Omlægning af processen for behandlingen af Borgerrådgiverens beretning
Borgerrådgiverudvalget skal tage stilling til, om en omlægning af processen for den årlige behandling af Borgerrådgiverens Beretning kan styrke dialogen om og sikre initiativer til forbedring af sagsbehandlingen mv.
Indstilling
Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget
at Borgerrådgiverudvalget tiltræder Borgerrådgiveren forslag om, at udvalgsdrøftelser af Borgerrådgiverens evaluering af forvaltningernes indsatser for bedre sagsbehandling og borgerbetjening, FOKUS, fremover erstatter de løbende udvalgsdrøftelser af Borgerrådgiverens Beretning, og at udvalgene pålægges at afholde en statusdrøftelse af forvaltningernes indsatser for bedre sagsbehandling og borgerbetjening i de kalenderår, hvor FOKUS-evalueringen ikke udvalgsforelægges.
Problemstilling
På mødet i Borgerrepræsentationen den 17. juni 2015 besluttede forsamlingen at pålægge Borgerrådgiveren i samarbejde med forvaltningerne at undersøge, om en omlægning af processen for behandling af Borgerrådgiverens Beretning kan
- sikre implementering af en række af Borgerrådgiverens anbefalinger
- styrke forankringen af dialogen i udvalg og forvaltninger om initiativer til forbedring af sagsbehandlingen.
Borgerrepræsentationen tilkendegav, at det blandt andet bør undersøges, om behandlingen af beretningen med fordel kan finde sted i fagudvalgene forud for behandlingen i Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen i modsætning til i dag.
Borgerrådgiveren har i samarbejde med forvaltningerne og på baggrund af Borgerrådgiverudvalgets drøftelser den 25. september 2015 undersøgt mulighederne for at sikre en mere målrettet politisk dialog om Borgerrådgiverens konstateringer vedrørende kommunens borgerbetjening og sagsbehandling med henblik på en højere effekt af Borgerrådgiverens konstateringer.
Undersøgelsen peger på, at den nuværende proces for behandling af Borgerrådgiverens beretning ikke er den primære årsag til den aktuelle politiske debat om Borgerrådgiverens arbejde, men at udfordringen derimod skal findes i konkretiseringsgraden af Borgerrådgiverens anbefalinger i beretningen. Fra politisk side efterlyses således nogle mere konkrete anbefalinger fra Borgerrådgiveren til politisk opfølgning, som udvalg for udvalg kan danne rammen om drøftelser af forbedringspotentialer og navnlig hvordan forvaltningerne kan løfte dem.
Det er Borgerrådgiverens opfattelse, at en højere grad af konkretisering af Borgerrådgiverens anbefalinger forudsætter et klart politisk mandat fra Borgerrepræsentationen eller hvert enkelt udvalg samt en betydelig ressourceforøgelse hos Borgerrådgiveren, herunder med henblik på en bredere kompetenceprofil.
Borgerrådgiverens evaluering af forvaltningernes indsatser for bedre sagsbehandling og borgerbetjening, FOKUS, er imidlertid baseret på et specifikt og systematisk analysearbejde rettet imod nærmere udpegede fikspunkter i hver enkelt forvaltning og indeholder derfor i langt højere grad konkrete løsningsforslag for hver forvaltning.
Borgerrådgiveren peger derfor på, at FOKUS er bedre egnet som drøftelsesoplæg i udvalgene.
Borgerrådgiveren peger i vedlagte notat (bilag 1) på tre konkrete løsningsmodeller:
1. Proceduren for den politiske behandling af Borgerrådgiverens Beretning omlægges som foreslået
2. Den Tværgående Juridiske Koordinationsgruppe styrkes
3. Udvalgsdrøftelser sker fremadrettet alene med udgangspunkt i FOKUS
Sidstnævnte model vurderes bedst at kunne sikre en mere målrettet politisk dialog om Borgerrådgiverens konstateringer vedrørende kommunens borgerbetjening og sagsbehandling med henblik på en højere effekt af Borgerrådgiverens konstateringer.
Løsning
Borgerrådgiveren foreslår på denne baggrund, at den faste drøftelse af Borgerrådgiverens Beretning i udvalgene udgår og i stedet afløses af den udvalgsdrøftelse af resultatet af FOKUS, som allerede er besluttet i Borgerrepræsentationen.
Da evalueringsmodellen FOKUS i langt højere grad end Borgerrådgiverens Beretning muliggør og faktisk indeholder konkrete løsningsforslag for hver forvaltning, skønnes FOKUS bedre egnet som drøftelsesoplæg i udvalgene.
Det er Borgerrådgiverens vurdering, at denne løsning har opbakning i forvaltningerne.
Svagheden ved denne løsningsmodel er, at FOKUS er to-årig, og at der derfor vil være længere intervaller imellem udvalgsdrøftelser af sagsbehandling og borgerbetjening med udgangspunkt i Borgerrådgiverens arbejde. Borgerrådgiveren foreslår derfor, at alle udvalg skal have en statusdrøftelse af forvaltningernes indsatser for bedre sagsbehandling og borgerbetjening i de år, hvor FOKUS ikke behandles i udvalgene.
Det indgår i forslaget, at Borgerrådgiveren efter udvalgenes ønske kan inviteres til disse statusdrøftelser for at formidle sit aktuelle billede af forvaltningens styrker og svagheder inden for disse emner.
Herudover vil det naturligvis være muligt for alle udvalgene at tilrettelægge løbende eller ad hoc-drøftelser af Borgerrådgiverens Beretning, hvis det ønskes. Også i denne forbindelse vil Borgerrådgiveren naturligvis kunne inviteres til at deltage i udvalgenes drøftelser.
Økonomi
Forslaget har ingen økonomiske konsekvenser.
Videre proces
Hvis Borgerrådgiverudvalget godkender indstillingen, vil Borgerrådgiveren indarbejde den i den kommende indstilling om Borgerrådgiverens Beretning 2015 (maj 2016), hvorefter den skal behandles i Borgerrepræsentationen efter forud indhentet erklæring fra Økonomiudvalget, således at beslutningen kan behandles i Borgerrepræsentationen inden sommerferien med virkning allerede fra Borgerrådgiverens Beretning 2015.
Johan Busse
/Anne-Sophie Hermansen