Redegørelse om møder med forvaltningsledelserne

Borgerrådgiverudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde fredag den 12. november 2004

 

 

Åbne punkter

 

3.      Redegørelse om møder med forvaltningsledelserne

 

BOR  42/2004INDSTILLING

Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget,

at nærværende redegørelse om møder med forvaltningsledelserne tages til efterretning

 

RESUME

Det fremgår af grundlaget for Borgerrepræsentationens beslutning om oprettelse af Borgerrådgiveren, at løbende dialog og udveksling af erfaringer med forvaltningerne er en af hovedhjørnestenene i et velfungerende tilbagemeldingssystem.

I beslutningsgrundlaget er videre forudsat, at Borgerrådgiveren skal samarbejde med forvaltningerne om kortlægning og information om eksisterende klagemuligheder, f.eks. via udviklingen af en fælles klageportal for Københavns Kommune.

På denne baggrund har Borgerrådgiveren i efteråret 2004 holdt møder med ledelsen af samtlige forvaltninger.

Der er indgået konkrete aftaler om, hvordan forvaltningernes ledelse bedst kan inddrages i konkrete klagesager. Det er også aftalt, at der vil være en løbende dialog, både i forbindelse konkrete sager og i form af fast tilbagevendende møder.

Endvidere har Borgerrådgiveren orienteret om form og procedure i forhold til den årlige beretning.

Der var opbakning til et fælles projekt med henblik på etablering af en klageportal, som vil være klar til offentliggørelse i sommeren 2005.

Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget, at nærværende redegørelse om møder med forvaltningsledelserne tages til efterretning.

SAGSBESKRIVELSE

Det fremgår af grundlaget for Borgerrepræsentationens beslutning[1] om oprettelse af Borgerrådgiveren, at:

"(…) løbende dialog og udveksling af erfaringer med forvaltningerne er en af hovedhjørnestenene i et velfungerende tilbagemeldingssystem. Omfanget og arten af kontakten med de enkelte forvaltninger tilrettelægges af Borgerrådgiveren efter behov og på baggrund af nærmere aftale med de enkelte administrerende direktører".

I beslutningsgrundlaget er videre forudsat, at Borgerrådgiveren skal samarbejde med forvaltningerne om kortlægning og information om eksisterende klagemuligheder, f.eks. via udviklingen af en fælles klageportal for Københavns Kommune.

På denne baggrund har Borgerrådgiveren i efteråret 2004 holdt møder med ledelsen af samtlige forvaltninger.

Det væsentligste tema på samtlige disse møder har været den praktiske håndtering af klagesager.

Det har i den forbindelse været drøftet, hvordan forvaltningernes ledelse bedst kan inddrages i konkrete klagesager og der er indgået konkrete aftaler herom, herunder aftaler om udlån af sagsakter samt frister for besvarelse.

Det er samtidig aftalt, at der vil være en løbende dialog, både i forbindelse konkrete sager og i form af fast tilbagevendende møder, ligesom Borgerrådgiveren efter aftale tilrettelægger individuelt tilpassede interne kurser, f.eks. i sagsbehandling og god forvaltningsskik.

Endvidere har Borgerrådgiveren orienteret om form og procedure i forhold til den årlige beretning, hvor forvaltningerne gives mulighed for at drøfte forbedringer af administrative procedurer mv. med Borgerrådgiveren inden politisk behandling med henblik på at sikre, at Borgerrådgiverens forbedringsforslag er konkretiserede og operationelle i den form, hvori de forelægges Borgerrepræsentationen.

Endelig har overvejelserne om etablering af en fælles klageportal været drøftet med afsæt i et udkast til projektbeskrivelse.

Det overordnede formål er at skabe én indgang på kommunens hjemmeside – som supplerer den information, der i øvrigt ligger på www.kk.dk – hvor diverse relevante informationer om klagesystemet er samlet på en struktureret og let tilgængelig måde til gavn for kommunens borgere, brugere og erhvervsdrivende. Klageportalen vil som en sidegevinst også være til nytte for forvaltningerne, politikerne og eksterne myndigheder, når der søges information om klageveje mv.

Der var opbakning til projektet fra samtlige forvaltninger, som hver især vil udpege en projektmedarbejder til det tværgående projekt, når en endelig projektbeskrivelse har været forelagt kredsen af administrerende direktører.

Projektet ledes af en projektleder udpeget af Borgerrådgiveren og der arbejdes med en tidsplan, hvor portalen vil være klar til offentliggørelse i sommeren 2005.

Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget, at nærværende redegørelse om møder med forvaltningsledelserne tages til efterretning.

 

ØKONOMISKE KONSEKVENSER

Borgerrådgiveren afholder udgiften til mødeforplejning til projektgruppen omkring klageportalen samt eventuelle udgifter til opsætning af website og lignende i den forbindelse indenfor rammerne af sit budget.

 

HØRING

-

 

MILJØMÆSSIGE KONSEKVENSER

-

 

ANDRE KONSEKVENSER

-

 

BILAG

-

 

Johan Busse

/Thomas Lund Tækker