Evaluering af Borgerrådgiveren
Evaluering af Borgerrådgiveren
Borgerrådgiverudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde fredag den 17. november 2006
Åbne punkter
5. Evaluering af Borgerrådgiveren
BOR 52/2006INDSTILLING
at evalueringen
af
at
at
at udgifterne til stillingsannoncering
og indretning af arbejdspladser på 0,180 mio. kr. i forbindelse med den
foreslåede normeringsudvidelse, jf. 2. og 3. at, finansieres af
at
at
at der iværksættes en række aktiviteter
i 2007 og fremefter, jf. sagsfremstillingen, idet nærmere prioritering heraf
tilrettelægges af
RESUME
Med Borgerrepræsentationens oprindelige beslutning om
etablering af
Evalueringen er afsluttet i oktober 2006 og afrapporteret af IFKA i vedlagte "Sammenfatning og rekommendation".
Borgerrådgiverudvalget skal i medfør af sit kommissorium
følge op på evalueringen og herunder give anbefalinger til Økonomiudvalget og
Borgerrepræsentationen vedrørende de eventuelle justeringer af
IFKA´s
konklusion er, at der blandt evalueringens tre målgrupper (borgere, brugere og
forvaltning) er en høj grad af tillid til
Evalueringen
sætter derfor ikke spørgsmålstegn ved berettigelsen i etableringen og den
fortsatte eksistens af
IFKA konstaterer, at evalueringen viser, at kendskabet til
IFKA foreslår i øvrigt iværksat en række supplerende og opfølgende undersøgelser i 2007 og 2008.
Den
øgede synliggørelse foreslår
I den
henseende må der tages hensyn til behovet for kapacitetsudvidelse hos
I
forhold til de foreslåede supplerende undersøgelser i 2007/2008, foreslår
Gennemføres samtlige
initiativer som foreslået, medfører det, at
SAGSBESKRIVELSE
Baggrund
Med Borgerrepræsentationens oprindelige beslutning om
etablering af
Borgerrådgiverudvalget har i medfør af sit kommissorium tilrettelagt evalueringen, som er blevet forestået af Institut for Konjunktur-Analyse, kaldet IFKA.
Af kommissoriet fremgår også, at udvalget skal følge op på
evalueringen, dvs. forelægge denne for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen
med henblik på stillingtagen til, om der er behov for en justering af
Evalueringen er afsluttet i oktober 2006 og afrapporteret af IFKA i vedlagte "Sammenfatning og rekommendation", jf. bilag 1.
Evalueringen i hovedtræk
IFKA´s konklusion fremgår på side 28:
"Der er blandt evalueringens tre målgrupper, borgere, brugere og forvaltning,
en høj grad af tillid til
Den skepsis der kommer til udtryk blandt borgerne, går på om der er ressourcer nok til at realisere de krav om forbedringer af kommunens forvaltning som trænger sig på. Man kan diskutere berettigelsen af borgernes skepsis med reference til ressourcemangel, men må konstatere at den holdning er til stede. Det er bemærkelsesværdigt at forvaltningens medarbejdere ikke udtrykker samme skepsis."
IFKA har i øvrigt på side 7 kort sammenfattet evalueringen således:
"Borgerundersøgelsen viser at 13 pct. af borgerne er utilfredse med forvaltningen i Københavns Kommune. Blandt dem der inden for det seneste år havde benyttet Socialforvaltningen, var 30 pct. utilfredse. Graden af utilfredshed understreger behovet for en indsats til forbedring af forvaltningens service over for borgerne.
Borgernes kendskab til
Analysen blandt de ansatte i forvaltningen viser at to ud
af tre, 67 pct., af dem der har deltaget i web-analysen, kender til
Der er større tillid til
70 pct. af forvaltningens ansatte mener at
Antallet af henvendelser til
Ud over at pege på et generelt behov for en øget
informations- og profileringsindsats i forhold til borgerne, tyder evalueringen
også på at der er behov for en særlig indsats over for indvandrere fra
ikke-vestlige kulturer. Der er omvendt ikke i det omfattende datamateriale
noget der tyder på en matthæuseffekt, altså at socialt stærke grupper kender og
bruger
IFKA konstaterer på side 29:
"Evalueringen viser at kendskabet til
Et øget kendskabsniveau blandt borgere og ansatte stiller krav om større ressourcer. Dels til selve informationsindsatsen og i sammenhæng hermed øget kapacitet til sagsbehandling, dels til en øget konsultativ indsats i forhold til forvaltningen."
