Proceduren for udvalgsmedlemmernes henvisning af borgere til Borgerrådgiveren samt generelle retningslinjer for udvalgsmedlemmers håndtering af mails og dokumenter som modtages
Indstilling
Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget,
at vejledningsmaterialet om proceduren for udvalgsmedlemmernes henvisning af borgere til Borgerrådgiveren tages til efterretning
at udvalget tager vejledningsmaterialet fra Borgerrepræsentationens Sekretariat og Økonomi- og Indenrigsministeriets skrivelse til efterretning
Problemstilling
På udvalgsmødet 24. april 2023 efterspurgte Borgerrådgiverudvalget et dagsordenspunkt på et kommende udvalgsmøde, vedrørende proceduren for udvalgsmedlemmernes henvisninger af borgere til Borgerrådgiveren, samt at der udarbejdes en skriftlig vejledning til medlemmerne herom. Udvalget bemærkede i den forbindelse, at sådan en vejledning også kan være relevant for andre borgerrepræsentationsmedlemmer.
Udvalget efterspurgte derudover generelle retningslinjer for journalisering/sletning af mails og dokumenter de modtager fra kommunen og fra borgere.
Løsning
Vejledningsmateriale om proceduren for udvalgsmedlemmernes henvisning af borgere til Borgerrådgiveren
Borgerrådgiveren har udarbejdet en flyer om proceduren for henvisning til Borgerrådgiveren, som også kan deles med andre borgerrepræsentationsmedlemmer (bilag 1).
Generelle retningslinjer for journalisering/sletning af mails og dokumenter de modtager fra kommunen og fra borgere.
Udvalget henvises til vejledningsnotatet fra Borgerrepræsentationens Sekretariat af 23. marts 2021 (bilag 2) samt Økonomi og indenrigsministeriets skrivelse af 11. januar 2019 vedrørende kommunalbestyrelsesmedlemmers anvendelse af deres kommunale mailkonti (bilag 3).
Økonomi
Forslaget har ingen økonomiske konsekvenser.
Videre proces
-
Beslutning
Udvalget tog Borgerrådgiverens vejledningsmateriale om proceduren for udvalgsmedlemmernes henvisning af borgere til efterretning.
Udvalget tog Borgerrådgiverens vejledningsmateriale fra Borgerrepræsentationens Sekretariat og Økonomi- og Indenrigsministeriets skrivelse til efterretning.
Forpersonen opfordrede til, at Borgerrådgiverens udarbejdede flyer om hvordan man som borgerrepræsentationsmedlem kan henvise borgere til Borgerrådgiveren, blev forelagt de øvrige borgerrepræsentationsmedlemmer til behandlingen af Borgerrådgiverens årsberetning 2022.