Regnskabsprognose 2006 - forventet regnskab pr. august 2006

Se alle bilag

Regnskabsprognose 2006 - forventet regnskab pr. august 2006

Borgerrådgiverudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde mandag den 14. august 2006

Åbne punkter

4. Regnskabsprognose 2006 - forventet regnskab pr. august 2006

BOR 36/2006INDSTILLING

Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget,

at regnskabet for de første syv måneder af 2006 samt forventet regnskab for hele 2006 – herunder den anviste reduktion i serviceudgifter – godkendes og sendes til Økonomiudvalget som svar på indkaldelsen af regnskabsprognosen, idet forudsættes at Borgerrådgiverudvalget samtidig godkender, at aktiviteter som led i opfølgning på evalueringen udskydes fra ultimo 2006 til primo 2007.

at Borgerrådgiverudvalget i forbindelse med den anviste reduktion i serviceudgifter overfor Økonomiudvalget dels tager et generelt forbehold vedrørende udredningen af fejlkonteret løn i 2005 og 2006 som beskrevet i sagsfremstillingen, dels anmoder om, at Borgerrådgiverens overskridelse af den oprindelige budgetramme i 2006 ikke medfører en tilsvarende reduktion i budgetrammen for 2007 under henvisning til, at det ikke er muligt at omprioritere væsentligt indenfor Borgerrådgiverens forholdsvis begrænsede budgetramme og idet bemærkes, at overskridelsen beror på en kontraktlig forpligtelse, som påhviler kommunen.

RESUME

Økonomiforvaltningen har indkaldt en regnskabsprognose for 2006, som danner grundlag for en samlet redegørelse vedrørende kommunens økonomiske situation som behandles af Økonomiudvalget den 26. september 2006.

Borgerrådgiverens ramme er – efter den tidlige overførsel på 500.000,- kr. fra 2005, den forventede ordinære overførsel på 716.000,- kr. samt udmøntning af en central lønpulje på 58.000,- kr. – justeret fra oprindeligt 5.121.000,- kr. til 6.395.000,- kr.

Omkring den samlede overførsel af uforbrugte midler fra 2005 til 2006 på i alt 1.216.000.- kr. bemærkes generelt, at dette beløb er politisk øremærket.

Oprindeligt skulle beløbet anvendes inden årets udgang til fejlkonteret løn for 2005 samt evaluering og aktiviteter i tilknytning hertil, men Økonomiforvaltningen har imidlertid – med henvisning til en beslutning fra Borgerrepræsentationen – anmodet Borgerrådgiveren om at anvise hvor der kan ske en reduktion i udvalgets korrigerede budget for 2006 med et beløb, så udgifterne ikke overstiger niveauet i det vedtagne budget 2006.

Dette bevirker, at hovedparten af dette beløb så vidt muligt bør overføres til 2007.

På årsbasis er den samlede korrigerede budgetramme på 6.395.000,- kr. fordelt med 900.000,- kr. til "Administrationsbygninger" og 5.495.000,- kr. til "Sekretariat og forvaltninger".

Borgerrådgiveren har for de første syv måneder i 2006 forventet en samlet udgift på 3.345.000,- kr. fordelt med 658.000,- kr. til "Administrationsbygninger" og 2.687.000,- kr. til "Sekretariat og forvaltninger".

Det samlede forbrug i samme periode beløber sig til 3.298.000,- kr. fordelt med 296.000,- kr. til "Administrationsbygninger" og 3.002.000,- kr. til "Sekretariat og forvaltninger".

Der er således et samlet mindreforbrug på 47.000,- kr. opgjort som et mindreforbrug på 362.000,- kr. vedrørende "Administrationsbygninger" og et merforbrug på 315.000,- kr. vedrørende "Sekretariat og forvaltninger".

Mindreforbruget på "Administrationsbygninger" på 362.000,- kr. skyldes dels en betalingsforskydning på 185.000,- kr., dels en omkostningsændring på 177.000,- kr.

Merforbruget på "Sekretariat og forvaltninger" på 315.000,- kr. er reelt mindre, idet der – som også konstateret i 1. kvartals regnskab – er sket en fejlkontering vedrørende løn i marts 2006 på skønsmæssigt 220.000,- kr.

