Synliggørelse af whistleblowerordningen

Indstilling

Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget,

at godkende Borgerrådgiverens konkrete forslag til synliggørelse af whistleblowerordningen.

Problemstilling

Det følger af whistleblowerlovens § 13, at kommunen skal give sine arbejdstagere en række oplysninger om ordningen, bl.a. om, hvordan indberetninger behandles og registreres, hvordan man gør brug af den interne whistleblowerordning, og hvilke rettigheder henholdsvis whistlebloweren og andre har.

Ordningen kan blandt andet bruges af kommunens nuværende og tidligere ansatte, frivillige i kommunen, lønnede og ulønnede praktikanter, selvstændige erhvervsdrivende, som kommunen samarbejder med, og personer, som arbejder under tilsyn og ledelse af kontrahenter, underleverandører og leverandører.

Oplysningerne skal gøres tilgængelige på et synligt sted, der er tilgængeligt for den omfattede personkreds, f.eks. på arbejdsgiverens hjemmeside eller intranet, og oplysningerne kan efter behov også inkluderes i kurser og uddannelsesseminarer.

Arbejdsgivere i den offentlige sektor bør ifølge lovens forarbejder tillige give vejledning om, at whistleblowerordningerne ikke begrænser offentligt ansattes ytringsfrihed i øvrigt.

Borgerrådgiveren har allerede under den gamle ordning formidlet sådanne oplysninger via kommunens medarbejderside (https://medarbejder.kk.dk/), i trykte pjecer og på whistleblowerportalen, som Borgerrådgiveren har sikret et direkte link til i bunden af samtlige sider på kommunens intranet (KKIntra). Borgerrådgiveren arbejder på at opdatere de aktuelle oplysninger i forhold til lovens krav på medarbejdersiden og whistleblowerportalen. Medarbejdersiden og whistleblowerportalen er tilgængelige for alle med adgang til internettet, og informationen kan derfor tilgås dér af alle, som kan benytte ordningen.

Borgerrådgiveren har desuden bidraget ved fremstillingen af en video og en kort vejledning, som efter det oplyste skal anvendes ved introduktion af nye ledere i kommunen.

På mødet i Borgerrådgiverudvalget den 4. februar 2022 drøftede udvalget synliggørelse af den nye whistleblowerordning. Udvalget var enige om, at ordningen skal synliggøres, samt at det er vigtigt at nå ud til alle medarbejdere i kommunen, og at informationen skal ud hurtigst muligt.

Udvalget pegede bl.a. på information via forvaltningernes intranet og Aula samt ved alle relevante andre kanaler, herunder de kanaler, som blev anvendt i forbindelse med åbningen af den tidligere whistleblowerordning i 2012.

I forbindelse med åbningen af den tidligere whistleblowerordning i 2012 synliggjorde Borgerrådgiveren ordningen på forskellig vis, herunder med nyheder og artikler på kommunens intranet, ved udsendelse af såkaldt indstik sammen med lønsedler til alle kommunens medarbejdere, på præsentationsmøder med ansatte og repræsentanter for faglige organisationer mv.

Løsning

Borgerrådgiveren har en række forslag til ordningens synliggørelse, som blandt andet omfatter følgende:

• Information via artikler på forvaltningernes intranet

  Der er allerede link til Whistleblowerportalen i bunden af alle sider på KKIntra, og formålet med information via opslag/artikler på de enkelte forvaltningers intranetsider er at genopfriske og henlede medarbejdernes opmærksomhed på tilbuddet og adgangen til det, ligesom det er at informere om de ændringer, der er foretaget i kommunens ordning i henhold til whistleblowerloven og beslutningerne i BR.

   

• Information via Aula

  Med information på Aula vil oplysning om whistleblowerordningen komme direkte og målrettet ud til en stor gruppe af medarbejdere i kommunens institutioner og skoler.

   

• Information via materiale sendt sammen med lønsedler eller på tilsvarende vis

  Med et såkaldt indstik vil den enkelte ansatte i kommunen få tilsendt information om ordningen og tilbuddet direkte til sin digitale postkasse, hvorved informationen vil nå ud til samtlige ansatte.

   

• Opdatering af tidligere trykt informationsmateriale, som kan sendes til tillidsvalgte og uddeles i øvrigt

  Ved ordningens etablering i 2012 udarbejdede Borgerrådgiveren en række informationsfoldere, som blev optrykt, og som løbende er blevet delt ved arrangementer om whistleblowerordningen, ved undervisningsseancer, på forespørgsel og i øvrigt. Dette materiale skal opdateres i forhold til de ændringer, der er foretaget i ordningen i henhold til whistleblowerloven og beslutningerne i BR. Materialet kan med fordel deles med tillidsvalgte i KK, uddeles ved arrangementer om ordningen og i øvrigt, hvor det er relevant.

   

• Præsentationsmøde for tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter

  Det er afgørende, at tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter i KK har kendskab til og viden om ordningen og det tilbud, den er til kommunens medarbejdere. En præsentation af ordningen på et møde vil – ud over at sikre denne viden – give mulighed for, at de tillidsvalgte kan stille opklarende spørgsmål mv.

   

• Præsentationsmøde for kommunikationsmedarbejdere

  For at supplere Borgerrådgiverens eget arbejde med at synliggøre ordningen internt i kommunen ved de ovennævnte initiativer, har Borgerrådgiveren et ønske om at gøre brug af de gode kanaler, der er i de enkelte forvaltninger, til at få information om ordningen ud i de mange enheder. Formålet med et præsentationsmøde for kommunens kommunikationsmedarbejdere er at dele information, som de kan videreformidle og målrette til hver deres målgruppe internt i kommunen via forskellige medier.

   

• Præsentationsmøde for andre medarbejdere

Det tilstræbes, at informationen vil nå ud til samtlige lønnede medarbejdere i Københavns Kommune, og at Borgerrådgiveren følger op på informationen med tilsvarende initiativer fremover.

Økonomi

De foreslåede initiativer forudsættes at kunne rummes inden for Borgerrådgiverens eksisterende budgetramme.

Videre proces

Hvis Borgerrådgiverudvalget godkender indstillingen, vil Borgerrådgiveren så hurtigt som muligt iværksætte de foreslåede initiativer. Initiativer, der kan iværksættes umiddelbart, prioriteres først.