Udarbejdelse af ny plan for synliggørelse samt igangsætning af aktiviteter
Udarbejdelse af ny plan for synliggørelse samt igangsætning af aktiviteter
Borgerrådgiverudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde fredag den 26. januar 2007
Åbne punkter
4. Udarbejdelse af ny plan for synliggørelse samt igangsætning af aktiviteter
BOR 6/2007
UNDEROVERSKRIFT
Borgerrepræsentationen
har i forbindelse med behandlingen af sagen "Evaluering af Borgerrådgiveren"
godkendt, at Borgerrådgiveren i samråd med Borgerrådgiverudvalget iværksætter
en række aktiviteter i 2007 og fremefter indenfor rammerne af overførslen fra
2006. Der er desuden behov for en ny synliggørelsesplan.
BESLUTNING
Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget,
Udarbejdes
en ny plan for synliggørelse af Borgerrådgiveren, herunder
kommunikationsstrategi for 2008 og fremefter
-
Folder om
institutionens opgaver mv. revideres, designes og trykkes i passende oplag
samt distribueres til kommunens enheder og udvalgte foreninger,
organisationer mv. -
Den nye folder
oversættes til de 5 mest udbredte fremmedsprog i kommunen og trykkes i
passende oplag på disse sprog samt distribueres til kommunens enheder og
udvalgte foreninger, organisationer mv. -
Design og tryk
af plakater om institutionens opgaver mv. til opsætning på plakatsøjler i uge
33. -
Design og tryk
af pjece om "Behandlingen af din sag" til institutionens brugere. -
Design og tryk
af indstik om institutionen, som kan kuverteres med lønsedler til kommunens
ansatte. |
PROBLEMSTILLING
Borgerrepræsentationen
har som led i behandling af sagen "Evaluering af Borgerrådgiveren" (BR 720/06),
jf. bilag 1, udskudt spørgsmålet om eventuel tilførsel af yderligere ressourcer
til Borgerrådgiveren til den samlede prioritering af kommunens økonomi for 2008
ved budgetforhandlingerne. Borgerrepræsentationen har samtidig godkendt, at
Borgerrådgiveren i samråd med Borgerrådgiverudvalget iværksætter en række
aktiviteter i 2007 og fremefter indenfor rammerne af overførslen fra 2006, som
udgør i alt 1,024 mio. kr.
LØSNING
Ved
etablering af Borgerrådgiveren i 2004 var det forudsat, at der løbende skulle arbejdes
med målrettet at kommunikere borgerrådgiverfunktionen til borgerne, jf. BR
586/03.
På
møde den 28. januar 2005 vedtog Borgerrådgiverudvalget blandt andet et mål om, at
Borgerrådgiveren årligt skal udarbejde/revidere en plan for synliggørelse af
institutionen og dens opgaver internt og eksternt.
Borgerrådgiverens
synliggørelsesplan for 2005/2006 blev drøftet på Borgerrådgiverudvalgets møde
den 1. marts 2006, hvor det blev godkendt, at planen kunne tages op til fornyet
overvejelse, når evalueringen forelå (BOR 12/2006). Det blev forudsat, at
planen i øvrigt skulle ses i sammenhæng med de aktiviteter som måtte blive
besluttet iværksat som led i opfølgningen på evalueringen.
Evalueringen
af Borgerrådgiveren viser, at kendskabet til institutionen er for lavt (14 %
mod et mål på 33 %) samt at der i øvrigt er behov for at gøre en ekstra indsats
i forhold til borgere fra fremmede kulturer. En ny plan for synliggørelse,
herunder en nærmere kommunikationsstrategi, bør tage udgangspunkt i de
anbefalinger som Institut for Konjunktur-Analyse har givet i forbindelse med
evalueringen og som er opsummeret i den oprindelige indstilling om evalueringen
(se bilag 1).
Endvidere
bør den nye opgave med egen drift (BR656/06) samt den forventede nye opgave med
styrkelse af diskriminationstilsynet ved Borgerrådgiveren tænkes ind i en ny
synliggørelsesplan med tilhørende kommunikationsstrategi (vedrørende styrkelse
af diskriminationstilsynet henvises til særskilt høringssag fra Beskæftigelses-
og Integrationsudvalget som også behandles på udvalgsmødet den 26. januar
2007).
