Regnskab 2008

Borgerrådgiverudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde fredag den 6. marts 2009

 

 

Åbne punkter

 

3.      Regnskab 2008

BOR  15/2009

REGNSKAB 2008

 

Borgerrådgiverudvalget skal godkende Borgerrådgiverens aflæggelse af regnskab for 2008 med henblik på at dette kan fremsendes til Økonomiforvaltningen og indgå i kommunens samlede regnskab for året.

 

INDSTILLING OG BESLUTNING

Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget, at godkende regnskab 2008, herunder kommentaren til balancen. at godkende, at der som svar på indkaldelsen af ordinære overførsler anmodes om overførsel af mindreforbruget på 853 t.kr. fra 2008 til 2009.

 

PROBLEMSTILLING

Borgerrådgiveren skal aflægge regnskab på baggrund af regnskabscirkulæret vedtaget af Økonomiudvalget den 18. november 2008, jf. bilag 1. Borgerrådgiveren har inden udløbet af fristen den 2. marts 2009, kl. 12 aflagt regnskabet for 2008 til Økonomiforvaltningen med forbehold for Borgerrådgiverudvalgets efterfølgende godkendelse. Fristen for udvalgets godkendelse er den 27. marts 2009 og nærværende sag forudsættes derfor behandlet på det ordinære udvalgsmøde den 6. marts 2009. Det bemærkes, at Økonomiforvaltningen bearbejder det samlede regnskab i dialog med forvaltningerne og Borgerrådgiveren tager derfor overfor Borgerrådgiverudvalget forbehold for de eventuelle tekniske ændringer som kan følge heraf.

 

LØSNING

Borgerrådgiverens bevilling i 2008 udgjorde oprindeligt 7.803 t.kr. Som led i aflæggelsen af forventet regnskab efter 3. kvartal 2007 er der sket en tidlig overførsel af 483 t.kr. fra 2007 til 2008 øremærket til aktiviteter som opfølgning på evalueringen. I forbindelse med aflæggelsen af regnskab 2007 er der endvidere sket en ordinær overførsel af et mindreforbrug i 2007 på 397 t.kr. til 2008, jf. BOR 7/2008. Herudover er der givet tillægsbevillinger vedrørende trepartsmidler og Overenskomst 08 på i alt 42 t.kr.

 

Borgerrådgiverens korrigerede ramme er herefter:

 

 

Borgerrådgiverudvalget godkendte den 31. oktober 2008 (BOR 30/2008), at der anvendtes 125 t.kr. af de overførte midler øremærket aktiviteter som opfølgning på evalueringen til dækning af en midlertidig opnormering til imødegåelse af stigende sagspres, jf,. BOR 42/2007, samt at der anvendtes 149 t.kr. af det overførte mindreforbrug i 2007 på 397 t.kr., jf. BOR 7/2008, til administration (kontorhold, lønninger mv.).

 

Udvalget godkendte endvidere, at der ansøgtes om tidlig overførsel af i alt 606 t.kr., heraf 358 t.kr. reserveret til aktiviteter i forbindelse med fortsat opfølgning på evaluering af Borgerrådgiveren, og resten med henblik på senere udmøntning, jf. BOR 30/2008.

 

På grund af en fejl i Økonomiforvaltningen er ansøgningen imidlertid ikke blevet optaget på dagsordenen til behandling i Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen.

 

Den korrigerede ramme er derfor i relation til regnskabsaflæggelsen fortsat 8.725 t.kr.

 

Økonomiudvalget besluttede den 29. januar 2008 på baggrund af en tilkendegivelse fra regeringen overfor KL om overholdelse af de vedtagne kommunale budgetter for 2008, at udvalgenes serviceudgifter i regnskab 2008 ikke må overstige niveauet i vedtaget budget 2008.

 

Som følge af Økonomiaftalen for 2009 mellem Regeringen og KL har Borgerrepræsentationen de n 18. september 2008 besluttet at korrigere udvalgenes måltal for serviceudgifter i 2008. For Borgerrådgiverens vedkommende betyder dette, at serviceudgiftsmåltallet korrigeres med 238 t.kr. Hertil kommer en korrektion som følge af resultatet af overenskomstforhandlingerne 2008. Borgerrådgiverens serviceudgiftsmåltal i 2008 udgør således 8.071 t.kr.

