Evaluering af Borgerrådgiverens evalueringsmodel - orientering om status
Indstilling og beslutning
1. at Borgerrådgiverudvalget tager Borgerrådgiverens orientering om status på evalueringen til efterretning.
Problemstilling
På møde i Borgerrepræsentationen den 19. juni 2013 blev det besluttet at pålægge Borgerrådgiveren at udarbejde et forslag til en model, som muliggør et individuelt og sammenligneligt overblik over status for og effekten af de syv forvaltningers indsats for at forbedre sagsbehandlingen og borgerbetjeningen. Borgerrepræsentationen godkendte Borgerrådgiverens model på møde den 31. oktober 2013. Borgerrådgiveren gennemførte den første evalueringsproces i perioden november 2013 til januar 2014, og Borgerrådgiverens rapport 2013/2014 om forvaltningernes indsats for at forbedre sagsbehandlingen og borgerbetjeningen blev behandlet på Borgerrepræsentationens møde den 27. marts 2014.
Det er forudsat både i evalueringsmodellen og ved Borgerrepræsentationens beslutning på mødet den 27. marts 2014, at Borgerrådgiveren i lyset af de første erfaringer i forbindelse med evalueringen 2013/2014 vil gennemføre en evaluering af evalueringsmodellen og -processen.
Årsagen hertil er bl.a., at Borgerrådgiverens evalueringsmodel blev til på meget kort tid, for at Borgerrådgiveren kunne nå i mål med evalueringen 2013/2014, herunder den politiske behandling af Borgerrådgiverens forslag til evalueringsmodellen og Borgerrådgiverens rapport for 2013/2014, inden for den af Borgerrepræsentationen fastsatte frist marts 2014.
Løsning
Borgerrådgiveren har allerede i slutningen af marts 2014 påbegyndt evalueringen af Borgerrådgiverens evalueringsmodel.
Det har været vigtigt for Borgerrådgiveren, at evalueringen blev foretaget i samarbejde med forvaltningerne, sådan at samtlige forvaltningers erfaringer og tilbagemeldinger blev inddraget med henblik på at foretage nødvendige justeringer og tilpasninger af modellen og processen. Derfor har Borgerrådgiveren i april og maj 2014 afholdt evalueringsmøder med samtlige syv forvaltningers direktioner og/eller repræsentanter herfor.
På baggrund af evalueringen har Borgerrådgiveren udarbejdet en foreløbig evalueringsrapport. Rapporten er i slutningen af juli 2014 blevet sendt til forvaltningernes direktioner med henblik på, at direktionerne kan komme med eventuelle bemærkninger til rapporten. Forvaltningerne har frist til udgangen af uge 34 2014 (22. august 2014) til at fremsætte bemærkninger til rapporten. Herefter vil Borgerrådgiveren udarbejde den endelige rapport.
Så snart den endelige evalueringsrapport foreligger, vil den blive sendt til medlemmerne af Borgerrådgiverudvalget. Rapporten vil blive fulgt op af en indstilling på Borgerrådgiverudvalgets møde den 14. november 2014.
En af konklusionerne på tilbagemeldingerne fra forvaltningerne peger i retning af, at Borgerrådgiverens løbende evaluering af forvaltningernes indsatser ikke bør gennemføres årligt. Derfor gør Borgerrådgiveren opmærksom på, at næste evaluering af forvaltningernes indsatser ikke vil blive igangsat, før der fra politisk hold – i forbindelse med behandlingen af den forestående endelige rapport – er taget endeligt stilling til spørgsmålet om evalueringens frekvens. Der henvises i den forbindelse til tidsplanen nedenfor.
Økonomi
Videre proces
Den videre administrative proces for evalueringen af Borgerrådgiverens evalueringsmodel og evalueringsprocessen er tilrettelagt således:
| 22. august 2014: | Frist for forvaltningernes direktioner til at fremsætte bemærkninger til Borgerrådgiverens foreløbige rapport |
| September 2014: | Borgerrådgiveren udarbejder den endelig evalueringsrapport |
Planen for den politiske behandling af Borgerrådgiverens endelige rapport om evaluering af Borgerrådgiverens evalueringsmodel og evalueringsprocessen er tilrettelagt således:
| 14. november 2014: | Borgerrådgiverudvalget behandler Borgerrådgiverens evalueringsrapport |
| 9. december 2014: | Økonomiudvalget behandler Borgerrådgiverens evalueringsrapport |
| 2015: (datoer ej fastlagt) | Borgerrepræsentationen behandler Borgerrådgiverens evalueringsrapport |