Med
en ny synliggørelsesplan, herunder en nærmere kommunikationsstrategi - som
forventes at kunne udarbejdes i samarbejde med et eksternt bureau indenfor en
ramme på 0,05 mio. kr. - kan disse elementer ses i sammenhæng med henblik på en
rationel anvendelse af de midler, som er afsat til de forskellige formål.
Borgerrådgiverudvalget
foreslås inddraget ved, at et udkast til ny synliggørelsesplan, herunder en
nærmere kommunikationsstrategi, forelægges til udvalgets drøftelse i efteråret
2007. Dette med henblik på at udvalgets eventuelle bemærkninger kan indarbejdes
inden den forelægges til udvalgets endelige godkendelse i vinteren 2007. Det
forventes, at synliggørelsesplanen kan træde i kraft med virkning fra 2008 og
fremefter, men den skal dog eventuelt revideres årligt, jf. det oprindeligt
fastsatte mål i det omfang dette fastholdes.
Sideløbende
med igangsætning af dette arbejde er der dog behov for allerede nu at
iværksætte en række aktiviteter i foråret og sommeren 2007 med henblik på at
konsolidere og udbygge kendskabet til Borgerrådgiveren som en umiddelbar
opfølgning på evalueringen. Dette bør ikke afvente udarbejdelsen af den ny
synliggørelsesplan, da der for hovedpartens vedkommende blot er tale om
opdatering og vedligeholdelse af Borgerrådgiverens hidtidige
kommunikationsindsats. Indsatsen skal dog være afstemt i forhold til de
eksisterende ressourcer, da der ikke er tilført nye ressourcer i anledning af
evalueringen.
Borgerrådgiveren foreslår med
henvisning til det oprindelige katalog over mulige aktiviteter som opfølgning
på evalueringen (se bilag 1), at der indenfor en ramme på 0,25 mio. kr. af den
samlede overførsel fra 2006 iværksættes følgende aktiviteter for at konsolidere
og - i mindre omfang - udbygge kendskabsgraden:
-
Folder om
institutionens opgaver mv. revideres, designes og trykkes i passende oplag samt
distribueres til kommunens enheder og udvalgte foreninger, organisationer mv.
(ca. 0,05 mio. kr.)
-
Den nye folder
oversættes til de 5 mest udbredte fremmedsprog i kommunen og trykkes i passende
oplag på disse sprog samt distribueres til kommunens enheder og udvalgte
foreninger, organisationer mv. (ca. 0,1 mio. kr.)
-
Design og tryk af
plakater om institutionens opgaver mv. til opsætning på plakatsøjler i uge 33
(ca. 0,05 mio. kr.)
-
Design og tryk af
pjece om "Behandlingen af din sag" til institutionens brugere (ca. 0,015 mio.
kr.)
-
Design og tryk af
indstik om institutionen, som kan kuverteres med lønsedler til kommunens
ansatte (ca. 0,035 mio. kr.)
Borgerrådgiverudvalget
foreslås inddraget i de enkelte aktiviteter ved at de nævnte foldere, plakater,
pjecer og indstik forelægges til godkendelse inden tryk og publicering/distribution.
Borgerrådgiveren
vil desuden - alt efter ressourcer og ud fra en løbende behovsvurdering -
udfolde en række af de øvrige aktiviteter, som er nævnt i det oprindelige
katalog, herunder opsøgende presseindsats, præsentationsrunder i kommunens
enheder, øget samarbejde med foreninger og organisationer etc.
ØKONOMI
Hvis
udvalget godkender nærværende indstilling anvendes 0,3 mio. kr. af den
oprindelige overførsel på 1,024 mio. kr. fra 2006, som p.t. henstår reserveret
til formålet på Borgerrådgiverens bevilling for 2007, til udarbejdelse af en ny
synliggørelsesplan og de nævnte aktiviteter i år, mens resten af beløbet, dvs.
0,724 mio. kr., ved årets slutning søges videreoverført til 2008.
VIDERE PROCES
Hvis
Borgerrådgiverudvalget kan godkende, at der udarbejdes en ny synliggørelsesplan
samt i øvrigt iværksættes de nævnte aktiviteter, vil Borgerrådgiveren indgå en
samlet aftale herom med et eksternt bureau med henblik på udførelse i 2007. Udvalget inddrages som nævnt
via godkendelse af plan, tryksager mv.
BILAG
Politisk behandling:
1.
Indstillingen "Evaluering af Borgerrådgiveren" (BR 720/06) med tilhørende
protokollat.
Johan Busse
/Thomas
Lund Tækker