Drøftelse af Borgerrådgiverens kommunikation/kommunikationsstrategi

Borgerrådgiverens kommunikation tilrettelægges og praktiseres med afsæt i vedtægt for Borgerrådgiveren (fastlagt af Borgerrepræsentationen) og Borgerrådgiverens Kommunikationsstrategi.

Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget,

1. at udvalget godkender opdateret udkast til revideret version af Borgerrådgiverens Kommunikationsstrategi, og
2. at udvalget - på baggrund af hidtidige erfaringer med kommunikationsstrategien – drøfter Borgerrådgiverens kommunikation og kommer med eventuelle yderligere forslag til ændringer i strategi og kommunikative arbejdsgange.

Borgerrådgiverudvalget godkendte den 10. december 2010 Borgerrådgiverens Kommunikationsstrategi (BOR 37/2010). Erfaringerne med kommunikationsstrategien siden da, muliggør en fornyet vurdering af strategien.

Borgerrådgiverens kommunikation indgik som en del af Økonomiudvalgets temadrøftelse om Borgerrådgiverens virksomhed tilbage i november 2013. Økonomiudvalget bad om en tilbagemelding, bl.a. i forhold til ændringer i kommunikationen.

Af Borgerrådgiverens tilbagemelding til Økonomiudvalget fremgår det, at Borgerrådgiverens interne og eksterne kommunikation vil indgå i de emner, som forelægges for Borgerrådgiverudvalget ved tilrettelæggelsen af udvalgets arbejdsplan for valgperioden 2014-2017.

Forelæggelsen sker ved denne indstilling samt ved Borgerrådgiverens mundtlige formidling af de synspunkter, som er fremkommet, om ensidig fokusering på negative aspekter af Borgerrådgiverens arbejde i pressen og andre steder.

Af vedtægt for Borgerrådgiveren, som fastlagt af Borgerrepræsentationen, fremgår følgende:

”§ 24. Borgerrådgiverens arbejde er underlagt størst mulig åbenhed. Borgerrådgiverens undersøgelser er således offentligt tilgængelige med de begrænsninger, der følger af regler om tavshedspligt mv.
Stk. 2. Borgerrådgiveren offentliggør på eget initiativ rapporter o.l. om inspektioner og konkrete og generelle egen driftundersøgelser.”

Borgerrådgiverens kommunikation er videre beskrevet i Borgerrådgiverens Kommunikationsstrategi, som blev udarbejdet på baggrund af drøftelse i Borgerrådgiverudvalget med afsæt i Borgerrådgiverens vision og mål.

Borgerrådgiverens Kommunikationsstrategi er et sæt af overordnede retningslinjer for Borgerrådgiverens kommunikation, der sikrer, at Borgerrådgiveren kommunikerer i overensstemmelse med institutionens vision. Kommunikationsstrategien omhandler både den interne og eksterne kommunikation, herunder også synliggørelse af Borgerrådgiveren. Strategien beskriver Borgerrådgiverens kommunikationsprodukter og tiltag i forhold til synliggørelse.
 
Synliggørelsen af Borgerrådgiveren har to formål: Dels at gøre opmærksom på institutionens tilbud så flest mulige kan få nytte af dem og dels at gøre opmærksom på Borgerrådgiveren som et tryghedsskabende sikkerhedsnet i Københavns Kommune (social kapital). Begge formål er væsentlige, og det er Borgerrådgiverens opfattelse, at de to formål understøtter hinanden og bliver en realitet i kraft af, at Borgerrådgiveren i sin kommunikation er opmærksom på og prioriterer begge dele.

Borgerrådgiverens kommunikation skal sikre, at kommunens forvaltninger og ansatte samt byens borgere har kendskab til Borgerrådgiveren og Borgerrådgiverens arbejde. Synliggørelsen af Borgerrådgiveren gælder derfor såvel internt i kommunen som udadtil over for borgerne.

Borgerrådgiveren har foretaget en revidering af kommunikationsstrategien (bilag 1-2), som nu i højere grad end tidligere italesætter det kvalitetsforbedrende arbejde i kommunen med henblik på en øget synliggørelse af Borgerrådgiverens fremadrettede og konstruktive funktion som konsulent for forvaltningerne.

Borgerrådgiveren opfordrer Borgerrådgiverudvalget til at fremkomme med eventuelle forslag om ændringer i strategien ud over de, som allerede er indført i ved vedlagte ”Udkast til revideret version af Borgerrådgiverens Kommunikationsstrategi”.

Forslaget er ikke forbundet med økonomiske udgifter.

Såfremt udvalget finder den reviderede version af Borgerrådgiverens Kommunikationsstrategi – med de ændringer og tilføjelser, der er foretaget – dækkende og anvendelig, træder den umiddelbart i kraft og bliver offentliggjort på Borgerrådgiverens hjemmeside. I modsat fald vil Borgerrådgiveren fremlægge et yderligere revideret udkast på udvalgsmødet den 14. november 2014.

Johan Busse                             Anne Breining Reinecke

Der henvises udvalgets beslutning i godkendelse af dagsorden (beslutning om ændring af at-punkternes rækkefølge i dagsordenspunkt 6).

Første at-punkt blev drøftet. Udvalget havde ingen ønsker om ændring af Borgerrådgiverens Kommunikationsstrategi som forelagt udvalget.

Udvalget efterlyste dog større synlighed for Borgerrådgiveren og besluttede, at pålægge Borgerrådgiveren til næste udvalgsmøde at fremkomme med med et bud på, hvad der kan gøres inden for de nuværende økonomiske rammer for at synliggøre Borgerrådgiveren, herunder ved inddragelse af sociale medier og andet.

Indstillingens andet at-punkt blev godkendt