Orientering om to aktuelle whistleblowersager

Indstilling

Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget,

at Borgerrådgiverudvalget tager orienteringen om to afsluttede whistleblowersager til efterretning.

Problemstilling

Efter vedtægt for Borgerrådgiveren, § 24f, stk. 1, nr. 3, kan Borgerrådgiveren give underretning til Borgerrådgiverudvalget, det respektive stående udvalg eller Borgerrepræsentationen på baggrund af en undersøgelse af en whistleblowersag.

Såfremt Borgerrådgiverens undersøgelse af en sag viser, at der i kommunen må antages at være begået fejl eller forsømmelser af større betydning, skal Borgerrådgiveren give meddelelse om sagen til Borgerrådgiverudvalget, jf. vedtægt for Borgerrådgiveren § 24f, stk. 4.

Den 20. januar 2017 tiltrådte Borgerrådgiverudvalget en procedure for orientering af udvalget om sager efter vedtægt for Borgerrådgiveren § 24f, stk. 4, dvs. sager, der viser, at der i kommunen må antages at være begået fejl eller forsømmelser af større betydning.

Proceduren er herefter den, at Borgerrådgiveren fremover orienterer Borgerrådgiverudvalget om sådanne sager via udvalgsdagsordenen og samtidig beder udvalget om at tage stilling til, 1) om sagens konklusioner skal sendes til medlemmerne af det respektive fagudvalg til orientering og 2) om det bør undersøges, om det er muligt at udarbejde et resumé af undersøgelsens konklusioner til offentliggørelse uden at kompromittere kommunens tavshedspligt.

I overensstemmelse med denne procedure orienteres Borgerrådgiverudvalget hermed om to whistleblowersager vedrørende Borgercenter Handicap.

WB 30315
Der er for det første tale om sag nr. 30315. Sagen er undersøgt af Intern Revision, hvis rapport af 27. januar 2017 vedlægges som bilag 2. Indberetningen til whistleblowerordningen af 24. september 2016 havde følgende indhold:

”I Borgercenter Handicap skal man overholde sagsbehandlingsfrister, jf. Borgerrepræsentationen i 80 % af alle sager. Indtil nu har man ikke kunne overholde dette mål. Nu skal det overholdes og dette gør man ved at man ledelsesmæssigt har besluttet at foretage en hård styring af hvilke afgørelser, der må sendes ud i ugens løb. Det betyder i praksis, at man først sidst på ugen kan få at vide om man må sende en afgørelse på en fristoverskredet sag ud i samme uge, således at tallet i den uge er 80 % fristoverholdte sager og dermed maks. 20 % fristoverskredne. Således bliver gamle sager syltet, selv om afgørelsen er skrevet færdig og egentlig klar til at blive sendt ud til borgeren. Man kan dermed risikere, at en afgørelse kan ligge klar på en sagsbehandlers computer i ugevis, blot for at man ikke overstiger udsendelse af 20 % gamle sager. Det betyder at borgere vil opleve at der er lang sagsbehandlingstid, selv om sagen i praksis er klar til udsendelse. Borgerne er ikke bekendt med denne praksis, og som sagsbehandler kan man ikke melde praksis ud. Man holder således kunstigt andelen af fristoverskredne sager nede, så man ikke kommer under 80 % fristoverholdelse.”

Af Intern Revisions rapport fremgår blandt andet følgende:

”Vi har gennemgået og vurderet det modtagne, som har givet anledning til følgende:

Vi tager til efterretning, at centrets ledelse har foretaget en rundspørge hos afdelingslederne, hvoraf det fremgår, at der i 5 sager ud af 310 afgørelser i perioden 1. september til 29. november 2016 er taget et misforstået hensyn til at vægte fristoverholdelsen 80/20 % højere end hensynet til hurtigt at få sendt afgørelserne til borgerne.

Forespørgsel er set ud fra et revisionsmæssigt synspunkt den metode, der giver det svageste revisionsbevis og dermed størst usikkerhed om resultatet. Det væsentlige er, at whistleblowerens påstand om bevidst forsinkelse af afsendelse af færdigbehandlede sager er bekræftet i et vist omfang.

Forvaltningens direktion har beklaget, at der er afgjort sager, der ikke er blevet afsendt i overensstemmelse med almindelig god forvaltningsskik og hurtighedsprincippet.

