Regnskabsprognose 2006 - kvartalsregnskab (1. kvt.) og forventet regnskab

Se alle bilag

Regnskabsprognose 2006 - kvartalsregnskab (1. kvt.) og forventet regnskab

Borgerrådgiverudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde fredag den 5. maj 2006

Åbne punkter

6. Regnskabsprognose 2006 - kvartalsregnskab (1. kvt.) og forventet regnskab

BOR 20/2006INDSTILLING

Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget,

at regnskabet for 1. kvartal samt forventet regnskab for hele 2006 godkendes og sendes til Økonomiudvalget som svar på indkaldelsen af regnskabsprognosen.

RESUME

Økonomiforvaltningen har indkaldt en regnskabsprognose for 2006, som danner grundlag for en samlet redegørelse vedrørende kommunens økonomiske situation, der skal behandles af Økonomiudvalget den 13. juni 2006.

Økonomiforvaltningen har bemærket, at overførselssagen i forbindelse med det for 2005 aflagte regnskab samt den ordinære overførselssag endnu ikke er tiltrådt af Borgerrepræsentationen, men at der ved regnskabsprognosen skal tages udgangspunkt i, at de ansøgte overførsler tiltrædes.

Borgerrådgiverens ramme er - efter den tidlige overførsel på 0,500 mio. kr. fra 2005 samt den forventede ordinære overførsel på 0,716 mio. kr. - justeret fra oprindeligt 5,121 mio. kr. til 6,337 mio. kr. fordelt på henholdsvis "Administrationsbygninger" og "Sekretariat og forvaltninger".

Omkring den samlede overførsel på i alt 1,216 mio. kr. bemærkes, at dette beløb er politisk øremærket og fuldt ud påregnes anvendt inden årets udgang til diverse nærmere angivne formål, som ligger ud over den almindelige drift.

Det understreges, at der på tidspunktet for afgivelsen af denne regnskabsprognose i realiteten kun er indregnet den tidlige overførsel på 0,500 mio. kr. i det budget for 2006, som Borgerrådgiveren indtil videre har periodiseret og som således andrager 5,621 mio. kr.

På årsbasis er "Administrationsbygninger" budgetteret til 0,900 mio. kr., mens "Sekretariat og forvaltninger" er budgetteret til 4,721 mio. kr., hvoraf de 0,500 mio. kr. altså er øremærket nærmere angivne formål ud over den almindelige drift.

I forhold til det foreløbigt periodiserede budget på 5,621 mio. kr. er for 1. kvartal forventet en samlet udgift på 1.405.000,- kr. fordelt med 225.000,- kr. til "Administrationsbygninger" og 1.180.000,- kr. til "Sekretariat og forvaltninger".

Det samlede forbrug i samme periode beløber sig til 1.249.000,- kr. fordelt med 62.000,- kr. til "Administrationsbygninger" og 1.187.000,- kr. til "Sekretariat og forvaltninger".

Der er således et samlet mindreforbrug på 156.000,- kr. opgjort som et mindreforbrug på 163.000,- kr. vedrørende "Administrationsbygninger" og et merforbrug på 7.000,- kr. vedrørende "Sekretariat og forvaltninger".

Mindreforbruget på "Administrationsbygninger" på i alt 163.000,- kr. relaterer sig til forsinket afregning af rengøring mv. samt tilbagebetaling af for meget betalt husleje og nedsættelse af lejen for 1. kvartal og fremover.

For så vidt angår den del af mindreforbruget, der vedrører rengøring mv. er der tale om en betalingsforskydning på skønsmæssigt 13.000,- kr., som ikke får betydning set henover året.

Den resterende del af mindreforbruget vedrører tilbagebetaling af leje og aktuel lejenedsættelse for 1. kvartal på skønsmæssigt i alt 150.000,- kr., dvs. en reel omkostningsændring i form af et egentligt mindreforbrug, som er en besparelse set henover året. Dertil kommer yderligere et mindreforbrug henover året på skønsmæssigt 45.000,- kr. i nedsat leje for de 3 kommende kvartaler.

