Midlertidige justeringer i Borgerrådgiverens drift og kommunikation

Indstilling

Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget,

1. at Borgerrådgiverudvalget godkender Borgerrådgiverens plan for midlertidig prioritering af tilsynsområdet og FOKUS-evalueringen

2. at Borgerrådgiverudvalget godkender Borgerrådgiverens forslag til indhold i Borgerrådgiverens Beretning 2018 samt justeringer i informationsindsatsen i øvrigt

Problemstilling

Økonomiudvalget forventes at træffe beslutning om evaluering af Borgerrådgiverinstitutionen og forventes i den forbindelse at overlade det til Økonomiforvaltningen at varetage evalueringssagen.

For at sikre Borgerrådgiverinstitutionens troværdighed og undgå mistillid til institutionen og evalueringsprocessen, foreslår Borgerrådgiveren, at der midlertidigt justeres i Borgerrådgiverens indsats på tilsynsområdet.

For ikke at foregribe evalueringsresultatet i relation til FOKUS-evalueringen, foreslår Borgerrådgiveren desuden at udsætte FOKUS-evalueringen til evalueringen af Borgerrådgiverfunktionen er tilendebragt og politisk behandlet.

For at undgå at skabe utilsigtede udfordringer for forvaltninger eller andre, foreslås endvidere justeringer i indholdet i Borgerrådgiverens Beretning 2018 og i den øvrige informationsindsats.

Løsning

Tilsyn

Borgerrepræsentationen har i kommunens styrelsesvedtægt § 24, stk. 2, blandt andet besluttet, at “Borgerrådgiveren skal bistå Borgerrepræsentationen med dennes tilsyns- og kontrolfunktioner i forhold til udvalg, borgmestre og forvaltninger”.

Borgerrådgiverinstitutionens troværdighed og legitimitet hviler i væsentlig grad på, at Borgerrådgiveren refererer direkte til  Borgerrepræsentationen, og herunder tilliden til, at Borgerrådgiverens faglige vurderinger er upåvirket af eventuelle særinteresser fra kommunens udvalg, borgmestre og forvaltninger.

Balancen mellem at skulle fungere som konstruktiv medspiller i et tillidsfuldt samarbejde med forvaltningerne på den ene side og rollen som Borgerrepræsentationens tilsynsfunktion inden for rammerne af kommunestyrelsesloven på den anden kan være hårfin. Det er Borgerrådgiverens opfattelse, at det i almindelighed lykkes for hele kommunen at balancere og opretholde borgerrådgiverinstitutionens troværdighed i denne sammenhæng.

Den forestående evaluering forventes imidlertid iværksat på initiativ af Økonomiudvalget og forventes gennemført af Økonomiforvaltningen. Det sker på baggrund af et udkast til kommissorium, der har været i høring i kommunens forvaltninger og hvoraf Børne- og Ungdomsforvaltningen “finder det afgørende, at evalueringens omdrejningspunkt bliver en analyse af, om Borgerrådgiverfunktionen (fortsat) har sin berettigelse”.

Hertil kommer, at evalueringen ifølge udkastet skal ske under inddragelse af et større antal repræsentanter for enheder, som Borgerrådgiveren fører tilsyn med.

Imens evalueringen foregår, er der på denne baggrund risiko for, at der kan blive sat spørgsmålstegn ved, om Borgerrådgiveren er undergivet en uhensigtsmæssig påvirkning, og at Borgerrådgiverens tilsyn kan blive udlagt som usagligt påvirket af en egen interesse hos Borgerrådgiveren i at opnå en fordelagtig evaluering. Alene iværksættelsen af en undersøgelse ved Borgerådgiveren og valg (og fravalg) af undersøgelsestemaer i den forbindelse kan blive udlagt på denne måde.

Borgerrådgiverinstitutionens tilsynspraksis er fastlagt over en årrække og er baseret på faglige standarder. Bekymringen angår således ikke, hvorvidt Borgerrådgiveren vil være i stand til at fortsætte sin tilsynsvirksomhed uanfægtet af evalueringen, men alene hvorvidt mistanke hos borgere, forvaltninger eller medarbejdere om det modsatte vil kunne påvirke Borgerrådgiverinstitutionens troværdighed negativt.

Såfremt den endelige fastlæggelse af kommissoriet for evalueringen sikrer evalueringens troværdighed yderligere, kan bekymringen være ryddet af vejen, men i modsat fald foreslår Borgerrådgiveren, at Borgerrådgiveren af forsigtighedshensyn nedprioriterer iværksættelse og afslutning af tilsyn, indtil evaluator har afsluttet dataindsamling og interviews. Efter dette tidspunkt vil der ikke længere kunne stilles spørgsmålstegn ved Borgerrådgiverens evne til at agere upåvirket i den forbindelse. Det forventes, at der bliver tale om en periode frem til 3-4 måneder efter evalueringens iværksættelse.

I forslaget ligger, at Borgerrådgiveren nedprioriterer tilsyn iværksat af egen drift, dvs. tilsyn som Borgerrådgiveren iværksætter og afslutter på eget initiativ, og hvor Borgerrådgiveren derfor selv beslutter, hvordan undersøgelsen skal prioriteres tidsmæssigt (konkrete egen drift-undersøgelser, inspektioner og generelle egen drift-undersøgelser).

