Målrettet indsats af egen drifts-undersøgelser

Som et led i udviklingen af Borgerrådgiverens målrettede indsats foreslås det at justere proceduren for planlægning og afvikling af egen drift-undersøgelser og inspektioner med henblik på at opnå hurtigere resultater og bedre udbytte af de anvendte ressourcer hos Borgerrådgiveren og i resten af kommunen.

Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget,

1. at udvalget godkender den foreslåede procedure for mere målrettet egen drift-virksomhed ved Borgerrådgiveren
2. at udvalget godkender den foreslåede procedure for Borgerrådgiverens konkrete egen drift-undersøgelser.

Kompetencen til at gennemføre undersøgelser af egen drift følger af vedtægt for Borgerrådgiveren § 8, nr. 2, og er i vedtægtens §§ 12 og 13 nærmere beskrevet som ”undersøgelser på eget initiativ og inspektion”. Omfattet er generelle undersøgelser af udvalgte forvaltningsområder efter samråd med Borgerrådgiverudvalget, inspektioner (af institutioner, virksomheder samt tjenestesteder, der hører under Borgerrepræsentationens virksomhed) samt konkrete undersøgelser iværksat af egen drift (af sager, hvor der må formodes at foreligge et principielt aspekt, eller såfremt der efter de foreliggende oplysninger må antages at være tale om grove eller væsentlige fejl).

Selv om udvalgets rolle i vedtægten formelt set er begrænset til en art høring, har udvalget i stigende grad spillet en aktiv rolle ved fastlæggelsen af undersøgelser og inspektioner. Nærværende forslag tilsigter at fortsætte denne udvikling ved at udvide udvalgets adgang til at komme med forslag til temaer og prioritering af disse, og ved at formalisere udvalgets tilsvarende rolle i forhold til inspektioner. Ydermere foreslås en mere målrettet procedure for konkrete undersøgelser iværksat af egen drift, der også indebærer en udvidet rolle for udvalget.

Overordnet set skal den nye model på området ses som en naturlig forlængelse af de seneste års udvikling i Borgerrådgiverens virksomhed i øvrigt, hvor der – med afsæt i den faglige respekt, der er oparbejdet siden Borgerrådgiverens etablering – i stigende grad anlægges et løsningsorienteret borgerperspektiv, og hvor en afvejning af mål og midler indgår som et redskab til både at løse borgernes udfordringer i mødet med kommunen og til i øvrigt at prioritere indsatsen på en sådan måde, at den størst mulige effekt nås, uden at det koster forvaltningen unødige ressourcer. Hurtig og fokuseret opsamling, fejlretning og læring er blandt nøgleordene i forhold til den hidtidige udviklingsindsats.

Inspektioner og generelle undersøgelser iværksat af egen drift (vedtægtens § 13 og § 12, stk. 2):
For så vidt angår egen drift-planen (dvs. inspektioner og generelle undersøgelser, som iværksættes af egen drift, for et givent år) foreslås det derfor, at processen med, at udvalget har lejlighed til at indgive forslag, udbygges således, at udvalget tidligt i processen kan komme med forslag til både enkelte inspektioner og generelle undersøgelser. Man kan også forestille sig, at der opstilles et givent tema for et års plan som sådan, hvorefter de enkelte undersøgelser og inspektioner udgør dele af en samlet indsats (inden for de af Borgerrepræsentationen fastsatte rammer).

En sådan fremgangsmåde kan potentielt give større gennemslagskraft i kommunen som sådan og kan eventuelt profileres eksternt som en del af et større politisk fastsat fokusområde for sagsbehandling og borgerbetjening. Et eksempel kunne være fokus på helhedsorienteret sagsbehandling, der typisk påpeges som et område med store udfordringer og betydeligt potentiale for forbedringer.

Ud over emner og temaer som, udvalg og Borgerrådgiveren mener, fortjener opmærksomhed, foreslås det også at spørge de enkelte fagforvaltninger under enhedsforvaltningen, hvilke emner og temaer, de finder, der fordrer særlig opmærksomhed.

Det indebærer ikke, at læringen fra borgerklagerne eller tilsynsaspektet bortfalder, og det vil fortsat være Borgerrådgiveren der i samråd med udvalget fastlægger planen. Sigtet er at koble egen drift-planen til den øvrige indsats og i sammenhæng med tillidsdagsordenen at give fagforvaltningerne mulighed for af egen drift at anlægge borgerperspektivet og identificere områder, hvor indsatsen kan løftes. Det operationelle mål er at basere indsatsen på konkrete erfaringer (politikernes, Borgerrådgiverens, forvaltningernes) og holde fast i borgerperspektivet samt videre at sikre god sammenhæng i indsatsen for at opnå det størst mulige udbytte i forhold til de ressourcer, det er muligt at afsætte til indsatsen.

Der henvises til bilag 1 for et skematisk overblik over den foreslåede proces.

Konkrete undersøgelser iværksat af egen drift (vedtægtens § 12, stk. 1):
Som anført foreslås også en justering af fremgangsmåden ved konkrete undersøgelser iværksat af egen drift (dvs. undersøgelser, der iværksættes ad hoc ud over de i planen indeholdte). Planen kan beskrives som en totrinsraket, hvor forvaltningen gives mulighed for selv at undersøge og fejlrette i en given sag, inden Borgerrådgiveren – eventuelt – går ind med sin egen undersøgelse. 

Konkret ligger det i den foreslåede model, at en sag rejses ved, at Borgerrådgiveren skriver til forvaltningen og orienterer om, at der er opmærksomhed på en konkret problemstilling, og at Borgerrådgiveren overvejer at iværksætte en undersøgelse. Forvaltningen skal herefter svare Borgerrådgiveren på basis af en intern undersøgelse. Borgerrådgiveren kan som altid anmode om en given sags akter med videre. Såfremt forvaltningen selv gennemfører en gennemsigtig undersøgelse, drager relevante konklusioner og gennemfører eventuelle opfølgningstiltag, kan sagen afsluttes uden videre fra Borgerrådgiverens side.

Borgerrådgiveren har erfaringer med lignende modeller på andre områder, f.eks. i forhold til whistleblowerordningen, og fremgangsmåden anvendes allerede i dag i et vist omfang, men skønnes at burde udbredes.

Det nye i den foreslåede model er, at der – i de tilfælde, hvor forvaltningens egen undersøgelse, konklusion og opfølgning ikke med fornøden sikkerhed kan siges at være tilstrækkelig – sker konsultation af formanden for Borgerrådgiverudvalget, og at Borgerrådgiveren først herefter tager stilling til, om der skal iværksættes en nærmere undersøgelse fra Borgerrådgiverens side.

Inddragelsen af formanden for udvalget sker for at sikre politisk opbakning til Borgerrådgiverens prioritering og for at undgå, at Borgerrådgiveren går ind i sager, der vurderes at have tilstrækkelig politisk bevågenhed.

Det forudsættes naturligvis, at formanden i forbindelse med denne konsultation ikke agerer partipolitisk, men som formand for udvalget for kommunens uafhængige borgerrådgiverfunktion.

Der henvises til bilag 2 for et skematisk overblik over den foreslåede proces.

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Såfremt indstillingen tiltrædes vil forslaget kunne implementeres i forbindelse med fastlæggelse af egen drift-planen for 2015, dvs. i efteråret 2014.

Johan Busse                             Paul Christian Vang

Indstillingens at-punkter blev godkendt.