Samlet forventes udgifterne vedrørende "Administrationsbygninger" henover året således at udvise et mindreforbrug på 195.000,- kr.

Merforbruget på "Sekretariat og forvaltninger" på i alt 7.000,- kr. er ikke retvisende, idet der for marts tilsyneladende er sket en fejlkontering vedrørende løn.

Efter nærmere unders øgelse har Økonomiforvaltningen oplyst, at fejlkonteringen udgør ca. 220.000,- kr., som således ikke angår Borgerrådgiveren.

I forhold til forventet regnskab må der nødvendigvis tages højde for denne fejl.

Der er altså således reelt et mindreforbrug på "Sekretariat og forvaltninger" på skønsmæssigt 213.000,- kr.

Dette mindreforbrug skyldes blandt andet manglende intern afregning af diverse administrative ydelser samt at Borgerrådgiveren endnu ikke har afholdt de årlige udgifter til løbende information.

Mindreforbruget kan tilskrives betalingsforskydninger, der ikke påvirker det forventede regnskab for året.

Samlet forventes udgifterne vedrørende "Sekretariat og forvaltninger" henover året dog at udvise et merforbrug på 195.000,- kr.

Dette skyldes dels, at Borgerrådgiveren pr. medio 2006 indenfor rammerne af sin normering på 7½ årsværk ansætter en studentermedhjælp og at der i øvrigt forventes et merforbrug vedrørende efteruddannelse samt en ekstraordinær udgift til revidering af Borgerrådgiverens folder.

Sammenfattende forventes "Administrationsbygninger" henover året at udvise et mindreforbrug på i alt 195.000,- kr., mens "Sekretariat og forvaltninger" forventes at udvise et merforbrug på i alt 195.000,- kr.

Da merforbruget opvejes af mindreforbruget forventer Borgerrådgiveren samlet at overholde sin ramme.

Den forventede resultatopfyldelse i forhold til målene i budget 2006 afviger i øvrigt ikke væsentligt fra de fastsatte resultatkrav.

SAGSBESKRIVELSE

Baggrund

Med det som bilag 1 vedlagte brev af 17. marts 2006 har Økonomiforvaltningen indkaldt en regnskabsprognose for 2006.

Forvaltningernes indberetninger skulle være Økonomiforvaltningen i hænde den 28. april 2006, hvorfor Borgerrådgiveren foreløbig har afgivet denne indstilling som sin indberetning, idet der samtidig er taget forbehold for Borgerrådgiverudvalgets efterfølgende godkendelse i mødet den 5. maj 2006.

Det bemærkes, at udvalgets indberetning skal være Økonomiudvalget i hænde senest den 26. maj 2006.

Indberetningen danner grundlag for en samlet redegørelse vedrørende kommunens økonomiske situation som behandles af Økonomiudvalget den 13. juni 2006.

Borgerrådgiverens samlede ramme i 2006

Borgerrådgiverens ramme er - efter den tidlige overførsel på 500.000,- kr. fra 2005 samt den forventede ordinære overførsel på 716.000,- kr. - justeret fra oprindeligt 5.121.000,- kr. til 6.337.000,- kr., som er fordelt på 2 funktioner:

Oprindelig Inklusiv overførsler

6.50.11 "Administrationsbygninger" 0,900 mio. kr. 0,900 mio. kr.

6.51.11 "Sekretariat og forvaltninger" 4,221 mio. kr. 5,437 mio. kr.

Rammebevilling i alt 5,121 mio. kr. 6,337 mio. kr.

Det bemærkes, at "Administrationsbygninger" omfatter husleje, energiforbrug, vinduespolering og rengøring, mens "Sekretariat og forvaltninger" omfatter alle øvrige udgifter, herunder lønninger, kontorhold, information mv.

