Ingen titel
Ingen titel
Borgerrådgiverudvalget
DAGSORDEN
for ekstraordinært møde torsdag den 26. februar 2004
Åbne punkter
1. Godkendelse af dagsordenen
BOR 15/2004INDSTILLING
2. Procedure vedr. ansættelse af Borgerrådgiver (eftersendes)
BOR 13/2004INDSTILLING
Økonomiforvaltningen indstiller til Borgerrådgiverudvalget,
at vedlagte forslag til annoncetekst i forbindelse med genopslag af stillingen som Borgerrådgiver godkendes
at tillægsaftalen
fra konsulentfirmaet Lundgaard godkendes
at det godkendes, at annoncen sættes op med konsulentfirmaet Lundgaards ramme og logo med henblik på at understrege stillingens klassificering
at det godkendes,
at genopslaget kombineres med
en aktiv kandidatsøgning
at den reviderede tidsplan godkendes
RESUME
I sit første ordinære møde den 16. januar 2004 godkendte Borgerrådgiverudvalget den nærmere procedure for rekruttering til Borgerrådgivningen, herunder stillingsopslag, valg af konsulentfirma og en tidsplan for det videre forløb (BOR 6/2004).
Ansøgningsfristen udløb den 16. februar 2004. Antallet af ansøgninger til de enkelte stillinger fordeler sig således:
1 administrativ medarbejder: 262 ansøgninger
4 juridiske sagsbehandlere: 197 ansøgninger
1 souschef: 28 ansøgninger
1 Borgerrådgiver: 6 ansøgninger
Efter en gennemgang af ansøgningerne kan det konstateres, at der for så vidt angår stillingerne som administrativ medarbejder, juridiske sagsbehandlere og souschef blandt de modtagne ansøgninger er et fuldt tilstrækkeligt grundlag for at rekruttere.
Indstillingsudvalget vedr. ansættelse af Borgerrådgiveren har holdt et indledende møde den 23. februar 2004 på baggrund af konsulentens vurdering af de indkomne ansøgninger.
Det er sammenfattende indstillingsudvalgets vurdering, at antallet af ansøgninger til stillingen som Borgerrådgiver ikke er tilfredsstillende når henses til den omfattende annoncekampagne, hvorfor der er behov for et særskilt genopslag med henblik på at udvide rekrutteringsgrundlaget inden det endeligt besluttes, hvem der indkaldes til 1. interviewrunde.
På denne baggrund foreslås vedlagte genopslag, idet udgifterne i forbindelse med genopslaget afholdes indenfor den samlede budgetramme for etablering af Borgerrådgivningen.
Det er indstillingsudvalgets vurdering, at en effektiv måde, hvorpå der kan sikres et tilpas udvidet rekrutteringsgrundlag, er ved at kombinere genopslaget med en mere aktiv form for kandidatsøgning, f.eks. ved at konsulenten efter nærmere aftale tager kontakt til 4 potentielle kandidater, som opfordres til at søge stillingen på baggrund af genopslaget.
SAGSBESKRIVELSE
I sit første ordinære møde den 16. januar 2004 godkendte Borgerrådgiverudvalget den nærmere procedure for rekruttering til Borgerrådgivningen, herunder stillingsopslag, valg af konsulentfirma og en tidsplan for det videre forløb (BOR 6/2004).
Der vedlægges kopi af indstillingen med tilhørende protokoludskrift, jf. bilag 1.
Der har været annonceret ultimo januar/primo februar under ét for så vidt angår de 6 akademiske stillinger, dvs. stillingerne som hhv. Borgerrådgiver, souschef og fire juridiske sagsbehandlere.
Der vedlægges kopi af stillingsannoncen, som har været indrykket i DJØF-bladet, Berlingske Tidende, Ugeskrift for Retsvæsen og Danske Kommuner, tillige med de uddybende job- og personprofiler, som der henvises til i annoncen, jf. bilag 2.
Det bemærkes, at de uddybende job- og personprofiler har ligget på internettet på en til formålet oprettet hjemmeside, hvor man også har kunnet læse selve beslutningsgrundlaget for etablering af Borgerrådgivningen.
I samme periode har der været indrykket særskilt annonce i Kommunalbladet og Berlingske Tidende vedrørende stillingen som administrativ medarbejder, ligeledes med en tilhørende uddybende job- og personprofil på internetsiden.
Ansøgningsfristen udløb den 16. februar 2004. Antallet af ansøgninger til de enkelte stillinger fordeler sig således:
1 administrativ medarbejder: 262 ansøgninger
4 juridiske sagsbehandlere: 197 ansøgninger
1 souschef: 28 ansøgninger
1 Borgerrådgiver: 6 ansøgninger
Efter en gennemgang af ansøgningerne kan det konstateres, at der for så vidt angår stillingerne som administrativ medarbejder, juridiske sagsbehandlere og souschef blandt de modtagne ansøgninger er et fuldt tilstrækkeligt grundlag for at rekruttere.
