Borgerrådgiverens regnskabsprognose 2005 efter 1. halvår 2005

Borgerrådgiverudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde fredag den 12. august 2005

Åbne punkter

3. Borgerrådgiverens regnskabsprognose 2005 efter 1. halvår 2005

BOR 26/2005INDSTILLING

Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget,

at regnskabet for 1. halvår 2005 og prognose for hele året, jf. sagsfremstillingen, godkendes med henblik på, at Borgerrådgiveren kan sende indstillingen med bilag samt udvalgets protokollat til Økonomiudvalget som Borgerrådgiverudvalgets svar på indkaldelsen af halvårsregnskab og prognose for 2005.

RESUME

Økonomiforvaltningen har til brug for Økonomiudvalgets møde den 30. august 2005 indkaldt regnskab for 1. halvår tillige med en prognose for hele 2005.

Borgerrådgiverudvalgets indberetning skal være Økonomiudvalget i hænde senest mandag den 22. august 2005.

Borgerrådgiverens rammebevilling for 2005 udgør 5,115 mio. kr. Dertil kommer den af Borgerrepræsentationen godkendte overførsel på 0,879 mio. kr., hvorefter det samlede aktuelle budget for 2005 på 5,994 mio. kr. er fordelt således:

6.50.11 "Lokaler" 0,800 mio. kr.

6.51.11 "Sekretariat og forvaltninger" 5,194 mio. kr.

Aktuelt budget i alt 5,994 mio. kr.

For 1. halvår 2005, dvs. 1. og 2. kvartal, har Borgerrådgiveren forventet en samlet udgift på 2.553.000,- kr. fordelt med 400.000,- kr. til "Lokaler" og 2.153.000,- kr. til "Sekretariat og forvaltninger".

På "Lokaler" har der i 1. halvår været et samlet forbrug på 413.000,-, dvs. 13.000,- kr. mere end forventet.

Det forventede regnskab på "Lokaler" for hele 2005 udviser et skønnet merforbrug på indtil 100.000,- kr. Dermed forventes den samlede årlige udgift til "Lokaler" at andrage 900.000,- kr. mod oprindeligt budgetteret 800.000,- kr. indenfor rammebevillingen på 5.115.000,- kr.

På "Sekretariat og forvaltninger" har der i 1. halvår været et samlet forbrug på ca. 1.590.000,- kr., dvs. 563.000,- kr. mindre end forventet.

Det forventede regnskab på "Sekretariat og forvaltninger" for hele 2005 udviser et skønnet mindreforbrug på indtil 250.000,- kr. Dermed forventes den årlige udgift til "Sekretariat og forvaltninger" at andrage 4.065.000,- kr. mod oprindeligt budgetteret 4.315.000,- kr. indenfor rammen på de 5.115.000,- kr., når bortses fra udmøntningen af overførslen, jf. herom nedenfor.

Udover rammebevillingen er som nævnt godkendt en overførsel på 879.000,- kr. fra 2004, hvoraf der forventes et mindreforbrug på 350.000,- kr. som skal øremærkes og videreoverføres til evalueringen i 2006.

Det forventede regnskab — med overførslen fra 2004 til 2005 indregnet — udviser således et samlet forventet mindreforbrug på 500.000,- kr. opgjort således:

6.50.11 "Lokaler" 0,900 mio. kr.

6.51.11 "Sekretariat og forvaltninger" 4,594 mio. kr.

Forventet forbrug i alt 5,494 mio. kr.

Borgerrådgiveren vil ved regnskabsårets afslutning i givet fald anmode om, at det forventede mindreforbrug på 0,5 mio. kr. overføres til evalueringen i 2006, som Borgerrepræsentationen har pålagt udvalget at tilrettelægge (BR 586/03).

I forhold til udvalgets særskilte opfølgning på de aktivitetsforudsætninger og mål og resultatkrav, udvalget vurderer som mest centrale, skal bemærkes, at der i henhold til Borgerrådgiverudvalgets beslutning i mødet den 18. januar 2005 (BOR 2/2005) først med virkning fra budget 2006 indarbejdes konkrete mål og resultatkrav samt en nærmere ydelsesbeskrivelse for Borgerrådgiveren.

