagt af Borgerrådgiverudvalget, herunder angivelse af hvilke målemetoder og datagrundlag, der forudsættes anvendt, tillige med forslag til, hvordan målene kan nedbrydes til spørgsmål til respondenterne (eksempler på udformning af spørgeskemaer, interviewguides mv.)

o opfyldelsen af visionen for Borgerrådgiveren, som lå til grund for Borgerrepræsentationens beslutning om Borgerrådgiverens etablering

- slutproduktet skal være en evalueringsrapport, hvor selve undersøgelsen af "borgernes syn" på Borgerrådgiveren tillægges hovedvægten set i forhold til de øvrige evalueringskriterier, jf. herved ordlyden af BR 586/03.

- evalueringsrapporten skal i sin form kunne lægges til grund for Borgerrådgiverudvalgets efterfølgende opfølgning på evalueringen, herunder indstilling til Borgerrepræsentationen om det eventuelle behov for justering af Borgerrådgiverens virksomhed for så vidt angår f.eks. organisatorisk indplacering, opgaver, dimensionering, kommunikation mv.

- evalueringsrapporten skal afgives inden udgangen af oktober måned 2006, så den politiske behandling kan afsluttes inden udgangen af 2006.

- &nb sp; Borgerrådgiverudvalget forbeholder sig ret til at forkaste samtlige indkomne tilbud med henblik på at iværksætte en ny tilbudsrunde, såfremt tilbuddene ikke efter udvalgets opfattelse på tilfredsstillende vis opfylder de nævnte konditioner.

Efter tidsplanen skal tilbudsgiverne på mødet den 30. september 2005 præsentere deres tilbud, hvorefter udvalget træffer beslutning om det videre forløb.

Der er ikke afsat særskilt bevilling til evalueringen, hvorfor udgiften til evalueringen i 2006 forudsættes afholdt indenfor rammerne af Borgerrådgiverens driftsbudget.

Lukkede punkter

Meddelelser fra formanden

Eventuelt

Til top