Indstillingsudvalget vedr. ansættelse af Borgerrådgiveren, som består af embedsmænd og skal stå for afvikling af 1. interviewrunde med konsulenten som bisidder, har holdt et indledende møde den 23. februar 2004 på baggrund af konsulentens vurdering af de indkomne ansøgninger.
Der vedlægges kopi af konsulentvurderingen tillige med kort notits om indstillingsudvalgets overvejelser på den baggrund, jf. bilag 3.
Det er sammenfattende indstillingsudvalgets vurdering, at antallet af ansøgninger til stillingen som Borgerrådgiver ikke er tilfredsstillende når henses til den omfattende annoncekampagne, hvorfor der er behov for et særskilt genopslag med henblik på at udvide rekrutteringsgrundlaget inden det endeligt besluttes, hvem der indkaldes til 1. interviewrunde.
Indstillingsudvalget vil således gerne på forhånd sikre, at der er et passende antal kandidater, som kan gå videre til 2. interviewrunde, hvor ansættelsesudvalget, som består af samtlige medlemmer af Borgerrådgiverudvalget med konsulenten som bisidder, skal udvælge den kandidat, som indstilles til Borgerrepræsentationen.
Indstillingsudvalget anbefaler, at der indrykkes en helsides annonce i DJØF-bladet med overskriften "Chef for Borgerrådgivningen i København - genopslag" og en indledende tekst, der skal fungere som en appetitvækker i form af en mere klar tydeliggørelse af jobindholdet. Endelig bør lønniveauet angives udtrykkeligt i stillingsannoncen. På denne baggrund foreslås vedlagte genopslag, jf. bilag 4.
Der vedlægges udkast til tillægsaftale fra konsulentfirmaet Lundgaard, jf. bilag 5, hvoraf ekstra honorar ved genopslag fremgår, idet samtidig bemærkes, at konsulentfirmaet i sit første tilbud, som udvalget accepterede, udtrykkeligt havde betinget sig, at "såfremt der træffes beslutning om genopslag indgås tillægsaftale".
Det anbefales, at annoncen sættes op med konsulentfirmaet Lundgaards ramme og logo med henblik på at understrege stillingens klassificering. Hertil kommer udgiften til selve annonceringen i DJØF-bladet. De samlede merudgifter ved genopslaget afholdes indenfor den samlede budgetramme for etablering af Borgerrådgivningen.
Det er indstillingsudvalgets vurdering, at en effektiv måde, hvorpå der kan sikres et tilpas udvidet rekrutteringsgrundlag, er ved at kombinere genopslaget med en mere aktiv form for kandidatsøgning, f.eks. ved at konsulenten efter næ rmere aftale tager kontakt til 4 potentielle kandidater, som opfordres til at søge stillingen på baggrund af genopslaget.
Kan udvalget godkende, at stillingen som Borgerrådgiver genopslås, indebærer det følgende tidsplan for det videre forløb:
|
AKTIVITET |
DATO |
|
Borgerrådgiverudvalget godkender genopslag og forslag til videre proces |
26. februar 2004 |
|
Frist for annonceindlevering |
3. marts 2004 |
|
Indrykning i DJØF-bladet |
12. marts 2004 |
|
Ansøgningsfrist udløber |
26. marts 2004 |
|
Konsulentvurdering foreligger |
7. april 2004 |
|
Indledende møde i indstillingsudvalget |
13.-16. april 2004 |
|
1. interviewrunde (indstillingsudvalget) |
19.-23. april 2004 |
|
Indhentning af referencer og afvikling af dialogtests (konsulenten) |
26. april-6. maj 2004 |
|
2. interviewrunde (ansættelsesudvalget) |
10. maj 2004 |
|
Borgerrådgiverudvalget afgiver endelig indstilling til Borgerrepræsentationen |
14. maj 2004 |
|
Indstilling indleveres til BR-sekretariat (forkortet frist efter aftale – ellers 14. maj!) |
17. maj 2004 |
|
Borgerrepræsentationen behandler sagen |
27. maj 2004 |
|
Borgerrådgiveren tiltræder |
1. juli 2004 |
Det bemærkes, at det i sag om "Udskydelse af åbningen af Borgerrådgivningen" (BOR 14/2004) er forudsat, at Borgerrepræsentationen godkender, at åbningen af Borgerrådgivningen udskydes til august måned 2004.
ØKONOMI
Merudgifterne til genopslaget vedr. stillingen som Borgerrådgiver på i alt ca. 45.000,- kr. afholdes indenfor rammen af etableringsbudgettet.
