Budgetbidrag 2006

Borgerrådgiverudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde fredag den 18. marts 2005

 

 

Åbne punkter

 

4.      Budgetbidrag 2006

 

BOR   8/2005INDSTILLING

Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget,

at det med nærværende indstilling foreslåede budgetbidrag som gengivet i bilag 3, 4, 5, 6, 7 og 8 sendes af Borgerrådgiveren til Økonomiforvaltningen senest den 2. maj 2005 som Borgerrådgiverudvalgets svar på indkaldelsescirkulæret tillige med kopi af indstillingen og udskrift af udvalgets protokollat.

 

RESUME

I medfør af Økonomiudvalgets godkendelse af rammer for udvalgenes budgetbidrag 2006 har overborgmesteren ved brev af 28. januar 2005 indkaldt et budgetbidrag fra Borgerrådgiverudvalget.

 

Af indkaldelsen fremgår, at udvalgets budgetbidrag – efter omstillingsbidrag på 0,1 mio. kr. – skal holdes indenfor en given ramme på 5,116 mio. kr. i 2006.

 

Borgerrådgiveren vedlægger forslag til udvalgets budgetbidrag, hvor det fremgår, at rammebevillingen anføres på 2 funktioner:

 

6.51.1 Administration

6.50.1 Administrationslokaler

 

De samlet 5,116 mio. kr. foreslås fordelt på de 2 funktioner med 0,900 mio. kr. til funktion 6.50.1 (Administrationslokaler), hvilket dækker over dels huslejen inkl. forbrug af vand, varme mv., dels rengøring, samt 4,216 mio. kr. til funktion 6.51.1 (Administration).

 

Omstillingsbidraget på 0,1 mio. kr. frigøres ved besparelser i administrative udgifter til funktionens drift. Det kan supplerende oplyses, at hvis det i kommende budgetår fastholdes, at Borgerrådgiveren skal bidrage til omstilling med et tilsvarende beløb, vurderes det ikke muligt fuldt ud at finansiere omstillingsbidraget ved nedskæringer i administrationsomkostningerne. Da lokaleudgifterne er kontraktmæssigt fastsatte og årligt prisreguleres, er der herefter kun den mulighed, at kommende omstillingsbidrag enten vil fragå de midler, som Borgerrådgiveren i budgettet har reserveret til sin kommunikationsindsats eller vil fragå lønsummen, hvilket kan få indflydelse på normeringen og dermed det antal sager, som vil kunne behandles.

 

I forhold til ønskelisten foreslår Borgerrådgiveren, at der fremsættes ønske om en forøgelse af rammebevillingen på 0,25 mio. kr. årligt med henblik på, at der efter evalueringen i 2006 er mulighed for at foretage opfølgende brugerundersøgelser for at kortlægge tilfredsheden med Borgerrådgiveren.

SAGSBESKRIVELSE

I medfør af Økonomiudvalgets godkendelse af rammer for udvalgenes budgetbidrag 2006 har overborgmesteren ved brev af 28. januar 2005 indkaldt et budgetbidrag fra Borgerrådgiverudvalget, som skal være Økonomiforvaltningen i hænde senest den 2. maj 2005. Der vedlægges kopi af indkaldelsescirkulæret, jf. bilag 1.

 

Endvidere vedlægges som bilag 2 kopi af den indstilling om "Grønne budgetter i Københavns Kommune" fra Miljø- og Forsyningsudvalget (MFU 273/2004), som der er henvist til i bilag 1.

