Mødeplan 2023

Indstilling

Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget,

at drøfte antallet af udvalgsmøder i 2023

at vælge mellem to forslag til mødeplan for 2023

Problemstilling

Borgerrådgiverudvalgets nuværende mødeplan udløber ved udgangen af 2022. På den baggrund er der behov for at vedtage en mødeplan for 2023.

Udvalget besluttede i februar 2022 at de resterende to udvalgsmøder inden sommerferien 2022 skulle afholdes torsdage fra kl. 08.00-09.30. Udvalget besluttede endvidere, at de to udvalgsmøder efter sommerferien 2022 skulle afholdes mandage i samme tidsrum.

Udvalget besluttede endvidere i februar 2022, at overveje, om der er behov for flere udvalgsmøder om året end de fem møder, der hidtil har udgjort mødeplanen.

Løsning

Ved tilrettelæggelse af mødeplan for 2023 skal der tages hensyn til, dels at udvalget i medfør af sit kommissorium løbende skal følge Borgerrådgiverens virksomhed, dels at der er en række sager, som regnskab 2022, Borgerrådgiverens Beretning 2022, regnskabsprognoser for 2023, budgetbidrag 2023 mv., som skal behandles i løbet af året. Det bemærkes, at den løbende opgave med at følge Borgerrådgiverens virksomhed håndteres ved den faste tilbagevendende mundtlige status på udvalgsmøderne, som løbende blandt andet suppleres med handouts med tematiserede problemstillinger.

På baggrund af erfaringerne fra udvalgsarbejdet i indeværende år, udvalgets tidligere beslutninger om mødefrekvensen og deres nærmere placering og henset til de ovennævnte sager anbefaler Borgerrådgiveren, at der afholdes minimum fem ordinære udvalgsmøder i 2023.

Møderne foreslås afholdt på mandage (så vidt muligt) i tidsrummet kl. 08:00-09:30 fordelt med passende mellemrum i løbet af året.

Hvis mængden af udvalgsmøder fortsætter med at være fem, foreslås følgende mødeplan for året 2023:

• Mandag 23. januar 2023, kl. 08.00 - 09.30
• Mandag 27. marts 2023, kl. 08.00 - 09.30
• Mandag 15. maj 2023, kl. 08.00 - 09.30
• Mandag 21. august 2023, kl. 08.00 - 09.30
• Mandag 20. november 2023, kl. 08.00 - 09.30

Hvis mødeplanen udvides med et møde, foreslås følgende mødeplan for året 2023: 

• Mandag 23. januar 2023, kl. 08.00 - 09.30
• Mandag 27. marts 2023, kl. 08.00 - 09.30
• Mandag 15. maj 2023, kl. 08.00 - 09.30
• Mandag 21. august 2023, kl. 08.00 - 09.30
• Mandag 23. oktober 2023, kl. 08.00 - 09.30
• Mandag 11. december 2023, kl. 08.00 - 09.30

Udvalgsmødernes afholdes i Borgerrådgiverens mødelokale, Tietgensgade 31A 1704 København V, medmindre andet meddeles.

Økonomi

Alle udgifter til sekretærbistand, forplejning mv. afholdes inden for rammerne af Borgerrådgiverens driftsbudget.

Videre proces

Hvis udvalget beslutter, at der skal afholdes et højere antal udvalgsmøder i 2023, vil sekretariatet udarbejdet en ny mødeplan som vil blive sendt i skriftlig høring til udvalget i indeværende år.