Udarbejdelse af ny plan for synliggørelse samt igangsætning af aktiviteter

Borgerrådgiverudvalget

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde fredag den 26. januar 2007

Fraværende med afbud: Formand Mona Heiberg.

Næstformand Pia Allerslev varetog mødeledelsen i formandens fravær, jf. forretningsordenens § 4, stk. 5.

Signe Goldmann mødte kl. 13.05 under behandlingen af dagsordenens punkt 2.

Åbne punkter

Udarbejdelse af ny plan for synliggørelse samt igangsætning af aktiviteter

BOR 6/2007

INDSTILLING OG BESLUTNING

UNDEROVERSKRIFT

Borgerrepræsentationen har i forbindelse med behandlingen af sagen "Evaluering af Borgerrådgiveren" godkendt, at Borgerrådgiveren i samråd med Borgerrådgiverudvalget iværksætter en række aktiviteter i 2007 og fremefter indenfor rammerne af overførslen fra 2006. Der er desuden behov for en ny synliggørelsesplan.

BESLUTNING

Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget,

at godkende, at der indenfor en ramme på 0,05 mio. kr.:

Udarbejdes en ny plan for synliggørelse af Borgerrådgiveren, herunder kommunikationsstrategi for 2008 og fremefter

at godkende, at der indenfor en ramme på 0,25 mio. kr. iværksættes følgende aktiviteter i 2007:

- Folder om institutionens opgaver mv. revideres, designes og trykkes i passende oplag samt distribueres til kommunens enheder og udvalgte foreninger, organisationer mv.

- Den nye folder oversættes til de 5 mest udbredte fremmedsprog i kommunen og trykkes i passende oplag på disse sprog samt distribueres til kommunens enheder og udvalgte foreninger, organisationer mv.

- Design og tryk af plakater om institutionens opgaver mv. til opsætning på plakatsøjler i uge 33.

- Design og tryk af pjece om "Behandlingen af din sag" til institutionens brugere.

- Design og tryk af indstik om institutionen, som kan kuverteres med lønsedler til kommunens ansatte.

PROBLEMSTILLING

Borgerrepræsentationen har som led i behandling af sagen "Evaluering af Borgerrådgiveren" (BR 720/06), jf. bilag 1, udskudt spørgsmålet om eventuel tilførsel af yderligere ressourcer til Borgerrådgiveren til den samlede prioritering af kommunens økonomi for 2008 ved budgetforhandlingerne. Borgerrepræsentationen har samtidig godkendt, at Borgerrådgiveren i samråd med Borgerrådgiverudvalget iværksætter en række aktiviteter i 2007 og fremefter indenfor rammerne af overførslen fra 2006, som udgør i alt 1,024 mio. kr.

LØSNING

Ved etablering af Borgerrådgiveren i 2004 var det forudsat, at der løbende skulle arbejdes med målrettet at kommunikere borgerrådgiverfunktionen til borgerne, jf. BR 586/03.

På møde den 28. januar 2005 vedtog Borgerrådgiverudvalget blandt andet et mål om, at Borgerrådgiveren årligt skal udarbejde/revidere en plan for synliggørelse af institutionen og dens opgaver internt og eksternt.

Borgerrådgiverens synliggørelsesplan for 2005/2006 blev drøftet på Borgerrådgiverudvalgets møde den 1. marts 2006, hvor det blev godkendt, at planen kunne tages op til fornyet overvejelse, når evalueringen forelå (BOR 12/2006). Det blev forudsat, at planen i øvrigt skulle ses i sammenhæng med de aktiviteter som måtte blive besluttet iværksat som led i opfølgningen på evalueringen.

Evalueringen af Borgerrådgiveren viser, at kendskabet til institutionen er for lavt (14 % mod et mål på 33 %) samt at der i øvrigt er behov for at gøre en ekstra indsats i forhold til borgere fra fremmede kulturer. En ny plan for synliggørelse, herunder en nærmere kommunikationsstrategi, bør tage udgangspunkt i de anbefalinger som Institut for Konjunktur-Analyse har givet i forbindelse med evalueringen og som er opsummeret i den oprindelige indstilling om evalueringen (se bilag 1).

Endvidere bør den nye opgave med egen drift (BR656/06) samt den forventede nye opgave med styrkelse af diskriminationstilsynet ved Borgerrådgiveren tænkes ind i en ny synliggørelsesplan med tilhørende kommunikationsstrategi (vedrørende styrkelse af diskriminationstilsynet henvises til særskilt høringssag fra Beskæftigelses- og Integrationsudvalget som også behandles på udvalgsmødet den 26. januar 2007).

