Orientering om afsluttede sager under whistleblowerordningen

Indstilling

Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget,

1. at udvalget tager Borgerrådgiverens orientering til efterretning
2. at udvalget drøfter den fremtidig orientering om whistleblowersager til udvalget

Problemstilling

Borgerrådgiverudvalget foreslog på sit møde den 19. november 2021, at udvalget modtager orientering om afsluttende sager under whistleblowerordningen mhp. overblik og evt. opfølgning.

Forslaget var et supplement til den halvårlige orientering (statistiske data i august/september og januar/februar.

Det nye Borgerrådgiverudvalget besluttede tilsluttede sig dette forslag på mødet den 4. februar 2022 og pålagde Borgerrådgiveren at implementere det så vidt muligt.

Whistleblowerordningen er af gode grunde omgærdet af diskretion og fortrolighed af hensyn til såvel indberettere som til berørte ledere og medarbejdere.

Oplysninger fra sager under whistleblowerordningen kan af flere grunde være undtaget fra offentlighed, herunder på grund af whistleblowerlovens særlige bestemmelser om tavshedspligt eller fordi sagerne har karakter af personalesager, der er undtaget fra aktindsigt efter offentlighedslovens § 21, stk. 2.

Whistleblowerlovens særlige tavshedspligtsbestemmelser begrænser imidlertid ikke Borgerrepræsentationens medlemmers ret til sagsindsigt efter § 9 i lov om kommuners styrelse for så vidt angår oplysninger fra indberetninger, der ikke vedrører whistleblowerens identitet mv. Ligeledes hindrer den særlige tavshedspligt ikke, at medlemmerne af Borgerrådgiverudvalget orienteres om sagerne i anonymiseret form.

Borgerrådgiveren kan med respekt for den særlige tavshedspligt orientere Borgerrådgiverudvalget, Økonomiudvalget, det respektive stående udvalg eller Borgerrepræsentationen om udfaldet af konkrete sager under whistleblowerordningen, jf. vedtægt for borgerrådgiverfunktionen § 27, stk. 3.

Borgerrådgiverens endelige konklusionsrapporter, som afslutter whistleblowersager er så vidt muligt renset for oplysninger fra selve indberetningen ligesom personer og konkrete afdelinger er anonymiseret i rapporterne, for ikke at afsløre individer, der er forbundet med sagerne.

Konklusionsrapporterne kan derfor udleveres til Borgerrådgiverudvalgets medlemmer.

Efter lidt over et års erfaringer med de nye rammer, vil det være hensigtsmæssigt med en drøftelse i udvalget om den hidtidige orientering og eventuelle ønsker til en ændret orientering fremadrettet.

Løsning

Som opfølgning på Borgerrådgiverudvalgets beslutninger orienteres Borgerrådgiverudvalget derfor løbende om afsluttede sager under whistleblowerordningen. Orienteringen består af de endelige konklusionsrapporter, som Borgerrådgiveren har udarbejdet.

Sager, som er afsluttet uden konklusionsrapport, herunder sager som falder uden for ordningen, sager som er henlagt uden videre undersøgelser på grund af bevisets stilling eller af andre grunde mv., vil ikke blive fremlagt automatisk.

De rapporter der fremlægges, er markeret med ”Denne rapport indeholder ikke fortrolige oplysninger” eller ”Denne rapport indeholder fortrolige oplysninger”, så deres fortrolighed tydeligt fremgår.

På grund af kommunens it-sikkerhedsniveau i forbindelse med udvalgsmateriale vil konklusionsrapporterne ikke være vedlagt udvalgsmaterialet på sædvanlig vis, men vil blive fremsendt til udvalgets medlemmer pr. e-mail. Borgerrådgiveren arbejder fortsat på en betryggende løsning, som kan muliggøre fremsendelse sammen med det øvrige udvalgsmateriale.

Med afsæt i Borgerrådgiverens mundtlige orientering drøfter udvalget hvordan udvalget, med respekt for whistleblowerlovens rammer, fremadrettet vil orienteres om whistleblowersager.

Økonomi

Indstillingen har ikke økonomiske konsekvenser.