Henset til dette mellemværende er merforbruget på "Sekretariat og forvaltninger" i årets første syv måneder reelt på 95.000,-kr.

Mindreforbruget beror på betalingsforskydning, idet størstedelen af udgiften forbundet med den igangværende evaluering er afholdt i årets syv første måneder, hvilket afviger fra den oprindelige periodisering.

For hele 2006 forventes Borgerrådgiveren regnskab at udvise et forbrug på i alt 5.395.000,- kr., hvilket er et mindreforbrug på 1.000.000,- kr. i forhold til den senest korrigerede ramme på 6.395.000,- kr.

Opgørelsen af det således forventede mindreforbrug anvises hermed som reduktion af serviceudgifterne for Borgerrådgiveren med henblik på – så vidt muligt – at holde det oprindeligt vedtagne budget, idet bemærkes, at anmodningen ikke dermed er fuldt ud imødekommet.

På baggrund af Borgerrådgiverens statistik til Borgerrådgiverudvalget for 2. kvartal 2006 er der ikke områder, hvor den forventede resultatopfyldelse i forhold til målene i budget 2006 væsentligt afviger fra de fastsatte resultatkrav.

Eneste afvigelse i 2. kvartals statistik er i relation til målet for sagsbehandlingstiden i realitetssager, hvor der kan konstateres en overskridelse af det fastsatte mål, som dog er væsentlig mindre end den målte overskridelse i de foregående kvartaler.

SAGSBESKRIVELSE

Med vedlagte mail af 30. juni 2006 med tilhørende indkaldelsesbrev mv., jf. bilag 1, har Økonomiforvaltningen indkaldt regnskabsprognose for 2006, dvs. forventet regnskab 2006, regnskab efter årets syv første måneder og opfølgning på aktiviteter og enhedspriser samt mål og resultater.

Forvaltningernes indberetninger skal være Økonomiforvaltningen i hænde senest den 21. august 2006 og der er frist for udvalgsgodkendelse den 12. september 2006.

Indberetningen danner grundlag for en samlet redegørelse vedrørende kommunens økonomiske situation som behandles af Økonomiudvalget den 26. september 2006.

Borgerrådgiverens samlede ramme i 2006

Oprindeligt Inkl. overførsler og budget lønpuljeandel

6.50.11 "Administrationsbygninger" 0,900 mio. kr. 0,900 mio. kr.

6.51.11 "Sekretariat og forvaltninger" 4,221 mio. kr. 5,495 mio. kr.

Rammebevilling i alt 5,121 mio. kr. 6,395 mio. kr.

Det bemærkes, at "Administrationsbygninger" omfatter husleje, energiforbrug, vinduespolering og rengøring, mens "Sekretariat og forvaltninger" omfatter alle øvrige udgifter, herunder lønninger, kontorhold, information mv.

Omkring den samlede overførsel af uforbrugte midler fra 2005 til 2006 på i alt 1.216.000,- kr., som figurerer på funktion 6.51.11 "Sekretariat og forvaltninger", bemærkes generelt, at dette beløb er politisk øremærket.

Oprindeligt skulle beløbet anvendes inden årets udgang til fejlkonteret løn for 2005 samt evaluering og aktiviteter i tilknytning hertil.

Økonomiforvaltningen har imidlertid ved brev af 13. juni 2006, jf. bilag 2, anmodet Borgerrådgiveren om at anvise hvor der kan ske en reduktion i udvalgets korrigerede budget for 2006 med et beløb, så udvalgets serviceudgifter ikke overstiger niveauet i vedtaget budget 2006, hvilket bevirker, at hovedparten af dette beløb så vidt muligt bør overføres til 2007.

Af brevet fremgår blandt andet:

"[…] Borgerrepræsentationen orienterede den 18. maj 2006 udvalgene om 'Lov om regulering af statstilskuddet til kommunerne i 2007' (BR 281/06). Borgerrepræsentationen besluttede, at udvalgene i deres indberetning til halvårsregnskabet for 2006 skal anvise, hvor serviceudgifterne i udvalgets korrigerede budget for 2006 kan reduceres med et beløb så udvalgets serviceudgifter ikke overstiger niveauet i vedtaget budget 2006. De beløb, som udvalgets budget reduceres med i 2006, reserveres til udvalgets budget 2007. Overskrider et udvalg udvalgets budgetramme for serviceudgifter i 2006, reduceres udvalgets budget i 2007 med et beløb svarende til overskridelsen af serviceudgifterne i regnskabet for 2006.

