Regnskabsprognose pr. 1. kvartal 2008

Borgerrådgiverudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde mandag den 21. april 2008

 

 

Åbne punkter

 

2.      Regnskabsprognose pr. 1. kvartal 2008

BOR  13/2008

Regnskabsprognose pr. 1. kvartal 2008

 

INDSTILLING OG BESLUTNING

Indstilling om, 1.      at regnskabsprognosen efter 1. kvartal 2008 godkendes

 

PROBLEMSTILLING

 

Det følger af Økonomiforvaltningens prognosecirkulære af 4. december 2007, at forvaltningerne kvartalsvis skal indsende regnskabsprognoser, jf. bilag 1.

 
Det fremgår af Økonomiforvaltningens tidsplan for 2008, at fristen for indberetning af 1. kvartals regnskabsprognose 2008 til Økonomiforvaltningen er den 14. april 2008, og at fristen for udvalgenes godkendelse af prognoserne er den 23. april 2008, jf. bilag 2.

 
Nærværende sag forudsættes derfor behandlet på udvalgsmødet den 21. april 2008.

 
LØSNING

 

Borgerrådgiverens bevilling i 2008 udgjorde oprindeligt 7.803 t.kr. Som led i aflæggelsen af forventet regnskab efter 3. kvartal 2007 er der sket en tidlig overførsel af 483 t.kr. fra 2007 til 2008 øremærket til aktiviteter som opfølgning på evalueringen.

 
Borgerrådgiverens samlede korrigerede ramme i 2008 udgør således 8.286 t.kr.:

 

 
I forbindelse med aflæggelsen af regnskab 2007 godkendte udvalget, at der som svar på
indkaldelsen af ordinære overførsler anmodes om overførsel af et mindreforbruget i
2007 på 397 t.kr. til 2008, jf. BOR 7/2008.

 
Den ordinære overførselssag behandles den 13. maj 2008 af økonomiudvalget og af Borgerrepræsentationen den 12. juni 2008.

 
Såfremt Borgerrepræsentationen godkender den ansøgte overførsel på 397 t.kr., vil Borgerrådgiverens regnskabsprognose for de første 7 måneder af 2008 budget blive korrigeret i overensstemmelse hermed.

 
Regnskab for 1. kvartal 2008

 
Borgerrådgiveren har i 1. kvartal 2008 forventet et samlet forbrug på 2.072 t.kr. fordelt på 275 t.kr. til lokaler (husleje, energiforbrug mv.) og 1.797 t.kr. til administration (kontorhold, lønninger mv.).

 

Det faktiske forbrug i 1. kvartal 2008 udgør 1.480 t.kr. fordelt på 27 t.kr. til lokaler og 1.453 t.kr. til administration.

Mindreforbruget i 1. kvartal 2008 beror på betalingsforskydninger – primært som følge af, at huslejen for 1. kvartal endnu ikke ses internt afregnet og konteret – og forventes således udlignet hen over året.

 
Forventet regnskab 2008 efter 1. kvartal

Borgerrådgiveren forventer på året som helhed et samlet forbrug på henholdsvis 1.100 t.kr. vedrørende lokaler (husleje, energiforbrug mv.) og 7.186 t.kr. vedrørende administration (kontorhold, lønninger mv.), dvs. i alt 8.286 t.kr. svarende til den korrigerede ramme.

 
Særligt hvad angår overførslen på 483 t.kr. er denne udmøntet ved
Borgerrådgiverudvalgets godkendelse af, dels at 60 t.kr. anvendes til en fornyet kendskabsundersøgelse, dels at 423 t.kr. kan anvendes til en midlertidig opformering til imødegåelse af stigende sagspres, jf. BOR 42/2007.

 
Borgerrådgiveren forventer at overholde sin korrigerede ramme for 2008 og i det omfang de resterende midler på 397 t.kr. fra den ordinære overførsel ikke anvendes til at dække en eventuel overskridelse i forhold til den oprindelige korrigerede rammebevilling på 8.286 t.kr. som følge af et større forbrug henover året end forventet i denne tidlige prognose, vil der således være et mindreforbrug i 2008, som kan søges overført til 2009.