På denne baggrund kan der ikke i relation til forventet regnskab 2005 gives en sådan opfølgning.

De nævnte mål mv. indgår dog som en del af Borgerrådgiverens årsberetning, der blev offentliggjort i maj 2005.

SAGSBESKRIVELSE

Baggrund

Med det i bilag 1 vedlagte brev har Økonomiforvaltningen indkaldt en regnskabsprognose for 2005, dvs.:

1) forventet regnskab 2005

2) halvårsregnskab

3) opfølgning på aktiviteter og forventede aktivitetsresultater

4) opfølgning på realiserede mål og resultatkrav og forventet opfølgning af resultatkrav for hele 2005 m.m.

Forvaltningernes indberetninger skulle være Økonomiforvaltningen i hænde primo august 2005, hvorfor Borgerrådgiveren foreløbig har afgivet nærværende indstilling som sin indberetning, idet der samtidig er taget forbehold for Borgerrådgiverudvalgets efterfølgende godkendelse i mødet den 12. august 2005.

Det bemærkes, at udvalgets indberetning skal være Økonomiudvalget i hænde senest mandag den 22. august 2005.

Formålet med indberetningerne er, at Økonomiforvaltningen til Økonomiudvalgets møde den 30. august 2005 skal redegøre for kommunens økonomiske situation.

Borgerrådgiverudvalget godkendte på møde den 20. april 2005 en prognose efter 1. kvartal, hvor der forventedes et samlet mindreforbrug på 150.000,- kr. for hele 2005 i forhold til den samlede rammebevilling på 5.115.000,- kr.

Det forventedes på daværende tidspunkt også, at der af overførselsanmodningen på 879.000,- kr. yderligere kunne øremærkes 350.000,- kr. til evalueringen i 2006, som i givet fald skulle anmodes videreoverført fra 2005 til 2006.

Overførslen var dog ikke indregnet på det tidspunkt, idet Borgerrepræsentationen endnu ikke havde godkendt denne.

Hvert udvalg, herunder Borgerrådgiverudvalget, er igen blevet anmodet om særligt at redegøre for lønsituationen:

"For så vidt angår 2004 anmodes udvalget om at redegøre for status for de mangelfulde lønbogføringer i 2004 og deres konsekvenser for udvalgets forventede regnskab for 2005 og halvårsregnskabet for 2005. Redegørelsen skal indeholde en vurdering af størrelsen af mer- eller mindreforbrug i 2004 og hvordan et eventuelt merforbrug dækkes i 2005. Hvis der er foretaget bogføringer af løn vedr. 2004 på udvalgets halvårsregnskab, bedes udvalget vurdere rigtigheden af bogføringen.

For så vidt angår 2005 anmodes udvalget om at redegøre for eventuelle mangelfulde eller manglende lønbogføringer vedr. 2005. Udvalget bedes vurdere størrelsen af mer- eller mindreforbrug i 2005 som følge heraf og eventuelle konsekvenser for halvårsregnskab og forventet regnskab."

Ad 1) Forventet regnskab 2005 og 2) Halvårsregnskab

Borgerrådgiverens rammebevilling for 2005 udgør 5,115 mio. kr. fordelt på 2 funktioner:

6.50.11 "Lokaler" 0,800 mio. kr.

6.51.11 "Sekretariat og forvaltninger" 4,315 mio. kr.

Rammebevilling i alt 5,115 mio. kr.

Dertil kommer den af Borgerrepræsentationen godkendte overførsel på 0,879 mio. kr., der indgår som en tillægsbevilling på funktionen "Sekretariat og forvaltninger", hvorefter det samlede budget for 2005 er på 5,994 mio. kr. fordelt således:

6.50.11 "Lokaler" 0,800 mio. kr.

6.51.11 "Sekretariat og forvaltninger 5,194 mio. kr.

Aktuelt budget i alt 5,994 mio. kr.

Nedenfor gennemgås regnskabet for 1. halvår 2005 tillige med de forudsætninger, som det samlede forventede regnskab for hele 2005 beror på.