 

 

Borgerrådgiveren samlede forbrug i 2008 udgør 7.830 t.kr. svarende til et mindreforbrug på 247 t.kr. i forhold til serviceudgiftsmåltallet, og 895 t.kr. i forhold til den korrigerede ramme.

 

Mindreforbruget beror på, at de fakturerede udgifter til administrative ydelser som aftages fra Koncernservice (IT, bogholderi og personaleadministration) har været lavere end forventet.

 

Mindreforbruget svarer således til de budgetterede udgifter til Koncernservice i 2008, som det ikke er lykkedes Borgerrådgiveren at formå Koncernservice til at foretage afregning for i regnskabsåret.

 

I den forbindelse bemærkes, at Borgerrådgiveren – til trods for gentagne henvendelser til Koncernservice siden efteråret 2008 – fortsat ikke har modtaget en afregning fra Koncernservice for leverede ydelser, bortset fra ESDH-licenser, og at Borgerrådgiveren i 2008 i lighed med tidligere år har aftaget ydelser fra Koncernservice inden for områderne IT, økonomi og HR.

 

Det bemærkes endvidere, at Borgerrådgiveren i efteråret 2008 på ny har taget initiativ til at få tilvejebragt en samlet ydelsesaftale mellem Borgerrådgiveren og Koncernservice[2]. En samlet aftale foreligger p.t. fortsat ikke.

 

Borgerrådgiveren foreslår, at det konstaterede mindreforbrug på 247 t.kr. søges overført til 2009 via den ordinære overførselssag tillige med videreoverførsel af det øvrige mindreforbrug fra 2007.

 

Der vedlægges udfyldte skemaer vedrørende de foreslåede overførsler, jf. bilag 4, idet bemærkes, at beløbene i øvrigt må forventes videreoverført til 2010 som følge af serviceudgiftssagen.

 

Balance for 2008 vedlægges, jf. bilag 4, idet Borgerrådgiveren har følgende bemærkninger hertil som foreslås indarbejdet i det omkostningsbaserede regnskab 2008:

 

"Borgerrådgiverens balance for 2008 udviser et fald på ca. 0,35 mill. kr. i værdien af materielle anlægsaktiver (inventar og tekniske anlæg) grundet afskrivning af aktiver, hvorefter anlægsaktiverne ved årets udgang udgør ca. 0,5 mill. kr. Borgerrådgiveren har anvendt kommunens overordnede regnskabspraksis."

 

Som led i regnskabsaflæggelsen skal endvidere indberettes en personaleoversigt, jf. bilag 5.

 

ØKONOMI

Såfremt mindreforbruget på i alt 895 t.kr. med Økonomiudvalgets og Borgerrepræsentationens godkendelse kan overføres fra 2008 til 2009, vil Borgerrådgiverens ramme for 2009 blive korrigeret med det pågældende beløb.

 

VIDERE PROCES

Kommunens samlede regnskab - herunder Borgerrådgiverens regnskabsaflæggelse – skal behandles af Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen.

 

Regnskabet for 2008 ledsaget af en underskrevet ledelseserklæring vil blive fremsendt til Revisionsdirektoratet, når udvalgets godkendelse foreligger.

 

BILAG

1. Referat fra Økonomiudvalgets møde den 18. november 2008, bilagt indkaldelsescirkulæret
2. Mail af 19. januar 2009 fra Økonomiforvaltningen med tilhørende indkaldelsesbrev vedrørende ordinære overførsler samt diverse bilag
3. Mail af 19. februar 2008 fra Økonomiforvaltningen vedlagt balance for 2008
4. Udfyldte skemaer vedrørende forslag til ordinær overførsel fra 2008 til 2009
5. Personaleoversigt.

 

 

 

 

Johan Busse                                                               /Christian Smidt Pålsson