Med en ny synliggørelsesplan, herunder en nærmere kommunikationsstrategi - som forventes at kunne udarbejdes i samarbejde med et eksternt bureau indenfor en ramme på 0,05 mio. kr. - kan disse elementer ses i sammenhæng med henblik på en rationel anvendelse af de midler, som er afsat til de forskellige formål.

Borgerrådgiverudvalget foreslås inddraget ved, at et udkast til ny synliggørelsesplan, herunder en nærmere kommunikationsstrategi, forelægges til udvalgets drøftelse i efteråret 2007. Dette med henblik på at udvalgets eventuelle bemærkninger kan indarbejdes inden den forelægges til udvalgets endelige godkendelse i vinteren 2007. Det forventes, at synliggørelsesplanen kan træde i kraft med virkning fra 2008 og fremefter, men den skal dog eventuelt revideres årligt, jf. det oprindeligt fastsatte mål i det omfang dette fastholdes.

Sideløbende med igangsætning af dette arbejde er der dog behov for allerede nu at iværksætte en række aktiviteter i foråret og sommeren 2007 med henblik på at konsolidere og udbygge kendskabet til Borgerrådgiveren som en umiddelbar opfølgning på evalueringen. Dette bør ikke afvente udarbejdelsen af den ny synliggørelsesplan, da der for hovedpartens vedkommende blot er tale om opdatering og vedligeholdelse af Borgerrådgiverens hidtidige kommunikationsindsats. Indsatsen skal dog være afstemt i forhold til de eksisterende ressourcer, da der ikke er tilført nye ressourcer i anledning af evalueringen.

Borgerrådgiveren foreslår med henvisning til det oprindelige katalog over mulige aktiviteter som opfølgning på evalueringen (se bilag 1), at der indenfor en ramme på 0,25 mio. kr. af den samlede overførsel fra 2006 iværksættes følgende aktiviteter for at konsolidere og - i mindre omfang - udbygge kendskabsgraden:

- Folder om institutionens opgaver mv. revideres, designes og trykkes i passende oplag samt distribueres til kommunens enheder og udvalgte foreninger, organisationer mv. (ca. 0,05 mio. kr.)

- Design og tryk af plakater om institutionens opgaver mv. til opsætning på plakatsøjler i uge 33 (ca. 0,05 mio. kr.)

- Design og tryk af pjece om "Behandlingen af din sag" til institutionens brugere (ca. 0,015 mio. kr.)

- Design og tryk af indstik om institutionen, som kan kuverteres med lønsedler til kommunens ansatte (ca. 0,035 mio. kr.)

Borgerrådgiverudvalget foreslås inddraget i de enkelte aktiviteter ved at de nævnte foldere, plakater, pjecer og indstik forelægges til godkendelse inden tryk og publicering/distribution.

Borgerrådgiveren vil desuden - alt efter ressourcer og ud fra en løbende behovsvurdering - udfolde en række af de øvrige aktiviteter, som er nævnt i det oprindelige katalog, herunder opsøgende presseindsats, præsentationsrunder i kommunens enheder, øget samarbejde med foreninger og organisationer etc.

ØKONOMI

Hvis udvalget godkender nærværende indstilling anvendes 0,3 mio. kr. af den oprindelige overførsel på 1,024 mio. kr. fra 2006, som p.t. henstår reserveret til formålet på Borgerrådgiverens bevilling for 2007, til udarbejdelse af en ny synliggørelsesplan og de nævnte aktiviteter i år, mens resten af beløbet, dvs. 0,724 mio. kr., ved årets slutning søges videreoverført til 2008.

VIDERE PROCES

Hvis Borgerrådgiverudvalget kan godkende, at der udarbejdes en ny synliggørelsesplan samt i øvrigt iværksættes de nævnte aktiviteter, vil Borgerrådgiveren indgå en samlet aftale herom med et eksternt bureau med henblik på udførelse i 2007. Udvalget inddrages som nævnt via godkendelse af plan, tryksager mv.

BILAG

Politisk behandling:

1. Indstillingen "Evaluering af Borgerrådgiveren" (BR 720/06) med tilhørende protokollat.

Johan Busse

/Thomas Lund Tækker

Borgerrådgiverudvalgets beslutning i mødet den 26. januar 2007

Godkendt.

Lukkede punkter

Meddelelser fra formanden

Eventuelt

Til top