Udvalgets arbejdsplan for valgperioden

Indstilling

Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget,

1.  at Borgerrådgiverudvalget godkender forslag til temaer for valgperioden.
2.  at Borgerrådgiverudvalget beslutter, om udvalget vil arbejde videre med at formulere og fremme et værdisæt for god borgerbetjening i Københavns Kommune og i givet fald efter hvilken model.

Problemstilling

På mødet den 20. april 2018 drøftede udvalget sin arbejdsplan for valgperioden.

Udvalget fremsatte ønske om at fortsætte med at arbejde for at styrke den oplevede borgerservice. Udvalget tilsluttede sig de i indstillingen nævnte relevante emner og fremsatte ønske om, at emnet "Den oplevede service for borgere, der er berørt af og afhængig af flere forvaltningers koordinerede indsats" også indgår i udvalgets arbejdsplan.

Udvalget fremsatte videre ønske om at få afdækket mulighederne for at arbejde videre med at formulere og fremme et værdisæt for god borgerbetjening i Københavns Kommune. Udvalget anmodede om at få forelagt en oversigt over de væsentligste eksisterende politikker, retningslinjer, værdigrundlag mv., som angår god borgerbetjening, og som gælder på tværs af forvaltningerne i Københavns Kommune, til videre drøftelse på næste møde.

Udvalget anmodede om på et kommende møde at få forelagt et forslag til ændring af vedtægt for Borgerrådgiveren med henblik på, at give Borgerrådgiveren mulighed for at kunne forpligte kommunens forvaltninger til at samarbejde med hinanden i konkrete sager.

Løsning

Temaer for udvalgsarbejdet

Borgerrådgiveren foreslår på baggrund af drøftelserne og med udgangspunkt i Borgerrådgiverens vurdering af nytteeffekt og behov, at udvalget særligt har fokus på følgende temaer i 2018-2021:

• Den oplevede service for borgere, der er berørt af og afhængig af flere forvaltningers koordinerede indsats (2018-2019)*

• Den oplevede borgerservice og automatisering af sagsbehandlingen og anden digitalisering (2020)

• Den oplevede borgerservice og sagsbehandlingen for psykisk udsatte samt handicappede (2021)

* På grund af emnets bredde og tidspunktet for planens vedtagelse foreslås det, at dette tema er to-årigt.

Det foreslås, at temaerne får særlig prioritet i Borgerrådgiverens egen drift-undersøgelser (egen drift-planen for det pågældende år) samt som fokusområder for Borgerrådgiverens konsultative bistand til de pågældende forvaltningsområder, herunder i Borgerrådgiverens undervisning. Desuden foreslås det, at temaerne danner udgangspunkt for vægtningen af de sager, der omtales i handouts, som udarbejdes løbende til udvalget.

Temaerne udelukker ikke andre emner og vil derfor i de enkelte år suppleres af Borgerrådgiverens øvrige arbejde med undersøgelser, undervisning og konsultativ bistand inden for andre områder baseret på borgernes klager, politiske ønsker samt særlige udtrykte behov fra forvaltningerne og andre input. Temaerne kan ændres ved fornyet beslutning i udvalget.

Værdisæt for god borgerbetjening i Københavns Kommune

Der eksisterer flere regelsæt, normer, værdisæt mv. for borgerbetjeningen i Københavns Kommune. Nogle er forvaltningsspecifikke, f.eks. Kodeks for god sagsbehandling i BIF, mens andre er tværgående og gælder for hele kommunen. En oversigt over nogle af de væsentligste regelsæt, normer, værdisæt mv., som har betydning for borgerbetjeningen er vedlagt som bilag 1.

Disse regler og retningslinjer er dels nationale og dels kommunale, og de er indbyrdes overlappende og supplerer hinanden. En samlet fremstilling af dem eksisterer ikke, og hver enkelt forvaltning, center, enhed, team og sagsbehandler er derfor henvist til selv at skabe sig overblik.

Borgerrådgiverudvalget kan som et rådgivende udvalg (§ 17, stk. 4-udvalg efter kommunestyrelsesloven) ikke på egen hånd formulere eller vedtage et værdisæt, der gælder for Københavns Kommune, men udvalget kan f.eks.

1. søge at iværksætte et arbejde med at sammenfatte alle de allerede gældende centrale regler og normer, der gælder for borgerbetjeningen i kommunen, som et overskueligt arbejdsgrundlag for kommunens medarbejdere og et vurderingsgrundlag for Borgerrådgiveren

2. sammenfatte de værdier, som udvalget anser for vigtigst og anmode Borgerrådgiveren om at prioritere sin indsats til disse inden for rammerne af de eksisterende regler og normer. Herved opnås et politisk aftryk på Borgerrådgiverens arbejde, som også kan formidles til forvaltningerne og deres medarbejdere

3. iværksætte en høring blandt kommunens forvaltninger om, hvad de anser som de centrale pligter og normer, der gælder for borgerbetjeningen, hvilket kunne danne grundlag for en sammenfatning fra udvalget af forvaltningernes eksisterende målsætninger for borgerbetjeningen og dermed kunne udgøre et overskueligt arbejdsgrundlag for medarbejderne og et vurderingsgrundlag for Borgerrådgiveren (en tilsvarende metode blev anvendt af EU's første ombudsmand, som ikke havde et tilstrækkeligt vurderingsgrundlag for sit arbejde, da han tiltrådte)

4. søge at iværksætte udviklingen af en særligt værdisæt for Københavns Kommune f.eks. med inddragelse af borgere, medarbejdere og forvaltninger. Løsningen svarer til The Montréal Charter of Rights and Responsibilities, som er omtalt i bilag 2.

Borgerrepræsentationen vil naturligvis skulle inddrages alt efter, hvilken model udvalget ønsker at afsøge.

Det er Borgerrådgiverens vurdering, at mulighed 2. kan gennemføres inden for Borgerrådgiverens budget inden for et år, og at mulighed 3 også kan afholdes inden for Borgerrådgiverens budget og gennemføres i løbet af 1-1½ år, mens mulighed 1 og 4 vil kræve en bevilling og vil tage længere tid.

Vedtægtsændring

Borgerrådgiveren vil på et senere møde fremlægge forslag til ændring af vedtægt for Borgerrådgiveren.

Økonomi

Forslaget har ingen økonomiske konsekvenser, men kan alt efter den valgte model under andet at-punkt indebære, at der skal udarbejdes et budgetforslag.

Videre proces

Såfremt udvalget godkender planen, vil sekretariatet lægge den til grund for udvalgets mødeaktivitet, ligesom Borgerrådgiveren vil prioritere udvalgets målsætninger og temaer i perioden 2018-2021.