Direktionen oplyser endvidere, at det over for ledelsen i Borgercenter Handicap vil blive indskærpet at udskydelse med afsendelse af afgørelsen på ingen måde er i overensstemmelse med den praksis der ønskes. På baggrund af direktionens skarpe reaktion og afstandtagen fra borgercentrets håndtering, som fremgår af redegørelsen, anser vi whistleblowersagen for afsluttet, og eventuel opfølgning mv. henhører under forvaltningens ansvar.”

Det er Borgerrådgiverens opfattelse, at der i sagen er konstateret fejl eller forsømmelser af større betydning i kommunen.

Borgerrådgiverudvalget orienteres derfor om denne sag efter vedtægt for Borgerrådgiveren § 24f, stk. 4.

WB 30313
For det andet fremlægges sag nr. 30313. Sagen er undersøgt af Intern Revision, hvis rapport af 27. januar 2017 vedlægges som bilag 2.

Indberetningen til whistleblowerordningen af 19. september 2016 havde følgende indhold:

”I Borgercenter Handicap har vi fleksordning. Fleksordningen fungerer på den måde, at hver medarbejder selv skal holde regnskab med sin fleks. I de 1,5-2 år, hvor vi selv har skulle holde regnskab med fleksen møder medarbejder senere og går tidligere oveni at der bliver holdt mange hele fleksdage. Ledelsen har ikke styr på deres medarbejderes komme og gå tider. Der har aldrig været kontrol med fleksen, da ledelsen dækker sig ind over tillidsreformen. Med øje med, at der er bunker at sager der ikke kan nåes inden for fristen, bør ledelsen vise ansvar og forlange at medarbejderne er på arbejde i 37 timer, hvis de er ansat til det. Derudover kan oplyses, at medarbejdere udnytter at de har hjemmearbejdsdag, som dækker over barns sygedage og lukkedage i institutioner. Borgercenter Handicap bliver ikke drevet på en professional måde og hvis det var en privat virksomhed, vil de være gået konkurs for mange år siden. Til sidst kan nævnes, at nogle i ledelse er gjort opmærksom på problemet, men intet har foretaget sig. De har ikke engang styr på, hvor meget ferie medarbejderne har holdt og har tilgode, da mange ikke registrere ferie og for den sags skyld heller ikke registrerer sygefravær.”

 Af Intern Revisions rapport fremgår blandt andet følgende:

”Samlet set har vores gennemgang vist, at det på det foreliggende grundlag ikke kan udelukkes, at der er hold i nogle af de forhold, som whistlebloweren har anført. Det er vores vurdering, at de tiltag, som Socialforvaltningens direktion har besluttet at implementere, vil skabe den nødvendige transparens og mulighed for kontrol, såfremt der er forhold, der giver anledning hertil. Vi anser herefter whistleblowersagen for afsluttet, og eventuel opfølgning mv. henhører under forvaltningens ansvar.”

Uanset, at undersøgelsen ikke udelukker, at der er hold i nogle af de forhold, som indberetteren har anført, har undersøgelsen ikke med sikkerhed afdækket dette.

Borgerrådgiveren kan derfor ikke konkludere, at der har været eller må antages at være begået fejl eller forsømmelser af større betydning, hvorfor Borgerrådgiverudvalget orienteres om denne sag efter vedtægt for Borgerrådgiveren § 24f, stk. 1, nr. 3, hvorefter Borgerrådgiveren kan give underretning til Borgerrådgiverudvalget, det respektive stående udvalg eller Borgerrepræsentationen på baggrund af en undersøgelse af en whistleblowersag.

Borgerrådgiveren finder således samlet set, at de to sagers omfang og rækkevidde tillige med den aktuelle politiske opmærksomhed på forholdene i Borgercenter Handicap tilsiger, at Borgerrådgiverudvalget orienteres om dem begge efter den procedure, der blev vedtaget i udvalget den 20. januar 2017.

Løsning

Borgerrådgiverudvalget skal efter proceduren tage stilling til,

1. om sagens konklusioner skal sendes til medlemmerne af det respektive fagudvalg til orientering og
2. om det bør undersøges, om det er muligt at udarbejde et resumé af undersøgelsens konklusioner til offentliggørelse uden at kompromittere kommunens tavshedspligt.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

-

Johan Busse

/Daniel Soelberg Bach