Det forventede regnskab — med overførslen fra 2004 til 2005 indregnet — udviser et samlet forventet mindreforbrug på 500.000,- kr.

For 1. halvår 2005, dvs. 1. og 2. kvartal, har Borgerrådgiveren forventet en samlet udgift på 2.553.000,- kr. fordelt med 400.000,- kr. til "Lokaler' og 2.153.000,- kr. til "Sekretariat og forvaltninger".

Det samlede forbrug i samme periode beløber sig til 2.003.000,- kr. fordelt med 413.000,- kr. vedrørende lokaler og 1.590.000,- kr. vedrørende "Sekretariat og forvaltninger", dvs. et samlet mindreforbrug på 550.000,- kr. Tallene uddybes i det følgende.

Særligt vedrørende "Lokaler"

På "Lokaler" har der i 1. halvår været et samlet forbrug på 413.000,- kr., dvs. 13.000,- kr. mere end forventet.

Dette skyldes, at Borgerrådgiveren udover husleje og energiforbrug mv. løbende bogfører udgifter til rengøring og vinduespolering under "Lokaler" i stedet for under "Sekretariat og forvaltninger" som oprindelig forudsat.

Det forventede regnskab på "Lokaler" for hele 2005 udviser et skønnet merforbrug på indtil 100.000,- kr., idet der ud over den nævnte omkostningsændring vedrørende udgifterne til rengøring og vinduespolering er aftalt pristalsregulering af den årlige lejebetaling i henhold til gældende kontrakt.

Dermed forventes den samlede årlige udgift til "Lokaler" at andrage 900.000,- kr. mod oprindeligt budgetteret 800.000,- kr. indenfor rammebevillingen på 5.115.000,- kr.

Særligt vedrørende "Sekretariat og forvaltninger

På "Sekretariat og forvaltninger" har der i 1. halvår været et samlet forbrug på ca. 1.590.000,- kr., dvs. 563.000,- kr. mindre end forventet.

Mindreforbruget relate rer sig primært til kategorierne "administrative udgifter" og "information", hvor der har været et samlet mindreforbrug på 100.000,- samt til udgiftskategorien "løn", hvor der har været et samlet mindreforbrug på 463.000,- kr.

Førstnævnte andel af mindreforbruget skyldes en reel omkostningsændring for så vidt angår administrations- og informationsudgifterne, der er lavere end forventet i 1. halvår.

Sidstnævnte andel af mindreforbruget skyldes dels en omkostningsændring, idet visse medarbejdere har holdt ferie uden løn, dels en betalingsforskydning grundet fejlkonteringer af løn svarende til de i 2004 konstaterede problemer forårsaget af kommunens lønkontering.

Det bemærkes herved, at der er indgået aftale med Økonomiforvaltningen om intern afregning af efterslæbet fra 2004 i 2005, jf. nærmere nedenfor.

Borgerrådgiveren har for 1. halvår 2005 regnet med en samlet lønudgift på 1.675.000,- kr., hvori er medregnet en forholdsmæssig andel af en årligt afsat pulje til forhandling af tillæg.

Der har i 1. halvår været afholdt lønudgifter på 1.213.000,- kr., hvilket svarer til et mindreforbrug i forhold til det budgetterede på de nævnte 463.000,- kr.

Af dette beløb relaterer 263.000,- kr. sig til fejlkontering af løn, der forventes udlignet senere på året i samråd med Økonomiforvaltningen, mens de resterende 200.000,- kr. relaterer sig til afholdt ferie uden løn, som er en reel omkostningsændring, tillige med den nævnte puljeandel, der påregnes disponeret senere, samt forsinket udmøntning af overenskomstmæssige lønstigninger.

Det forventede regnskab på "Sekretariat og forvaltninger" for hele 2005 udviser som følge af de nævnte omkostningsændringer et skønnet mindreforbrug på indtil 250.000,- kr.

Dermed forventes den årlige udgift til "Sekretariat og forvaltninger" at andrage 4.065.000,- kr. mod oprindeligt budgetteret 4.315.000,- kr. indenfor rammen på de 5.115.000,- kr., dvs. når bortses fra udmøntningen af overførslen, jf. nærmere nedenfor.

