Egen driftplan 2017

Indstilling

Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget,

at udvalget drøfter den reviderede plan for Borgerrådgiverens egen drift-undersøgelser på baggrund af udvalgets indarbejdede forslag og ønsker.

Problemstilling

Borgerrådgiverudvalget besluttede den 14. november 2014 en tematisering af egen drift-undersøgelserne for perioden 2014-2017. Temaet for 2017 er på den baggrund ”Den oplevede borgerservice og den erhvervsrettede sagsbehandling”, idet udvalget fandt, at brugerbetjeningen i forbindelse med erhvervsrettet sagsbehandling ikke altid levede op til kommunens målsætninger. Målinger af erhvervsklimaet i kommunen synes ikke at have afkræftet udvalgets daværende vurdering.

Borgerrådgiveren forelægger hermed revideret forslag til egen drift-plan for 2017 til videre drøftelse.

Borgerrådgiveren skal i samråd med Borgerrådgiverudvalget fastlægge en plan for inspektioner og generelle undersøgelser i 2017. Kompetencen følger af vedtægt for Borgerrådgiveren §§ 12-13:

”§ 12. Borgerrådgiveren kan af egen drift optage en konkret sag til undersøgelse, når der må formodes at foreligge et principielt aspekt, eller såfremt der efter de foreliggende oplysninger må antages at være tale om grove eller væsentlige fejl.
Stk. 2. Borgerrådgiveren kan af egen drift gennemføre generelle undersøgelser af udvalgte forvaltningsområder efter samråd med Borgerrådgiverudvalget.

§ 13. Borgerrådgiveren kan foretage inspektioner af institutioner, virksomheder samt tjenestesteder, der hører under Borgerrepræsentationens virksomhed.”

Borgerrådgiveren spurgte med afsæt i udvalget fokusområde ”Den oplevede borgerservice og den erhvervsrettede sagsbehandling” den 14. september 2016 de respektive forvaltningers direktioner, om de havde forslag til emner og temaer, der i særlig grad kunne fremme opbygning og understøttelse af tværgående servicekultur i forvaltningen, og som kunne gøres til genstand for Borgerrådgiverens undersøgelser af egen drift.

Uanset at udvalgets valg af tema lå forud for det øgede fokus på virksomhedernes vilkår, omtalte Borgerrådgiveren i brevet til direktionerne kort 4 måleparametre fra den seneste undersøgelse af erhvervsklimaet, hvor der var sammenfald med Borgerrådgiverens kompetenceområde, nemlig kommunal sagsbehandling, information og dialog med kommunen, kommunens velfærdsservice samt adgangen til kvalificeret arbejdskraft (herunder jobcenterets evne til at formidle den nødvendige arbejdskraft). Det fremgik af Borgerrådgiverens brev til direktionerne videre, at en sådan indsats i form af koordinering, bedre adgang til kontakt og dialog samt målrettet opfølgning allerede er startet op i regi af Københavns Erhvervshus, hvor repræsentanter for relevante enheder og del-forvaltninger indgår i tværgående samarbejder fokuseret på at løfte serviceniveauet over for virksomhederne.

Det kan til udvalgets orientering oplyses, at Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen i samarbejde med Børne- og Ungdomsforvaltningen har udarbejdet en serie tværgående forslag med fokus på den af virksomheder og borgere oplevede servicekultur på tværs af forvaltningen. Også Teknik- og Miljøforvaltningen har fremsendt forslag med fokus på løft af service over for virksomhederne, og Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har oplyst, at denne del af kommunen i sagens natur har relativt lidt erhvervsrettet sagsbehandling og kontakt i øvrigt, men dog har indmeldt forslag inden for denne ramme. Socialforvaltningen og Økonomiforvaltningen har oplyst, at man der ikke har forslag, idet opgavefeltet rammer ved siden af årets tema. Københavns Borgerservice har på vegne af Kultur- og Fritidsforvaltningen oplyst, at man finder temaet relevant og vedkommende, herunder fordi borgerserviceområdet er inde i en hastig udvikling, hvor der til stadighed tages nye initiativer. Der gives dog ikke forslag til yderligere undersøgelser, hvilket begrundes med ”de mange undersøgelser og inspektioner, som Kultur- og Fritidsforvaltningen har været genstand for inden for det seneste år”. Det kan til orientering oplyses, at der i planen for 2016 indgik én undersøgelse af Københavns Borgerservice, nemlig en inspektion med fokus på Digital Post-løsninger, men dertil skal dog lægges undersøgelsen af telefonbetjeningen i Jobcenter København under Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen, idet denne også inddrager en særlig jobcenterenhed i Kontaktcentret, der organisatorisk er en del af Københavns Borgerservice.

Løsning

På baggrund af udvalgets tematisering i form af 4års-plan, Borgerrådgiverens opsamlede erfaringer samt indkomne forslag fra de respektive dele af kommunen har Borgerrådgiveren udarbejdet vedlagte forslag til plan for 2017. Dette forslag er senest revideret på baggrund af udvalgets tilkendegivelser på mødet den 18. november 2016.

Der er lagt særlig vægt på at koble det overordnede tema med konkrete udfordringer i kommunen, idet målet med planen ikke så meget er at konstatere et potentielt niveau af fejl, som det er at understøtte en tværgående kultur, hvor udfordringer erkendes åbent og mulige løsninger understøttes og i forlængelse heraf udbredes. Der tilstræbes med andre ord værdiskabelse for virksomheder, borgere og forvaltningen.

Økonomi

Forslaget rummes inden for allerede eksisterende bevillinger og budgetter.

Videre proces

Egen drift undersøgelser og inspektioner forventes iværksat i løbet af 2017.