Heri ligger, at tilsynsbehandlingen af borgerklager, dvs. tilsyn, som Borgerrådgiveren iværksætter på foranledning af konkrete klager fra borgere, opretholdes som hidtil. Disse tilsynssager er typisk snævert og konkret afgrænset, og de er ikke forbundet med den samme opmærksomhed, hvorfor risikoen for mistanke om usaglig påvirkning vurderes ikke at være stor for disse sager.

Borgerrådgiverens serviceniveau over for konkrete borgere, der ønsker at klage, vil således ikke blive berørt af forslaget.

Borgerrådgiveren kan i perioden i stedet fokusere sin indsats yderligere på udvikling af Borgerrådgiverens rolle i forbindelse med konflikthåndtering, undervisning, praktikforløb samt sager, der kan løses med konsultativ bistand og lignende, som Borgerrådgiveren under alle omstændigheder gerne ville prioritere højere, end det er muligt normalt. Eksempelvis som da Borgerrådgiveren den 16. januar 2019 stillede sig til rådighed for Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen i forbindelse med forvaltningens opfølgning på en forventet indskærpelse fra Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering vedrørende kommunens opfølgning på en ændret praksis i Ankestyrelsen i visse sygedagpengesager.

FOKUS-evalueringen

Borgerrådgiverens evaluering af forvaltningernes arbejde for at sikre god sagsbehandling og borgerbetjening skal gennemføres i løbet af 2019. Ifølge tidsplan fra den seneste FOKUS-evaluering, skal arbejdet påbegyndes i foråret 2019.

FOKUS-evalueringen kan være blandt de opgaver, der bliver genstand for behandling i evalueringen af Borgerrådgiverinstitutionen, jf. hertil at værdiskabelsen ved FOKUS-evalueringen specifikt er problematiseret af Børne- og Ungdomsforvaltningen i høringssvaret til Økonomiforvaltningens udkast til kommissorium.

For ikke at foregribe evalueringen af borgerrådgiverinstitutionen, foreslår Borgerrådgiveren derfor at udsætte FOKUS til evalueringen af borgerrådgiverinstitutionen er tilendebragt og politisk behandlet eller det eventuelt står klart, at evalueringen af institutionen ikke lægger op til ændringer i FOKUS.

Årsberetning og anden informationsindsats

I Økonomiforvaltningens erklæring i forbindelse med den politiske behandling af Borgerrådgiverens Beretning 2017 fremkom bemærkninger til indholdet af beretningen, nærmere bestemt at omtale af uafsluttede sager ikke blev fundet hensigtsmæssigt. indstillingen blev tiltrådt af Økonomiudvalget og senere af Borgerrepræsentationen.

I indstillingen under pkt. 6 på Borgerrådgiverudvalgets møde den 27. november 2018 om opfølgning på ovennævnte erklæring foreslog Borgerrådgiveren i forlængelse heraf en temadrøftelse om Borgerrådgiverens afrapporteringsform.

Drøftelsen af punktet blev udsat, og spørgsmålet om eventuelle ændringer i Borgerrådgiverens afrapporteringsform er derfor uafklaret.

Efter Økonomiforvaltningens fremsættelse af forslag om en evaluering af Borgerrådgiveren er Borgerrådgiveren desuden – på anden og tredje hånd – blevet oplyst om, at der er forhold, der kan opleves som problematiske ved Borgerrådgiverens kommunikation eller muligvis ved kommunikationen om Borgerrådgiverens arbejde. Det har dog ikke været muligt at få konkretiseret disse forhold.

Det gør det vanskeligt at vurdere, hvordan Borgerrådgiveren kan undgå at skabe utilsigtede udfordringer via kommunikationen om Borgerrådgiverens arbejde.

Borgerrådgiveren håber, at evalueringen også vil give svar på, hvordan kommunikationen bedst tilrettelægges, men indtil da ønsker Borgerrådgiveren ikke at risikere at gentage kommunikation, som skaber udfordringer for forvaltninger eller andre.

Borgerrådgiveren foreslår derfor, at Borgerrådgiverens Beretning 2018 udformes i en kortere form end normalt, således at indholdet afgrænses til den beskrivende del (hvad laver Borgerrådgiveren, og hvordan arbejder Borgerrådgiveren) samt statistiske nøgletal svarende til dem, der indgik i beretningen for 2017, men uden nærmere omtale af konkrete sager og uden vurderende afsnit om status for sagsbehandlingen og borgerbetjeningen i kommunen som sådan.

Af de grunde, der er nævnt ovenfor, foreslår Borgerrådgiveren også, at Borgerrådgiveren indtil videre afstår fra at kommunikere via Facebook mv.

Økonomi

Forslaget har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Hvis Borgerrådgiverudvalget godkender Borgerrådgiverens indstilling, vil Borgerrådgiveren tilrettelægge sit arbejde i overensstemmelse med de foreslåede justeringer.

Med hensyn til prioriteringen af tilsynsområdet ligger heri, at Borgerrådgiveren, når evalueringen er endeligt fastlagt, vurderer risikoen for Borgerrådgiverens troværdighed og behovet for en eventuel nedprioritering af egen drift-undersøgelser og inspektioner i forlængelse heraf. Borgerådgiveren vil orientere Borgerrådgiverudvalget og forvaltningerne, såfremt tilsynsvirksomheden nedprioriteres i en periode.