Omkring den samlede overførsel på i alt 1,216 mio. kr., som figurerer på funktion 6.51.11 "Sekretariat og forvaltninger" bemærkes generelt, at dette beløb er politisk øremærket og fuldt ud påregnes anvendt inden årets udgang i overensstemmelse hermed, dvs. dels til fejlkonteret løn vedrørende 2005, dels til evaluering og aktiviteter i tilknytning hertil.

Borgerrådgiverens udgifter i 1. kvartal 2006

I forhold til det foreløbigt periodiserede budget på 5,621 mio. kr. (opgjort som den oprindeligt givne ramme på 5,121 mio. kr. inklusive tillægsbevillingen på 0,500 mio. kr., som indtil videre er godkendt), har Borgerrådgiveren for 1. kvartal forventet en samlet udgift på 1.405.000,- kr. fordelt med 225.000,- kr. til "Administrationsbygninger" og 1.180.000,- kr. til "Sekretariat og forvaltninger".

Det samlede forbrug i samme periode beløber sig til 1.249.000,- kr. fordelt med 62.000,- kr. til "Administrationsbygninger" og 1.187.000,- kr. til "Sekretariat og forvaltninger".

Tallene uddybes i det følgende.

Særligt vedrørende "Administrat ionsbygninger"

Mindreforbruget på "Administrationsbygninger" på i alt 163.000,- kr. relaterer sig til forsinket afregning af rengøring og vinduespolering for månederne februar/marts samt tilbagebetaling af for meget betalt husleje med tilbagevirkende kraft, herunder nedsættelse af lejen for 1. kvartal og fremover.

Omkring sidstnævnte bemærkes, at der er tale om, at det ved lejemålets indgåelse oprindeligt blev aftalt med udlejer, at der skulle foretages en nærmere opmåling og at lejebetalingen skulle indrettes i overensstemmelse hermed.

Den foretagne opmåling har været i Borgerrådgiverens favør og udlejer har derfor modregnet Borgerrådgiverens tilgodehavende i den husleje, som ellers skulle svares for 1. kvartal, ligesom lejen i 1. kvartal og fremefter i øvrigt er nedsat. På årsbasis er lejen mindsket med ca. 60.000,- kr., hvilket har afsmittende effekt på de resterende 3 kvartaler i 2006.

Den forsinkede afregning af rengøring og vinduespolering (skønsmæssigt 13.000,- kr.) er en betalingsforskydning, som ikke påvirker det forventede regnskab for året.

Tilbagebetalingen af leje med tilbagevirkende kraft tillige med nedsættelsen af lejen i 1. kvartal (skønsmæssigt i alt 150.000,- kr.) er en reel omkostningsændring i form af en besparelse, hvortil kommer den forventede besparelse resten af året (skønsmæssigt 45.000,- kr.).

Samlet forventes udgifterne vedrørende "Administrationsbygninger" henover året således at udvise et mindreforbrug på i alt 195.000,- kr.

Særligt vedrørende "Sekretariat og forvaltninger"

Merforbruget på "Sekretariat og forvaltninger" på i alt 7.000,- kr. er ikke retvisende, idet der for marts tilsyneladende er sket en fejlkontering vedrørende løn.

Efter nærmere undersøgelse har Økonomiforvaltningen oplyst, at fejlkonteringen udgør ca. 220.000,- kr., som således ikke angår Borgerrådgiveren.

Økonomiforvaltningen vil på anmodning fra Borgerrådgiveren søge at udrede fejlen, eventuelt i samråd med KMD, som varetager kørslerne i lønsystemet.

I forhold til forventet regnskab må der nødvendigvis tages der højde for denne fejl.

Der er altså således reelt et mindreforbrug på "Sekretariat og forvaltninger" på skønsmæssigt 213.000,- kr.

Dette mindreforbrug kan for det første forklares ved, at Økonomiforvaltningen i 1. kvartal endnu ikke har kvartalsafregnet i henhold til den gældende aftale for så vidt angår levering af diverse administrative ydelser til Borgerrådgiveren såsom bogføring, IT-support mv. (skønsmæssigt 80.000,- kr. i 1. kvartal).