 

Rammen

Af indkaldelsen fremgår, at udvalgets budgetbidrag for 2006 skal holdes indenfor en given ramme på 5,116 mio. kr. (p/l 2006):

 

Vedtaget budget 2005, 1.000 kr.	5.115
Korrektioner (forøgelse af bidrag til barselspulje)	-1
P/L	104
Omstillingsbidrag	-102
Ramme 2006, 1.000 kr.	5.116

 

Det fremgår i øvrigt, at udvalget som led i budgetbidraget anmodes om,

at redegøre for, hvilke budgetanalyser, som er gennemført med henblik på at bidrage til realisering af omstillingsbidraget

at tydeliggøre, hvordan der er tilvejebragt midler udover omstillingsbidraget til omprioritering fra nyanlæg og løbende drift til vedligeholdelse

at indarbejde grønne budgetmål i budgetforslaget

at fremsende ønskeliste til hhv. anlægs- og driftsudvidelser til budgetforslaget

 

Budgetbidraget skal følge de skabeloner, som er udsendt med indkaldelsen.

 

Borgerrådgiveren vedlægger på denne baggrund forslag til udvalgets budgetbidrag i form af et udvalgsafsnit, jf. bilag 3, et ydelsesafsnit, jf. bilag 4, en bevillingsoversigt, jf.  bilag 5, en bevillingstabel, jf. bilag 6, samt en ønskeliste, jf. bilag 7. Endvidere vedlægges en tabel vedrørende grønne budgetmål på udvalgets område, jf. bilag 8.

 

Opmærksomheden henledes på, at opgørelse af sygefravær og andel af medarbejdere med anden etnisk baggrund end dansk i bilag 3 afventer Statistisk Kontor og derfor eventuelt vil blive opdateret af Økonomiforvaltningen, hvis datagrundlaget ikke er på plads inden nærværende budgetbidrag afleveres.

 

Det forudsættes i den forbindelse, at Borgerrådgiveren er bemyndiget til, eventuelt i samråd med Økonomiforvaltningen, at indsætte de manglende oplysninger, hvis de først fremkommer efter Borgerrådgiverudvalgets behandling af denne indstilling.

 

Udgiftsfordeling indenfor rammen

Som det fremgår af budgetbidraget, jf. bilag 3, anføres bevillingen på 2 funktioner:

 

6.51.1 Administration

6.50.1 Administrationslokaler

 

De 5,116 mio. kr. foreslås fordelt på de 2 funktioner med 0,900 mio. kr. til funktion 6.50.1 (Administrationslokaler), hvilket dækker over dels husleje og energiforbrug, dels rengøring, samt 4,216 mio. kr. til funktion 6.51.1 (Administration).

 

Til Borgerrådgiverudvalgets orientering kan supplerende oplyses, at den nærmere udgiftsfordeling indenfor den givne rammebevilling i praksis forventes at være som følger:

 

Udgiftens art	Forventet udg ift, 1.000 kr.
Løn	3350
Lokaler	900
Administration	516
Information	300
Efteruddannelse	50
Sum	5116

 

Særligt vedrørende administrationsudgiften skal bemærkes, at Borgerrådgiveren samarbejder administrativt med Økonomiforvaltningen således som forudsat ved Borgerrepræsentationens beslutning om etablering af funktionen, jf. BR 586/03. Der erlægges samlet ca. 0,3 mio. kr. årligt for Økonomiforvaltningens ydelser på IT-området samt for personaleadministration, bogholderi mv.

 

Udgiften til information dækker over omkostningerne ved annoncering, årsberetning samt tolk og oversættelse.

 

Borgerrådgiverens bemærkninger vedrørende omstillingsbidraget

Udvalget er blevet anmodet om at redegøre for hvilke budgetanalyser, som er gennemført med henblik på at bidrage til realisering af omstillingsbidraget.

 

Dertil kan bemærkes, at der ikke er gennemført budgetanalyser på udvalgets område.

 

Af udvalgsafsnittet i bilag 2 fremgår, at omstillingsbidraget på 0,1 mio. kr. i 2006 for Borgerrådgiveren frigøres ved generelle besparelser i de administrative udgifter, som medgår til funktionens drift.