IFKA foreslår på side 30-33 en handlingsplan med udgangspunkt i følgende indsatsområder:
1. Informationsindsats overfor kommunens
borgere og en bredere offentlighed
IFKA konstaterer, at det er nødvendigt, at
IFKA anbefaler i øvrigt, at der søges midler til løbende
og mere aktiv informationsaktivitet for at øge graden af information til
borgere og virksomheder samt for at fortælle omverdenen, at København i kraft
af
IFKA foreslår ansættelse af en informationsmedarbejder der
kan understøtte
2. Informationsindsats overfor borgere fra
fremmede kulturer
IFKA fastslår, at evalueringen peger på et behov for en særlig informationsindsats i form af et personligt opsøgende arbejde overfor borgere fra fremmede kulturer, eventuelt i samarbejde med de medarbejdere i forvaltningen der i forvejen i anden sammenhæng har kontakt med målgruppen.
IFKA tilføjer, at denne indsats så kan evalueres i 2008.
3. Evaluering af brugen af
IFKA anfører, at årsberetningen har en så vigtig funktion
i
4. Evaluering af virksomheders kendskab og
organisationers kendskab og holdning til
IFKA konstaterer, at der – set i lyset af forslaget om at
bringe den sociale kapital ind som en dimension i
5. Repræsentativ borgerundersøgelse
IFKA finder, at der bør gennemføres en ny repræsentativ undersøgelse blandt borgerne i starten af 2008 svarende til undersøgelsen i 2006 – alternativt kan gennemføres en mindre undersøgelse i 2007 alene med det formål at måle kendskabsniveauet.
6. Undersøgelse blandt kommunens ansatte
IFKA anfører, at en bredere og mere repræsentativ undersøgelse blandt de ansatte vil være ønskelig og med fordel kan gennemføres i slutningen af 2007 eller begyndelsen af 2008.
7. Øget indsats i relation til kendskabs- og
kompetenceudvikling blandt forvaltningens medarbejdere
IFKA konstaterer, at der er behov for at hjælpe de
forvaltninger, som har størst problemer, gennem en øget indsats på kompetence-
og efteruddannelsesområdet, men lader det stå åbent, hvorvidt
Det
er udtrykkeligt markeret i hvilket omfang konstateringerne efter
Visse
dele af opfølgningen er der ikke redegjort nærmere for i denne indstilling
enten fordi der ikke er en klar kobling til de overordnede mål, hvor der kræves
egentlig politisk stillingtagen, eller fordi opfølgningen i øvrigt vurderes
bedst at kunne håndteres på anden vis, f.eks. ved mindre justeringer af den
daglige arbejdstilrettelæggelse samt eksisterende interne procedurer ved
Sammenfattende kan
I
evalueringen konkluderes, at der skal arbejdes med at øge kendskabet til
Dette gælder både generelt i forhold til kommunens borgere og virksomheder, jf. pkt. 1, men også målrettet i forhold til borgere fra fremmede kulturer, f.eks. via en personligt opsøgende indsats og eventuelt i samarbejde med de forvaltninger, som i forvejen i anden sammenhæng har kontakt til målgruppen, jf. pkt. 2.
IFKA
peger konkret på, at der bør søges midler til en løbende og mere aktiv
informationsaktivitet, samt at der i øvrigt bør ansættes en
informationsmedarbejder til at understøtte
IFKA
påpeger samtidig, at der er behov for at hjælpe de forvaltninger, som har
størst problemer, gennem en øget indsats på kompetence- og
efteruddannelsesområdet, jf. pkt. 7, idet det dog står åbent, hvorvidt
Endelig foreslår IFKA, at der gennemføres en række yderligere undersøgelser, jf. pkt. 3, 4, 5 og 6.
Dertil
kommer, at IFKA har rejst spørgsmål om, hvorvidt
IFKA
påpeger, at hvis
Den
øgede synliggørelse, jf. pkt. 1 og 2, foreslår
I den
henseende må der tages hensyn til behovet for kapacitetsudvidelse hos
I
forhold til de af IFKA anbefalede supplerende undersøgelser i 2007/2008, jf.
pkt. 3, 4, 5 og 6, foreslår
Nedenfor
er økonomien og indholdet i de enkelte forslag nærmere beskrevet, men for så
vidt angår de foreslåede
normeringsudvidelser skal generelt bemærkes, at udgiften til
stillingsannoncering og etablering af arbejdspladser på skønsmæssigt 0,18 mio.
kr. for de 3 nye årsværk foreslås afholdt forlods af de tidligere overførte
midler fra 2006, som er øremærket opfølgning på evalueringen[1].
De
estimerede driftsudgifter pr. årsværk dækker løn, herunder pension og særlig
feriegodtgørelse, samt et skønsmæssigt overhead pr. årsværk til administration,
brugerlicenser, hjemmeopkoblinger, efteruddannelse mv.
Med
de nye lokaler, som
Endelig bemærkes, at der i denne sag ved beregningen af de ekstra årsværk, som foreslås tildelt, er taget højde for normeringsudvidelsen som følge af egen drift, som er knyttet an til de nye opgaver, som ligger i den forbindelse.