Særligt vedrørende overførslen

Som tillæg til rammebevillingen har Borgerrepræsentationen som nævnt fået godkendt en overførsel på 879.000,- kr. fra 2004, som er budgetteret under funktionen "Sekretariat og forvaltninger". Dermed er det samlede aktuelle budget opskrevet til 5.994.000,- kr. for 2005.

Af overførselsmidlerne forventes et mindreforbrug på 350.000,- kr., der i henhold til Borgerrådgiverudvalgets tidligere beslutninger skal øremærkes og videreoverføres til evalueringen i 2006.

Den resterende del af overførslen, dvs. 529.000,- kr., forudsættes fortrinsvis anvendt af Borgerrådgiveren til interne afregninger overfor Økonomiforvaltningen.

Disse interne afregninger, som først vil indgå i de kommende kvartalers regnskab, vedrører forkert lønkontering i 2004, hvor en medarbejders løn i en længere periode fejlagtigt har været bogført i Økonomiforvaltningen frem for hos Borgerrådgiveren samt afregning af byggeregnskabet vedrørende Borgerrådgiverens etablering. Disse poster beløber sig samlet til 235.000,- kr. som således er disponeret efter aftale med Økonomiforvaltningen.

Dertil kommer et endnu ukendt beløb til indførelse af ESDH hos Borgerrådgiveren i 4. kvartal.

Skulle der være overskydende midler af overførslen vil Borgerrådgiveren overveje behovet for en kampagne i slutningen af året for at udbrede kendskabet til funktionen, hvis det måtte vise sig nødvendigt.

Sammenfatning vedrørende forventet regnskab 2005

Som nævnt ovenfor forventer Borgerrådgiveren som følge af omkostningsændringer et samlet forbrug på 5,494 mio. kr. i 2005 fordelt således:

6.50.11 "Lokaler" 0,900 mio. kr.

6.51.11 "Sekretariat og forvaltninger" 4,594 mio. kr.

Forventet forbrug i alt 5,494 mio. kr.

Holder prognosen for forventet regnskab 2005 indebærer det et forventet samlet mindreforbrug på 0,5 mio. kr. i forhold til rammebevillingen og overførslen.

Der henvises til det i bilag 2 vedlagte skema for så vidt angår Borgerrådgiverens forventede regnskab for 2005.

Det bemærkes i den forbindelse, at der kan bortses fra differencen i skemaet på 155.000,- kr. vedrørende "finansposter", da dette beløb set på året er omkostningsneutralt og således er regnskabsprognosen uvedkommende. Beløbet relaterer sig til den løbende udligning af købsmoms samt forskydninger i kortfristet gæld og tilgodehavender mv.

Borgerrådgiveren vil ved regnskabsårets afslutning i givet fald anmode om, at det forventede mindreforbrug på 500.000,- kr.[1] overføres til evalueringen i 2006, som Borgerrepræsentationen har pålagt udvalget at tilrettelægge (BR 586/03).

Ad 3) Opfølgning på aktiviteter og 4) Opfølgning på realiserede mål og resultatkrav

På denne baggrund kan der ikke i relation til forventet regnskab 2005 gives en sådan opfølgning.

De nævnte mål mv. indgår dog som en del af Borgerrådgiverens årsberetning, der blev offentliggjort i maj 2005.

ØKONOMISKE KONSEKVENSER

Afgivelse af regnskabsprognosen har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser. For de økonomiske konsekvenser af Borgerrådgiverens dispositioner i 1. halvår 2005 og set henover regnskabsåret 2005 som helhed henvises i det hele til sagsfremstillingen.

HØRING

MILJØMÆSSIGE KONSEKVENSER

ANDRE KONSEKVENSER

BILAG

Bilag 1: Brev af juni 2005 fra Økonomiforvaltningens 3. kontor.

Bilag 2: Regneark vedrørende indberetning af forventet regnskab 2005.

Johan Busse

/Thomas Lund Tækker

[1] Eventuelt med fradrag for den af Borgerrådgiveren afholdte udgift til annoncering vedrørende prækvalifikation, som har beløbet sig til 42.000,- kr., der vil indgå i næste kvartalsregnskab.

Til top