Folketinget har den 30. maj vedtaget lov om regulering af statstilskuddet til kommunerne i 2007, hvis kommunerne i 2006 overskrider de budgetterede serviceudgifter i budgettet pr. 15. februar 2006. Formålet med loven er at sikre, at kommunernes revurderede budgetter overholdes i 2006. Københavns Kommune skal derfor undgå at overskride budgettet for kommunens serviceudgifter i budgettet for 2006. […]"

Borgerrådgiveren har ved brev af 20. juni 2006, jf. bilag 3, foreløbig besvaret denne henvendelse og blandt andet anført:

"[…] I forbindelse med aflæggelsen af den første regnskabsprognose 2006 i 1. kvartal konstaterede Borgerrådgiveren, at det samlede overførte beløb på 1.216.000,- kr. var politisk øremærket og således fuldt ud påregnedes anvendt inden årets udgang til det angivne formål, dvs. ud over den almindelige d rift.

Borgerrådgiveren forventede i øvrigt, at der indenfor den oprindelige budgetramme på 5.121.000,- kr. (udmøntningen af lønpuljen var ikke effektueret og således ikke indregnet) ville være et mindreforbrug vedrørende 'Administrationsbygninger' på 195.000,- kr. set henover året, hvilket dog forventedes opvejet af et tilsvarende merforbrug på 'Sekretariat og forvaltninger', så regnskabet for 2006 ville balancere.

Med henvisning til Økonomiforvaltningens anmodning i brevet af 13. juni 2006 vil Borgerrådgiveren i en særskilt indstilling nu anbefale Borgerrådgiverudvalget, at den del af den samlede overførsel på 1.216.000,- kr., som endnu ikke er disponeret i 2006 - dvs. den fulde ordinære overførsel tillige med det eventuelle restbeløb fra den tidlige overførsel, hvilket samlet skønsmæssigt kan opgøres til ca. 780.000,- kr. - undlades afholdt i 2006 og således videreoverføres til 2007.

Det forudsætter dog, at Borgerrådgiverudvalget samtidig kan godkende, at aktiviteterne som led i opfølgningen på evalueringen udskydes tilsvarende.

Der tages i den forbindelse i øvrigt forbehold for den eventuelle interne afregning med Økonomiforvaltningen af fejlkonteret løn.

Dertil kommer, at Borgerrådgiveren – efter en gennemgang af det faktiske forbrug fra årsskiftet til dato sammenholdt med de forventede driftsudgifter i samme periode – vurderer, at de samlede almindelige driftsudgifter kan reduceres med skønsmæssigt ca. 220.000,- kr. i 2006.

Beløbet fremkommer ved at foreløbigt at undlade revidering og trykning af nye informationsfoldere samt ved generelle besparelser henover året i forhold til almindelige udgifter til administration, information mv.

Det bemærkes dog, at eventuelle efterslæb i denne henseende må indhentes ved tilsvarende opprioritering primo 2007.

Sammenfattende forventer Borgerrådgiveren på denne baggrund at kunne anvise en samlet reduktion på 1.000.000,- kr. i forhold til det korrigerede budget på 6.395.000,- kr.

Dermed forventes serviceudgifterne i 2006 at udgøre 5.395.000,- kr. mod det oprindeligt vedtagne budget på 5.179.000,- kr., dvs. en overskridelse på 216.000,- kr."

Ved besvarelsen har Borgerrådgiveren taget forbehold for Borgerrådgiverudvalgets efterfølgende godkendelse.

Borgerrådgiverens udgifter efter de første syv måneder i 2006

Borgerrådgiveren har for de første syv måneder i 2006 forventet en samlet udgift på ca. 3.345.000,- kr. fordelt med 658.000,- kr. til "Administrationsbygninger" og 2.687.000,- kr. til "Sekretariat og forvaltninger".