Normeringsudvidelsen er knyttet an til helt konkrete opgaver som nærmere beskrevet, men kan i øvrigt ses som en understregning af, at Københavns Kommune prioriterer borgernes retssikkerhed og dermed styrker den sociale kapital, jf. herved IFKA´s redegørelse for betydningen heraf.
Ansættelse af medarbejder til styrkelse af
I
relation til ansættelse af en medarbejder til at understøtte den eksisterende
informations- og kommunikationsindsats med henblik på øget synliggørelse,
foreslår
En
sådan medarbejder kan understøtte og supplere
Diverse aktiviteter med henblik på forøgelse
af kendskabsgraden
I
forhold til forøgelse af kendskabsgraden i relation til forskellige målgrupper,
foreslår
Et samlet katalog over mulige aktiviteter er beskrevet i vedlagte bilag 3, hvor der er anført hvad hver enkelt aktivitet skønsmæssigt beløber sig til. Visse af aktiviteterne er tilpasset den eksterne kommunikation, dvs. målrettet borgere og brugere eller andre bestemte målgrupper, mens andre aktiviteter er tilpasset den interne kommunikation, dvs. målrettet kommunens ansatte. En del af aktiviteterne kan dog anvendes bredt, dvs. både internt og eksternt.
Selv
om en del af aktiviteterne er angivet som omkostningsneutrale eller kun
medfører begrænsede omkostninger, som vurderes af
kunne afholdes indenfor
rammerne af det eksisterende driftsbudget, vil de være forbundet med et
ressourcetræk ved
Det
bemærkes, at visse aktiviteter allerede helt eller delvist er iværksat af
Nogle
aktiviteter er enkeltstående af hensyn til intensivt at imødekomme behovet for
synliggørelse i forlængelse af evalueringen med henblik på umiddelbar forøgelse
af kendskabsgraden, mens andre er tænkt som årligt tilbagevendende eller
løbende aktiviteter, hvis primære formål er at konsolidere og udbygge kendskabet
til
Til
finansiering af aktiviteter i 2007 som opfølgning på evalueringen kan
Med
hensyn til midler til den løbende og mere aktive informationsaktivitet, kan
Hvert
år har
I årsberetningerne er nærmere redegjort for informationsindsatsen og relevante samarbejdspartnere.
Det
bemærkes, at der i 2004 i forbindelse med etableringen var afsat midler til
åbningskampagnen, hvor
Skal
En del af midlerne kan i samarbejde med et eksternt bureau anvendes til udarbejdelse af en nærmere informationsstrategi i forlængelse af den eksisterende synliggørelsesplan.
Inden
for rammerne af restbeløbet fra den tidligere overførsel samt den i øvrigt
foreslåede forøgede bevilling til en øget løbende informations- og
synliggørelsesindsats med virkning fra 2008, foreslår
Aktiviteterne kan i visse tilfælde varieres i omfang og udbredelse, hvormed der gives mulighed for at justere på økonomien alt afhængig af behov og prioritering.
Aktiviteterne, der i øvrigt er nærmere beskrevet, jf. bilag 3, kan f.eks. omfatte:
Aktivitet |
Særlig målgruppe |
Økonomi 1000 kr. (skønnet udgifter, min/max) |
|
Opsøgende presseindsats |
Pressen |
- |
- |
Øget samarbejde med foreninger og organisationer |
Foreninger og organisationer |
- |
- |
Revidering og udsendelse af folder |
Borgere og brugere |
50 |
50 |
Større synlighed og forbedret kommunikation
på kommunens hjemmeside |
Borgere og brugere |
- |
- |
Gæsteoptræden eller lignende i radio- og
tv-programmer |
Borgere og brugere |
- |
- |
Plakatsøjler |
Borgere og brugere |
50 |
50 |
Kampagne med udgangspunkt i andet end avisannoncer |
Borgere og
brugere (kan evt. målrettes særlige grupper) |
250 |
2000 |
Åben telefon |
Borgere og brugere |
50 |
150 |
Ambassadører i medborgerhuse og lignende |
Borgere og brugere |
- |
- |
Brevkasse på nettet |
Borgere og brugere |
- |
- |
Vejledning om sagens behandling ved |
Borgere og brugere |
15 |
15 |
Tilbagemelding til borgeren når en
forvaltning har fulgt generelt op på en konkret henstilling eller kritik |
Borgere og brugere |
- |
- |
Samarbejde med Integrationsrådet |
Borgere fra fremmede kulturer |
- |
- |
Samarbejde med indvandrerorganisationer |
Borgere fra fremmede kulturer |
- |
- |