 

Med administrative udgifter forstås i denne henseende de almindelige udgifter til kontorhold (kontorartikler, bogindkøb, inventar, mødeforplejning, abonnementer, frankering osv.), som Borgerrådgiveren råder over til administration, efter fradrag for den aftalte betaling af Økonomiforvaltningens ydelser som nævnt ovenfor.

 

Det kan hertil supplerende oplyses, at hvis det i kommende budgetår fastholdes, at Borgerrådgiveren skal bidrage til omstillingen med et tilsvarende beløb, vurderes det ikke at være muligt fuldt ud at finansiere omstillingsbidraget ved nedskæringer i administrationsomkostningerne.

 

Da lokaleudgifterne er kontraktmæssigt fastsatte og årligt prisreguleres, er der herefter kun den mulighed, at kommende omstillingsbidrag enten fragår de midler, som Borgerrådgiveren i budgettet har reserveret til kommunikationsindsats (annoncering, årsberetning, tolkebistand mv.), jf. udgiftsgennemgangen ovenfor, eller fragår lønsummen, hvilket i løbet af en kort årrække kan få indflydelse på normeringen og dermed det antal sager, som vil kunne behandles.

 

Borgerrådgiverens bemærkninger vedrørende omprioritering

Udvalget er endvidere blevet anmodet om at tydeliggøre, hvordan der er tilvejebragt midler udover omstillingsbidraget til omprioritering fra nyanlæg og løbende drift til vedligeholdelse.

 

Dertil kan det oplyses, at der ikke er tilvejebragt midler udover omstillingsbidraget til omprioritering fra nyanlæg og løbende drift til vedligeholdelse, jf. bilag 4.

 

Det bemærkes dog i den forbindelse, at der i Borgerrådgiverens udmøntning af den eksisterende rammebevilling i indeværende budgetår 2005 er afsat midler til løbende vedligehold af inventar, samt at Borgerrådgiveren også i det kommende budgetår vil være opmærksom på, at de administrative besparelser, som finansierer omstillingen, så vidt muligt ikke fragår det beløb, som årligt afsættes over driften til det formål.

 

Borgerrådgiverens bemærkninger vedrørende grønne budgetmål

Udvalget er blevet anmodet om at indarbejde grønne budgetmål i budgetforslaget med forbehold for politisk behandling af Miljø- og Forsyningsudvalgets indstilling "Grønne budgetter i Københavns Kommune" (MFU 273/2004).

 

Økonomiforvaltningen 2. kontor har supplerende oplyst, at de grønne budgetmål skal indarbejdes i en selvstændig tabel svarende til "Tabel 4 Grønne budgetmål", som fremgår af det bilag, der er vedlagt Miljø- og Forsyningsudvalgets indstilling som gengivet i bilag 2.

 

Af den nævnte indstilling fremgår, at det foreslås, at forvaltningerne udarbejder grønne budgetmål for indsatsområderne "miljøcertificering" og "økologiske fødevarer" i forbindelse med kommunens budget 2006. Særligt om miljøcertificering fremgår det, at forvaltninger og institutioner skal være miljøcertificeret over tid og at der i forslag til Københavns Agenda 21 er lagt op til, at målene skal nås inden udgangen af 2008. Det fremgår videre, at arbejdet hermed hidtil har været økonomisk støttet fra en central pulje i kommunen.

 

Det bemærkes, at Borgerrådgiverudvalget ikke er blevet hørt over indstillingen, samt at Borgerrådgiveren ikke har været repræsenteret i den tværgående styregruppe, som med faglig bistand fra Miljøkontrollen skulle koordinere og støtte forvaltningerne i deres arbejde med fastlæggelse af grønne budgetmål ud fra de centralt udmeldte indsatsområder.

 

Borgerrådgiveren er imidlertid som en del af kommunen omfattet af de krav, som udmeldes på miljøområdet for samtlige forvaltninger. Borgerrådgiveren har derfor telefonisk drøftet med Miljø- og Forsyningsforvaltningen, hvordan Borgerrådgiverudvalget i relation til budgetbidrag 2006 bedst kan indfri anmodningen om, at der indarbejdes grønne budgetmål.