Det samlede forbrug i samme periode beløber sig til 3.298.000,- kr. fordelt med 296.000,- kr. til "Administrationsbygninger" og 3.002.000,- kr. til "Sekretariat og forvaltninger".

Der er således et samlet mindreforbrug på 47.000,- kr. opgjort som dels et mindreforbrug på 362.000,- kr. vedrørende "Administrationsbygninger", dels et merforbrug på 315.000,- kr. vedrørende "Sekretariat og forvaltninger".

Særligt vedrørende "Administrationsbygninger"

Mindreforbruget på "Administrationsbygninger" på i alt 362.000,- kr. skyldes dels en betalingsforskydning, dels en omkostningsændring.

Betalingsforskydningen udgør ca. 185.000,- kr. og beror på en forsinkelse i forhold til den interne kontering af forudbetalt husleje og á conto energiforbrug vedrørende 3. kvartal 2006.

Omkostningsændringen på de resterende 177.000,- kr. relaterer sig til en i 1. kvartal modtagen tilbagebetaling af for meget betalt husleje med tilbagevirkende kraft samt en varig lejenedsættelse i øvrigt.

Særligt vedrørende "Sekretariat og forvaltninger"

Merforbruget på "Sekretariat og forvaltninger" på i alt 315.000,- kr. er i realiteten mindre, idet der – som også konstateret i 1. kvartals regnskab – tidligere er sket en fejlkontering vedrørende løn på skønsmæssigt 220.000,- kr.

I forhold til forventet regnskab må der nødvendigvis tages der højde for denne fejl.

Økonomiforvaltningen har tidligere oplyst, at fejlen vil blive søgt udredt, eventuelt i samråd med KMD, som varetager kørslerne i lønsystemet, men der foreligger endnu ikke nogen tilbageførsel af det fejlkonterede beløb.

Korrigeret herfor er merforbruget på "Sekretariat og forvaltninger" i årets første syv måneder reelt på 95.000,-kr.

Merforbruget beror på betalingsforskydning, idet størstedelen af udgiften forbundet med den igangværende evaluering er afholdt i årets første syv måneder, hvilket er en afvigelse fra den oprindelige periodisering.

Forventet regnskab 2006

Samlet forventes Borgerrådgiverens regnskab for 2006 at udvise et forbrug på i alt ca. 5.395.000,- kr., hvilket er et mindreforbrug på 1.000.000,- kr. i forhold til den senest korrigerede ramme på 6.395.000,- kr.

Mindreforbruget fremkommer hovedsageligt ved at udskyde de aktiviteter som led i opfølgningen på evalueringen, der ellers var påtænkt gennemført i slutningen af året.

Dermed kan den fulde ordinære overførsel tillige med et eventuelt restbeløb fra den tidlige overførsel - skønsmæssigt opgjort til ca. 780.000,- kr. jf. brev af 20. juni 2006 til Økonomiforvaltningen som nævnt ovenfor - videreoverføres til 2007.

Dertil kommer et forventet mindreforbrug for hele året på ca. 220.000,- kr., der fremkommer dels ved den akkumulerede sparede husleje som nævnt ovenfor, dels ved generelle besparelser resten af året.

Opgørelsen af det således forventede mindreforbrug på i alt 1.000.000,- kr. anvises hermed som reduktion af serviceudgifterne for Borgerrådgiveren med henblik på, at Borgerrådgiveren – så vidt muligt – kan holde det oprindeligt vedtagne budget, jf. Økonomiforvaltningens anmodning i brev af 13. juni 2006.

Det bemærkes, at anmodningen om reduktion af serviceudgifter ikke dermed er fuldt ud imødekommet.

Når dette ikke er muligt skyldes det, at Borgerrådgiveren er kontraktligt forpligtet i forhold til at honorere evaluator med hovedparten af den tidlige overførsel på 500.000,- kr.

Det er i overensstemmelse med den oprindelige politiske øremærkning af midlerne og ligger indenfor den korrigerede ramme, men kolliderer med det nu konstaterede behov for at holde den oprindelige ramme, idet denne ekstraordinære udgift ikke kan kompenseres fuldt ud gennem omkostningsændringer og almindelige besparelser.