 
Selv om Borgerrådgiveren som nævnt forventer at overholde sin korrigerede ramme, må der tages generelt forbehold for konsekvenserne af et eventuelt nyt krav om reduktion af serviceudgifter, da et sådant krav kan kollidere med udmøntningen af overførslen fra 2007 til 2008 på 483 t.kr. øremærket til aktiviteter som opfølgning på evalueringen, idet dette beløb ligger ud over den oprindelige bevilling på 7.512 t.kr. og dermed Borgerrådgiverens ramme for serviceudgifter i 2007.

 

Tilsvarende gælder i relation til overførslen på 397 t.kr.

 

Det må endvidere tages et generelt forbehold for resultatet af de igangværende Overenskomstforhandlinger 2008, som kan have en væsentlig indflydelse på udgifterne til administration, idet lønninger er langt den største udgiftspost på budgettet.

 
Indberetningen af det forventede regnskab fremgår af vedlagte regneark, jf. bilag 3, hvorved bemærkes, at der kan bortses fra differencen i skemaet vedrørende "finansposter", da dette beløb set på året er omkostningsneutralt og således prognosen uvedkommende. Beløbet angår udligning af købsmoms mv.

 
Opfølgning på mål og resultater

 

Borgerrådgiveren er etableret af Borgerrepræsentationen for at gøre det lettere for borgere, brugere og erhvervsdrivende i kommunen at klage. Formålet er at styrke dialogen mellem borgerne og forvaltningerne og sikre, at klager bruges til at forbedre kommunens sagsbehandling og betjening.

 

Borgerrådgiveren tager imod henvendelser fra borgere, brugere og erhvervsdrivende, som ønsker at klage over kommunens sagsbehandling og betjening, personalets optræden eller udførelsen af praktiske opgaver. Borgerrådgiveren kan også mægle i sager om diskrimination.

 

Borgerrådgiveren bistår desuden med vejledning om mulighederne for at klage over kommunens afgørelser mv.

 

Borgerrådgiveren kan udtale kritik og afgive henstillinger til forvaltningerne i konkrete klagesager og giver på baggrund heraf generelle anbefalinger til Borgerrepræsentationen i sin årlige beretning med henblik på, at klager bruges til at forbedre kommunens sagsbehandling og betjening.

 

Borgerrådgiveren yder også intern konsulentbistand til forvaltningerne i kommunen, herunder vejledning om og undervisning i forvaltningsretlige regler mv.

 

Borgerrådgiveren har med virkning fra 1. januar 2007 fået udvidet sin kompetence med adgang til at iværksætte undersøgelser på eget initiativ (egen driftsfunktion), herunder adgang til:

 

§        at tage sager op af egen drift, når der må formodes at foreligge et principielt aspekt, eller såfremt der efter de foreliggende oplysninger må antages at være tale om grove eller væsentlige fejl.

 

§        at gennemføre generelle undersøgelser af udvalgte forvaltningsområder efter samråd med Borgerrådgiverudvalget.

 

§        som stikprøvekontrol at foretage inspektion af institutioner eller virksomheder samt tjenestesteder, der hører under Borgerrepræsentationens virksomhed.

 

Som følge af kompetenceudvidelsen har Borgerrådgiveren fået en normeringsudvidelse på 3 årsværk og de eksisterende lokaler er udvidet.

 

Borgerrådgiveren er – med dispensation fra Indenrigs- og Sundhedsministeren – i styrelsesvedtægten sikret uafhængighed af kommunens udvalg, borgmestre og forvaltninger.

 

Borgerrådgiverens virksomhed følges af Borgerrådgiverudvalget, der er nedsat direkte under Borgerrepræsentationen og består af 5 medlemmer af forsamlingen, som ikke samtidig må være borgmestre.

