Temadrøftelse af Borgerrådgiverens plan for egen drift-undersøgelser 2021

Indstilling

Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget:

at udvalget drøfter fokus, temaer og evt. øvrige ønsker til plan for Borgerrådgiverens egen drift-undersøgelser forud for høringsfase i forvaltningerne og planens endelige fastlæggelse.

Problemstilling

Borgerrådgiveren skal i samråd med Borgerrådgiverudvalget fastlægge en plan for inspektioner og generelle undersøgelser i 2021. Kompetencen følger af vedtægt for Borgerrådgiveren §13:

”§ 13. Borgerrådgiverfunktionen kan på eget initiativ undersøge konkrete sager, såfremt det vurderes, at det vil være i overensstemmelse med formålet for borgerrådgiverfunktionen. Borgerrådgiverfunktionen kan gennemføre generelle undersøgelser af udvalgte forvaltningsområder efter samråd med Borgerrådgiverudvalget.”

Borgerrådgiverudvalget skal i 2021 have særligt fokus på den oplevede borgerservice og sagsbehandlingen for psykisk udsatte samt handicappede, og Borgerrådgiveren vil inddrage dette tema i planen for 2021.

Planen kommer til at bestå af et antal inspektioner og et antal skriftlige undersøgelser. Inspektioner vil almindeligvis ske i en form af et varslet besøg på en given kommunal lokalitet, men kan også fokusere på eksempelvis et byrum eller en virtuel lokalitet som f.eks. kommunens hjemmeside. Skriftlige undersøgelser kan også afvikles på forskellige måder, herunder gennem skriftlig dialog, udlån af sagsmateriale, nærmere undersøgelse mv. Egen drift-undersøgelser gør det muligt at behandle – og i samarbejde med den enkelte forvaltning også i mange tilfælde at løse – væsentlige udfordringer, der påvirker større grupper af borgere og virksomheder. Inspektioner og generelle undersøgelser af egen drift afsluttes almindeligvis med en skriftlig rapport.

Nogle undersøgelser kan gennemføres i en relativt kortvarig proces, mens andre har en mere langstrakt karakter og eventuelt får karakter af løbende monitorering af udvalgte områder og derved understøtter en langsigtet forandringsproces. Der er eksempler på, at selve fastlæggelsen af en undersøgelse af et muligt problemfelt har haft den effekt, at den relevante forvaltningsenhed aktivt har undersøgt, identificeret og løst et indikeret problem. I sådanne tilfælde savner det mening at undersøge det samme en gang til, og såfremt problemets løsning er holdbar, kan undersøgelsen lukkes uden yderligere.

Planens temaer og angivelse af undersøgelser har således vist sig at være af selvstændig betydning for forbedringer af den oplevede borgerservice og sagsbehandling, og udvælgelsen af et tema til nærmere afklaring, undersøgelse og vurdering kan i sig selv medvirke til, at mulige problemer identificeres og løses.

Løsning

Under Borgerrådgiverudvalgsmødet 28. januar 2021 besluttede udvalget at udsætte dagsordenspunktet til udvalgsmødet 25. marts 2021.

Borgerrådgiverudvalget anmodes om en overordnet drøftelse og eventuel tilkendegivelse vedrørende planen for Borgerrådgiverens inspektioner og generelle undersøgelser i 2021.

Som anført ovenfor er der i 2021 særligt fokus på den oplevede borgerservice og sagsbehandlingen for psykisk udsatte samt handicappede.

Økonomi

Forslaget rummes inden for allerede eksisterende bevillinger og budgetter.

Videre proces

Borgerrådgiveren vil i lighed med tidligere år gennemføre en høring af forvaltningerne, hvor forvaltningerne kan komme med deres bidrag til planen. Borgerrådgiveren forventer at foretage denne høring, når udvalgets tilkendegivelse foreligger og kan videreformidles som ramme for forvaltningernes egne bidrag. Når høringssvarene foreligger, vil Borgerrådgiveren udarbejde en plan, der med afsæt i udvalgets tilkendegivelse vil inkludere inspektioner og skriftlige undersøgelser.