 

Der er ikke i relation til Borgerrådgiverens drift nogen form for kantine eller anden køkkenvirksomhed, som kan betinge, at der udmeldes grønne budgetmål på indsatsområdet "økologiske fødevarer". Borgerrådgiveren indkøber dog mødeforplejning, ligesom der er kaffeautomat i borgerbetjeningen. Borgerrådgiveren vil gerne på sigt gøre sådanne indkøb økologiske så vidt muligt.

 

Generelt henledes opmærksomheden på, at Borgerrådgiveren anvender kommunens indkøbsaftaler og således også overholder de miljøkrav, d er er i forbindelse med indkøb, f.eks. krav om indkøb af bestemt miljøvenligt papir. Endvidere har Borgerrådgiveren i relation til trykning af sin beretning sørget for, at produktionen foregår på et trykkeri, som arbejder under Svanemærkets principper.

 

Da Borgerrådgiveren kun har været i drift siden august 2004 og således endnu ikke har indhøstet erfaringer på årsbasis med forbrug af fødevarer til mødeforplejning, kontorartikler samt energiforbruget på arbejdspladsen, er det generelt vanskeligt at opstille konkrete miljømål på disse områder.

 

Borgerrådgiveren foreslår på denne baggrund, at Borgerrådgiverudvalget i forhold til budget 2006 ikke indmelder grønne budgetmål, idet kort henvises til ovennævnte argumentation.

 

Borgerrådgiveren anbefaler i stedet, at Borgerrådgiverudvalget i budgetbidrag 2006 udtrykkeligt bemærker, jf. bilag 8, at det forudsættes, at Borgerrådgiveren i 2005 går i dialog med Miljø- og Forsyningsforvaltningen med henblik på en vurdering af, hvordan Borgerrådgiveren fremadrettet kan arbejde med miljømål og eventuelt en miljøcertificering, idet der dog tages forbehold for finansieringen af sidstnævnte.

Borgerrådgiverens bemærkninger vedrørende ønskeliste

Endelig er udvalget blevet anmodet om at fremsende ønskeliste til hhv. anlægs- og driftsudvidelser til budgetforslaget.

 

Borgerrådgiveren anbefaler, jf. bilag 7, at der fremsendes en ønskeliste med et enkelt punkt i form af en forøgelse af rammebevillingen på 0,25 mio. kr. årligt med henblik på, at udvalget også efter evalueringen i 2006 har mulighed for at foretage opfølgende brugerundersøgelser for at kortlægge tilfredsheden med Borgerrådgiveren.

 

Der ses desværre ikke indenfor den eksisterende rammebevilling at være råderum til at bekoste sådanne brugerundersøgelser, når evalueringen i 2006 – som der blandt andet spares op til via ansøgning om overførsel af uforbrugte midler fra 2004 og 2005 – er tilendebragt.

 

ØKONOMISKE KONSEKVENSER

Under forudsætning af, at Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen godkender Borgerrådgiverudvalgets budgetbidrag, oppebæres i 2006 rammebevillingen på 5,116 mio. kr.

 

HØRING

-

 

MILJØMÆSSIGE KONSEKVENSER

-

 

ANDRE KONSEKVENSER

-

 

BILAG

Bilag 1: Indkaldelsescirkulæret

Bilag 2: Indstilling "Grønne budgetter i Københavns Kommune" (MFU 273/2004)

Bilag 3: Udvalgsafsnit

Bilag 4: Ydelsesafsnit

Bilag 5: Bevillingsoversigt

Bilag 6: Bevillingstabel

Bilag 7: Ønskeliste

Bilag 8: Tabel vedrørende grønne budgetmål

 

 

Johan Busse

/Thomas Lund Tækker