 

Borgerrådgiveren har i budget 2008 indarbejdet konkrete mål og resultatkrav samt en nærmere ydelsesbeskrivelse. Målene angår blandt andet Borgerrådgiverens kapacitet for så vidt angår antallet af sager, som skal kunne behandles indenfor rammebevillingen samt sagsbehandlingstiden hos Borgerrådgiveren. Endvidere er der fastsat mål for antallet af gennemførte inspektioner samt generelle og konkrete egen driftundersøgelser.

 

Borgerrådgiveren har konstateret et stigende sagspres for så vidt angår antallet af oprettede skriftlige klagesager, som ligger væsentligt ud over den oprindeligt forudsatte kapacitet. Der indkommer nu knap 1000 skriftlige sager årligt mod normalt estimeret 800 sager årligt, dvs. en stigning på ca. 25 % i forhold til den forudsatte kapacitet og mere end 30 % i forhold til det hidtidige faktiske sagspres.

 

Det stigende sagspres må formentlig tilskrives en øget synliggørelsesindsats, som blev iværksat som opfølgning på evalueringen af Borgerrådgiveren i 2006 med henblik på at øge kendskabsgraden til institutionen blandt københavnerne.

 

Borgerrådgiveren har håndteret problemstillingen på forskellig vis blandt andet ved rationalisering af arbejdsgange, men det er ikke i sig selv tilstrækkeligt.

 

Til imødegåelse af det stigende sagspres har Borgerrådgiverudvalget derfor ved udgangen af 2007 godkendt, at Borgerrådgiveren i en periode nedtoner synliggørelsen af institutionen.

 

Der er samtidig givet bemyndigelse til en midlertidig normeringsudvidelse med indtil 1 ekstra årsværk årligt i 2008 og 2009 i det omfang denne kan finansieres indenfor rammen med forlods anvendelse af de midler, som ellers var reserveret til synliggørelse.

 

Sideløbende gennemføres en fornyet måling af kendskabsgraden primo 2008, idet alle ekstraordinære aktiviteter som ligger ud over institutionens almindeligt forekommende information henover året er sat i bero indtil målingen foreligger.

 

Der er ikke områder, hvor den forventede resultatopfyldelse i forhold til målene i budget 2008 afviger væsentligt fra de fastsatte resultatkrav på nær sagsbehandlingstiden i realitetssager, som er nedbragt væsentligt gennem en længere periode, men dog fortsat ligger over det fastsatte mål.

 

Nedbringelse af sagsbehandlingstiden i realitetssager er højt prioriteret, og Borgerrådgiveren har iværksat en række konkrete initiativer med henblik herpå.

 

Der er ledelsesmæssig fokus på at søge sagsbehandlingstiden i realitetssagerne nedbragt i overensstemmelse med målet i 2008. Det er dog endnu ikke muligt at se, hvorvidt målet kan nås i indeværende år.

 

I Borgerrådgiverens årlige beretning til Borgerrepræsentationen kvitteres der for den givne bevilling med en nærmere beskrivelse af Borgerrådgiverens aktiviteter i det forgangne beretningsår holdt op imod de af Borgerrådgiverudvalget vedtagne mål.

 

Det henvises til den kommende Borgerrådgiverens beretning 2007 for en nærmere opfølgning på mål, resultatkrav og aktiviteter. På baggrund heraf redegøres der ikke yderligere for Borgerrådgiverens aktiviteter og mål og resultater i denne sammenhæng.

ØKONOMI

 

-

 
VIDERE PROCES

 

Borgerrådgiverens regnskabsprognose pr. 1. kvartal 2008 indgår i en samlet redegørelse for kommunens økonomiske situation som udarbejdes af Økonomiforvaltningen til økonomiudvalgets møde den 13. maj 2008.

 
BILAG

 
Bilag 1:        Prognosecirkulære af 4. december 2007

Bilag 2:        Tidsplan for regnskabsprognoser

Bilag 3:        Regneark "Bruttoficeret budget, regnskab og afvigelser samt opfølgning         på serviceudgifter"

 

 

 

 

 

 

                      Johan Busse

 

 
                                                                                       /Christian Smidt Pålsson