HØRING
-
MILJØMÆSSIGE
KONSEKVENSER
-
ANDRE KONSEKVENSER
-
BILAG
Bilag 1: Den tidligere indstilling til Borgerrådgiverudvalget om "Godkendelse af stillingsopslag og ansættelsesudvalg" (BOR 6/2004) med tilhørende protokoludskrift.
Bilag 2: Kopi af tidligere stillingsannonce med tilhørende uddybende job- og personprofil.
Bilag 3: Konsulentvurdering med tilhørende notits fra Indstillingsudvalget.
Bilag 4: Forslag til teksten i genopslag vedr. stillingen som Borgerrådgiver
Bilag 5: Tillægsaftale fra konsulentfirmaet Lundgaard
Paul Sax Møller
/Thomas
Lund Tækker
3. Udskydelse af tidspunktet for åbning af Borgerrådgivningen (eftersendes)
BOR 14/2004INDSTILLING
Økonomiforvaltningen
indstiller til Borgerrådgiverudvalget,
at det anbefales Borgerrepræsentationen, at den officielle åbning af
Borgerrådgivningen udskydes til d. 23. august 2004.
RESUME
I
det igangværende implementeringsarbejde omkring Københavns Borgerservice og
Borgerrådgivningen, har Økonomiforvaltningen konstateret, at arbejdet med
ombygning og indretning af Borgerrådgivningen, herunder særligt den del som
vedrører handicapvenlig indretning, er mere vanskelig end først antaget,
hvorfor lokalerne først kan tages i brug i august måned 2004.
Dertil
kommer, at det for så vidt angår rekrutteringen af chefen for
Borgerrådgivningen har vist sig nødvendigt indstille til
Borgerrådgiverudvalget, at denne stilling genopslås med henblik på at udvide
rekrutteringsgrundlaget, hvilket også giver en forsinkelse af chefens
tiltrædelsestidspunkt i forhold til den oprindelige plan.
Økonomiforvaltningen
indstiller på denne baggrund til Borgerrådgiverudvalget, at det anbefales
Borgerrepræsentationen, at den officielle åbning af Borgerrådgivningen udskydes
til d. 23. august 2004.
SAGSBESKRIVELSE
Borgerrepræsentationen
vedtog i juni 2003 at etablere Københavns Borgerservice, som åbner successivt i
henholdsvis juni 2004 og oktober 2004.
Borgerrepræsentationen
vedtog endvidere i januar 2004 at etablere Borgerrådgivningen, som ligeledes
skal åbne i juni 2004.
I
det igangværende implementeringsarbejde omkring Københavns Borgerservice og
Borgerrådgivningen, har Økonomiforvaltningen konstateret, at arbejdet med
ombygning og indretning af Borgerrådgivningen, herunder særligt den del som
vedrører handicapvenlig indretning, er mere vanskelig end først antaget, hvorfor
lokalerne først kan tages i brug d. 2. august 2004.
Der
henvises i den forbindelse til notat af 24. februar 2004 fra
Økonomiforvaltningens 9. kontor, jf. bilag 1.
Dertil
kommer, at det for så vidt angår rekrutteringen af chefen for
Borgerrådgivningen har vist sig nødvendigt indstille til
Borgerrådgiverudvalget, at denne stilling genopslås med henblik på at udvide
rekrutteringsgrundlaget, hvilket også giver en forsinkelse af chefens
tiltrædelsestidspunkt i forhold til den oprindelige plan.
Chefen
for Borgerrådgivningen vil således tidligst kunne tiltræde pr. 1. juli 2004
under forudsætning af, at denne kan frigøres fra sit eventuelle nuværende
ansættelsesforhold med et sædvanligt opsigelsesvarsel på 1 måned.
Det
må påregnes, at der fra ibrugtagningen af Borgerrådgivningens lokaler d. 2. august
2004 og 2-3 uger frem vil være et intensivt introduktions- og uddannelsesforløb
for Borgerrådgivningens medarbejdere. Selve åbningen for borgerne kan derfor
først finde sted medio/ultimo august måned 2004, forventeligt d. 23. august
2004.
Det
bemærkes, at der på grund af den almindelige sommerferieafvikling i juli måned
ikke kan anbefales at satse på afholdelse af et tidligere introduktions- og
uddannelsesforløb for medarbejderne, idet dette forløb også er afhængig af en
række eksterne parter.
Økonomiforvaltningen
indstiller på denne baggrund til Borgerrådgiverudvalget, at det anbefales
Borgerrepræsentationen, at den officielle åbning af Borgerrådgivningen udskydes
til d. 23. august 2004.
ØKONOMI
-
HØRING
-
MILJØMÆSSIGE KONSEKVENSER
-
ANDRE KONSEKVENSER
-
BILAG
Bilag 1: Notat af 24. februar 2004 fra
Økonomiforvaltningens 9. kontor
Paul Sax Møller
/Thomas Lund Tækker
4. Eventuelt
BOR 16/2004INDSTILLING