Omlægning af processen for behandlingen af Borgerrådgiverens beretning

Borgerrådgiveren skal undersøge om en omlægning af processen for den årlige behandling af Borgerrådgiverens beretning kan styrke dialogen om og sikre initiativer til forbedring af sagsbehandlingen mv.

Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget,

1. at udvalget drøfter fordele og ulemper ved at omlægge den politiske proces for behandling af Borgerrådgiverens beretning mv.
2. at udvalget godkender Borgerrådgiverens plan for undersøgelsen

På mødet i Borgerrepræsentationen den 17. juni 2015 besluttede forsamlingen at pålægge Borgerrådgiveren i samarbejde med forvaltningerne at undersøge, om en omlægning af processen for behandlingen af Borgerrådgiverens beretning kan

- sikre implementering af en række af Borgerrådgiverens anbefalinger
- styrke forankringen af dialogen i udvalg og forvaltningerne om initiativer til forbedring af sagsbehandlingen.

Borgerrepræsentationen tilkendegav, at det blandt andet bør undersøges, om behandlingen af beretningen med fordel kan finde sted i fagudvalgene forud for behandlingen i Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen i modsætning til i dag.

Borgerrådgiveren skal senest fremlægge forslag for Borgerrådgiverudvalget herom med henblik på, at behandlingen af Borgerrådgiverens beretning 2016 kan ske efter en eventuel ændret proces.

Baggrunden for pålægget fremgår ikke af beslutningen, men det må forstås sådan, at der ønskes en højere effekt af Borgerrådgiverens beretning med hensyn til dialog i udvalg og forvaltninger og implementering af Borgerrådgiverens anbefalinger.

Beretningsprocessen er i dag – blandt andet efter ønske fra Borgerrådgiverudvalget – tilrettelagt sådan, at beretningen kan behandles inden budgetforhandlingerne. Hvis dette hensyn til budgetprocessen skal opretholdes, vil en omlægning af beretningsprocessen som foreslået indebære, at beretningen forelægges for Borgerrådgiverudvalget først på året med udvalgsbehandling i foråret.

Undersøgelsen må i første række afdække, i hvilket omfang der efterspørges bedre ”dialog i udvalg og forvaltningerne om initiativer til forbedring af sagsbehandlingen” og en bedre ”implementering af en række af Borgerrådgiverens anbefalinger” og i anden række, hvordan en sådan efterspørgsel i givet fald kan imødekommes gennem f.eks. en omlægning af beretningsprocessen og på hvilken måde.

Ud over inddragelse af synspunkter og erfaringer fra relevante interessenter, kræver undersøgelsen efter Borgerrådgiverens opfattelse også en nærmere vurdering af blandt andet følgende:
- forholdet til den kommunale styrelseslov og kommunens styreform,
- forholdet til vedtægt for Borgerrådgiveren og Borgerrådgiverens opgaver og indplacering i kommunen,
- koordination med den politiske proces for behandling af Borgerrådgiverens evalueringsmodel FOKUS,
- forholdet til Den Tværgående Juridiske Koordinationsgruppes opgaver,
- overvejelse af konkretiseringsgraden af Borgerrådgiverens anbefalinger,
- overvejelse af, om beretningsformen kan forbedre effekten af Borgerrådgiverens afrapportering som ønsket,
- Borgerrådgiverens interne arbejdstilrettelæggelse.

De centrale interessenter er efter Borgerrådgiverens opfattelse Borgerrådgiverudvalget og de stående udvalg, de syv forvaltninger samt ikke mindst Den Tværgående Juridiske koordinationsgruppe, som blandt andet varetager ”koordinering af udvalgenes og forvaltningernes opfølgning på udtalelser og anbefalinger fra Borgerrådgiveren…”, jf. Kommissorium for Den Tværgående Juridiske Koordinationsgruppe af 13. november 2008, som vedtaget i Borgerrepræsentationen den 11. november 2008.

Borgerrådgiveren foreslår, at i hvert fald disse aktører inddrages i undersøgelserne efter nedenstående plan:

september - december 2015	høringsrunde med aktører
januar - marts 2016	analyse og forberedelse af indstilling
marts 2016	forelæggelse for Borgerrådgiverudvalget
april 2016	forberedelse af en eventuelt ændret procedure frem mod afgivelse af beretning for 2016

Indstillingen er forbundet med en øget ressourceanvendelse hos Borgerrådgiveren i forbindelse med de undersøgelser, som Borgerrepræsentationen ønsker, og i forlængelse heraf en eventuel omlægning af Borgerrådgiverens interne arbejdsprocesser mv.

Borgerrådgiveren har på denne baggrund valgt ikke at fremsætte en ellers planlagt indstilling om en hotline for sagsbehandlere til styrkelse af den konsultative bistand hos Borgerrådgiveren, jf. også notat af 10. april 2015 om konsekvenserne af personalereduktioner 2014-2015.

Såfremt Borgerrådgiverudvalget godkender indstillingen, vil Borgerrådgiveren gennemføre undersøgelsen i overensstemmelse med tidsplanen.

Johan Busse            

Udvalget drøftede første at-punkt.
Udvalget godkendte andet at-punkt med bemærkning om, at Borgerrådgiveren bør holde ressourceforbruget ved undersøgelsen af procesomlægningen til et minimum.

Udvalget gav endvidere udtryk for, at Borgerrådgiveren bør undersøge og overveje om processen kan tilrettelægges således, at forvaltningerne modtager Borgerrådgiverens Beretning med henblik på at fremkomme med bemærkninger, og at forvaltningerne på den baggrund udarbejder handleplaner således, at beretningen, forvaltningens bemærkninger og handleplaner udgør grundlaget for drøftelsen i de stående udvalg.