I forhold til overskridelsen af den oprindelige ramme gøres særligt opmærksom på, dels at Borgerrådgiverens rammebevilling fuldt ud vedrører serviceudgifter, dels at Borgerrådgiveren behandler klager og yder konsulentbistand til forvaltningerne indenfor alle områder, som er omfattet af Borgerrepræsentationens kompetence og tilsyn. Borgerrådgiveren er således såvel et kommunalt som et amtsligt servicetilbud. Den nærmere fordeling mellem den kommunale og den amtslige andel kan ikke uden videre opgøres præcist, men følger for så vidt kommunens forholdsmæssige aktivitetsfordeling i den henseende.

Indberetningen af det forventede regnskab fremgår af vedlagte regneark, jf. bilag 4, hvorved bemærkes, at der kan bortses fra differencen i skemaet på 242.000,- kr. vedrørende "finansposter", da dette beløb set på året er omkostningsneutralt og således er regnskabsprognosen uvedkommende. Beløbet relaterer sig til den løbende udligning af købsmoms samt forskydninger i kortfristet gæld og tilgodehavender mv.

Der tages generelt forbehold for den nærmere udredning af fejlkonteret løn både for 2005 og 2006 som nævnt ovenfor.

Opfølgning på aktiviteter, mål og resultater

Borgerrådgiverens aktiviteter omfatter primært behandling af klager fra borgere, brugere og erhvervsdrivende vedrørende kommunens sagsbehandling og betjening.

Borgerrådgiveren har i budget 2006 indarbejdet konkrete mål og resultatkrav samt en nærmere ydelsesbeskrivelse for Borgerrådgiveren i tilknytning til enhedsprisen, som er lig med rammebevillingen.

Målene i budget 2006 angår Borgerrådgiverens kapacitet for så vidt angår antallet af sager, som skal kunne behandles indenfor rammebevillingen, samt sagsbehandlingstiden ved Borgerrådgiveren.

På baggrund af Borgerrådgiverens statistik til Borgerrådgiverudvalget for 2. kvartal 2006, jf. bilag 5, er der ikke områder, hvor den forventede resultatopfyldelse i forhold til målene i budget 2006 væsentligt afviger fra de fastsatte resultatkrav.

Eneste afvigelse i 2. kvartals statistik er i relation til målet for sagsbehandlingstiden i realitetssager, dvs. sager, hvor Borgerrådgiveren foretager en undersøgelse af, om kommunens forvaltninger har handlet i overensstemmelse med lovgivningen mv.

I relation til dette mål kan der konstateres en overskridelse af det fastsatte mål, men overskridelsen er dog væsentlig mindre end den målte overskridelse i de foregående kvartaler, hvilket må tilskrives de tiltag som Borgerrådgiveren har iværksat for at nå målet (intern omfordeling af sager, skærpet intern kontrol med sagsbehandlingstid, ansættelse af studentermedhjælp samt indskærpelse til forvaltningerne vedrørende overholdelse fristerne for besvarelse af høringer fra Borgerrådgiveren).

I Borgerrådgiverens årlige beretning til Borgerrepræsentationen, hvor der kvitteres for den givne bevilling, er Borgerrådgiverens aktiviteter i det forgangne beretningsår generelt holdt op imod de af Borgerrådgiverudvalget vedtagne mål.

Der henvises til Borgerrådgiverens Beretning 2005 for en nærmere opfølgning på mål, resultatkrav og aktiviteter.

På baggrund heraf redegøres ikke yderligere for Borgerrådgiverens aktiviteter, mål og resultater i denne sammenhæng.< /p>

ØKONOMISKE KONSEKVENSER

HØRING

MILJØMÆSSIGE KONSEKVENSER

ANDRE KONSEKVENSER

BILAG

Bilag 1: Mail af 30. juni 2006 fra Økonomiforvaltningen til Borgerrådgiveren.

Bilag 2: Brev af 13. juni 2006 fra Økonomiforvaltningen til Borgerrådgiveren

Bilag 3: Brev af 20. juni 2006 fra Borgerrådgiveren til Økonomiforvaltningen

Bilag 4: Regneark vedrørende indberetning af forventet regnskab 2006.

Bilag 5: Notat vedrørende henvendelser til Borgerrådgiveren, 2. kvartal 2006