Samarbejde med trossamfund |
Borgere fra fremmede kulturer |
- |
- |
Samarbejde med fremmedsprogede medier |
Borgere fra fremmede kulturer |
- |
- |
Samarbejde med integrationsmedarbejdere |
Borgere fra fremmede kulturer |
- |
- |
Oversættelse og udsendelse af folder |
Borgere fra fremmede kulturer |
100 |
200 |
Samarbejde med sprogcentre og modtagelsesenhed
mv. |
Borgere fra fremmede kulturer |
- |
- |
Resuméer på nettet |
Alle |
- |
- |
Åben konference ved afgivelse af beretningen |
Alle |
75 |
150 |
Oplysende kuvertfyld |
Ansatte i kommunen |
35 |
35 |
Elektronisk nyhedsbrev hvert kvartal |
Ansatte i kommunen |
- |
- |
Forbedret synlighed i forbindelse med kurser
og oplæg |
Ansatte i kommunen |
- |
- |
Præsentationsrunde blandt udvalgte
decentrale forvaltningsenheder |
Ansatte i kommunen |
- |
- |
Egen side på KK-net |
Ansatte i kommunen |
- |
- |
Artikel til forvaltningernes egne nyhedsbreve/magasiner/side
på KK-net |
Ansatte i kommunen |
- |
- |
DIVERSE AKTIVITETER |
625 |
2650 |
|
Overslag til forplejning, leje af lokaler
mv. (f.eks. møder med foreninger) |
25 |
25 |
|
Overslag til diverse materialer, AV-udstyr
mv. (f.eks. oplæg og kurser) |
50 |
50 |
|
Overslag til diverse ydelser fra eksterne
konsulenter/bureauer (f.eks. særdesign og -funktioner på
inter-/intranet og nyhedsbrev). |
50 |
50 |
|
DIVERSE OVERSLAG |
125 |
125 |
|
SKØNNEDE UDGIFTER I ALT |
750 |
2775 |
Selv om en aktivitet er angivet som omkostningsneutral -
eller kun er forbundet med en beskeden udgift, som kan indeholdes i
eksisterende driftsbudget - vil den være forbundet med et ressourcetræk ved
Det
åbner samtidig mulighed for at inddrage og involvere den foreslåede ny
medarbejder, som skal understøtte og supplere
Desuden vil der tidligst på dette tidspunkt være et klart overblik over det økonomiske råderum, jf. sagen om reduktion af serviceudgifter og konsekvenserne af denne indstilling.
Det
er samtidig en forudsætning, at
Ansættelse af jurister til
kapacitetsudvidelse til yderligere sagsbehandling og konsulentbistand
I
relation til forøgelsen af kendskabsgraden anfører IFKA, at der som
udgangspunkt må forventes en stigning i sagstallet ved
I forbindelse
med øget synliggørelse vil antallet af henvendelser til
Det er et politisk vedtaget mål, at 1/3 af borgerne skal
have kendskab til
Ifølge IFKA´s evaluering, jf. s. 27, er kendskabsgraden blandt de utilfredse på 22 %, hvilket med en isoleret fremskrivning af kendskabsgraden til 33 % i dette segment, vil føre til forventeligt 350 flere skriftlige sager pr. år, dvs. i alt ca. 1050 skriftlige sager.
En
sagsbehandler ved
Det bemærkes, at der er en vis usikkerhed forbundet med skønnet over sagstilvæksten. Dertil kommer, at stigningen nok vil indtræde gradvist, efterhånden som den styrkede synliggørelse iværksættes.
Som
nævnt af IFKA kan det samtidig ikke udelukkes, at
Samtidig
vil normeringsudvidelsen medføre en markant styrkelse af
Med
en forøget konsulentbistand kan
Dermed
kan
I
beretningsåret fra 1. april 2005 til 31. marts 2006 afviklede
Kurserne afholdes uden omkostninger for forvaltningerne, men værdien af disse kurser, hvis de skulle have været afholdt af en sædvanlig kursusudbyder, udgør for det pågældende beretningsår anslået op imod 1 mio. kr.
Supplerende undersøgelser i 2007 og 2008
I
forhold til diverse supplerende undersøgelser, som kan afholdes i 2007 og 2008,
foreslår
Varige
midler til undersøgelser af den nævnte art vil give mulighed for løbende måling
af kendskab mv. og dermed være et nyttigt redskab til at justere
Revidering af
I det
omfang kendskabsgraden forøges som forudsat - med de justeringer af
ØKONOMISKE KONSEKVENSER
Gennemføres
samtlige initiativer som foreslået, medfører det, at
HØRING
-
MILJØMÆSSIGE KONSEKVENSER
-
ANDRE KONSEKVENSER
-
BILAG
Bilag 1: Evalueringsrapport fra IFKA.
Bilag 2:
Bilag 3:
Johan Busse
/
[1]
På tidspunktet for nærværende indstilling er
dette reserverede beløb i 2007 på 1 mio. kr., men det kan blive reduceret alt
afhængig af, hvorvidt