Temadrøftelse af plan for Borgerrådgiverens egen drift-undersøgelser 2018

Indstilling

Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget,

 at Borgerrådgiverudvalget drøfter på hvilken måde forvaltningerne skal inddrages i udarbejdelse af planen for Borgerrådgiverens egen drift-undersøgelser 2018 samt eventuelle særlige emner, som udvalget kunne tænke sig belyst.

Problemstilling

Borgerrådgiveren fastlægger for hvert kalenderår en plan for sine egen drift-undersøgelser (inspektioner og generelle egen drift-undersøgelser). Der skal tages stilling til, hvordan indkaldelsen af forvaltningernes forslag til undersøgelser skal ske, og Borgerrådgiverudvalgets eventuelle tilkendegivelser skal inddrages ved udarbejdelsen af planen. Selve planen bliver fremlagt på et senere møde i Borgerrådgiverudvalget.

Løsning

Borgerrådgiveren gennemfører tre typer undersøgelser af egen drift, dvs. tilsyn iværksat på Borgerrådgiverens initiativ: Konkrete egen drift-undersøgelser, generelle egen drift-undersøgelser og inspektioner.

Borgerrådgiverudvalget godkendte den 22. august 2014 en indstilling under overskriften ”Målrettet Indsats af Borgerrådgiverens egen drift-undersøgelser”.

I forhold til de konkrete egen drift-undersøgelser, som Borgerrådgiveren har mulighed for at iværksætte på baggrund af historier i pressen og andre kilder, indebærer beslutningen, at Borgerrådgiveren i første omgang skriver til forvaltningen og orienterer om, at der er opmærksomhed på en konkret problemstilling, og at Borgerrådgiveren overvejer at iværksætte en undersøgelse. Forvaltningen skal herefter svare Borgerrådgiveren på basis af forvaltningens egen interne undersøgelse. Borgerrådgiveren kan som altid anmode om en given sags akter med videre. Såfremt forvaltningen selv gennemfører en gennemsigtig undersøgelse, drager relevante konklusioner og gennemfører eventuelle opfølgningstiltag, kan sagen afsluttes uden videre fra Borgerrådgiverens side.

I tilfælde af, at forvaltningens egen undersøgelse, konklusion og opfølgning ikke med fornøden sikkerhed kan siges at være tilstrækkelig, konsulteres formanden for Borgerrådgiverudvalget, og først herefter tager Borgerrådgiveren stilling til, om der skal iværksættes en undersøgelse fra Borgerrådgiverens side.

Inddragelsen af formanden for udvalget sker for at sikre politisk opbakning til Borgerrådgiverens prioritering og for at undgå, at Borgerrådgiveren går ind i sager, der vurderes at have tilstrækkelig politisk bevågenhed. Det forudsættes naturligvis, at formanden i forbindelse med denne konsultation ikke agerer partipolitisk, men som formand for udvalget for kommunens uafhængige borgerrådgiverfunktion.

Et eksempel på en konkret egen drift-undersøgelse er Borgerrådgiverens undersøgelse, som udsprang af oplysninger på Avisen.dk’s hjemmeside, om, at der blev gennemført lægeundersøgelser af borgere i jobcenteret på Lærkevej.

Ud over konkrete egen drift-undersøgelser gennemfører Borgerrådgiveren også efter en fastlagt plan generelle undersøgelser og inspektioner. Eksempler på dette kan være Borgerrådgiverens egen drift-undersøgelse af sagsbehandlingen og myndighedsudøvelsen i Borgercenter Børn og Unge og inspektion af telefonbetjening i Jobcenter København, Kontaktcentret.

Denne indstilling angår kun generelle egen drift-undersøgelser og inspektioner, som lægges fast i egen drift-planen for hvert kalenderår. For så vidt angår egen drift-planen indebærer beslutningen, at Borgerrådgiverudvalget inddrages tidligere i processen, så der fra politisk side kan fremsættes forslag til politiske fokusområder for sagsbehandling og borgerbetjening.

Denne del af ændringen skal ses i sammenhæng med, at Borgerrådgiverudvalgets overordnede målsætning i valgperioden 2014-2017 var at styrke den oplevede borgerservice, og at udvalget havde besluttet at arbejde med særlige fokusområder i hvert kalenderår. Disse temaer udgjorde en rød tråd i Borgerrådgiverens udvælgelse af emner til egen drift-planen.

Borgerrådgiverudvalgets beslutning af 22. august 2014 indebar også, at de enkelte fagforvaltninger skulle inddrages i forbindelse med fastlæggelsen af emner til egen drift-planen på den måde, at de kunne komme med forslag til, hvilke emner og temaer de fandt, der fordrede særlig opmærksomhed.

Det betyder ikke, at læringen fra borgerklagerne eller tilsynsaspektet bortfalder, og det vil fortsat være Borgerrådgiveren, der i samråd med udvalget fastlægger planen. Sigtet var at koble egen drift-planen til den øvrige indsats og i sammenhæng med tillidsdagsordenen at give fagforvaltningerne mulighed for af egen drift at anlægge borgerperspektivet og identificere områder, hvor indsatsen kan løftes. Det operationelle mål er, at basere indsatsen på konkrete erfaringer (politikernes, Borgerrådgiverens, forvaltningernes) og holde fast i borgerperspektivet samt videre at sikre god sammenhæng i indsatsen. 

Hidtil har Borgerrådgiveren skriftligt indhentet forvaltningernes forslag til, hvilke emner og temaer, forvaltningerne finder det relevant at overveje til egen drift-planen. Forvaltningernes tilbagemelding har varieret fra forvaltninger, der ikke havde forslag til emner, til forvaltninger, der pegede på helt konkrete og relevante undersøgelser, som de bad om Borgerrådgiverens hjælp til. I de fleste tilfælde, hvor forvaltningerne har fremsat forslag, har de været relevante og gangbare.

Borgerrådgiveren vil inddrage forvaltningerne på samme måde i år som tidligere, medmindre Borgerrådgiverudvalget anbefaler en anden inddragelsesform.

Borgerrådgiveren vil udarbejde en egen drift-plan for 2018 på baggrund af inddragelsen af forvaltningerne og vil desuden inddrage eventuelle forslag fra Borgerrådgiverudvalget. Eventuelle forslag kan f.eks. have fokus på den oplevede borgerservice, lovmedholdelig sagsbehandling, retssikkerhed og god borgerbetjening i øvrigt.

Borgerrådgiveren forventer, at egen drift-planen for 2018 vil kunne dække ca. seks generelle undersøgelser og/eller inspektioner.

Økonomi

Forslaget har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

På baggrund af udvalgets drøftelser og eventuelle tilkendegivelser inddrager Borgerrådgiveren forvaltningerne i udarbejdelsen af egen drift-planen for 2018, som udvalget på et senere møde får lejlighed til at kommentere i et samråd.