Mindreforbruget kan endvidere forklares ved, at Borgerrådgiveren i 1. kvartal endnu ikke har haft udgifter i relation til den løbende information, ligesom der endnu ikke er sket udmøntning af den årlige pulje til individuel lønforhandling. Begge dele er der afsat midler til henover året og der er - som led i periodiseringen af budgettet - indregnet en forholdsmæssig andel til disse to udgiftsarter i hvert kvartal (samlet set skønsmæssigt 100.000,- kr. i 1. kvartal).

Endelig kan mindreforbruget forklares ved, at Borgerrådgiveren i 1. kvartal ikke har oppebåret licens til elektronisk lovinformation og ESDH-systemet, som der er afsat midler til henover året og hvortil der - som led i periodiseringen af budgettet - er indregnet en forholdsmæssig andel i hvert kvartal (skønsmæssigt 33.000,- kr.).

Samtlige de nævnte udgifter er altså betalingsforskydninger, der ikke påvirker det forventede regnskab for året.

Samlet forventes udgifterne vedrørende "Sekretariat og forvaltninger" henover året dog at udvise et merforbrug.

Dette skyldes dels, at Borgerrådgiveren pr. medio 2006 indenfor rammerne af sin normering på 7½ årsværk ansætter en studentermedhjælp.

Dette indebærer uforudsete udgifter til annoncering, etablering af arbejdsplads samt løn for 2. halvår (skønsmæssigt 120.000,- kr.).

Endvidere må der forventes et merforbrug henover året vedrørende efteruddannelse (skønsmæssigt 25.000,- kr.) samt en ekstraordinær udgift til revidering af layout og tekst samt trykning af nyt oplag af Borgerrådgiverens folder "Har du fået en fair behandling" (skønsmæssigt 50.000,- kr.).

Der tages generelt forbehold for den nærmere udredning af fejlkonteringen af løn, jf. ovenfor.

Forventet regnskab 2006

Som det fremgår af ovennævnte udredninger forventes"Administrationsbygninger" henover året at udvise et mindreforbrug på i alt 195.000,- kr., mens "Sekretariat og forvaltninger" forventes at udvise et merforbrug på i alt 195.000,- kr.

Da merforbruget opvejes af mindreforbruget forventer Borgerrådgiveren samlet at overholde sin ramme.

Der henvises til det i bilag 2 vedlagte regneark, idet bemærkes, at der kan bortses fra differencen i skemaet på 59.000,- kr. vedrørende "finansposter", da dette beløb set på året er omkostningsneutralt og således er regnskabsprognosen uvedkommende. Beløbet relaterer sig til den løbende udligning af købsmoms samt forskydninger i kortfristet gæld og tilgodehavender mv.

Opfølgning på aktiviteter, mål og resultater

Borgerrådgiverens aktiviteter omfatter primært behandling af klager fra borgere, brugere og erhvervsdrivende vedrørende kommunens sagsbehandling og betjening.

Borgerrådgiveren har i budget 2006 indarbejdet konkrete mål og resultatkrav samt en nærmere ydelsesbeskrivelse for Borgerrådgiveren i tilknytning til enhedsprisen, som er lig med rammebevillingen.

Målene i budget 2006 angår Borgerrådgiverens kapacitet for så vidt angår antallet af sager, som skal kunne behandles indenfor rammebevillingen, samt sagsbehandlingstiden ved Borgerrådgiveren.

På baggrund af Borgerrådgiverens statistiske registreringer for 1. kvartal 2006 er der ikke områder, hvor den forventede resultatopfyldelse i forhold til målene i budget 2006 afviger væsentligt fra de fastsatte resultatkrav og således kræver indberetning i denne sammenhæng.

I Borgerrådgiverens årlige beretning til Borgerrepræsentationen, hvor der kvitteres for den givne bevilling, er Borgerrådgiverens aktiviteter i det forgangne beretningsår generelt holdt op imod de af Borgerrådgiverudvalget vedtagne mål.

Der henvises til Borgerrådgiverens Beretning 2005 for en nærmere opfølgning på mål, resultatkrav og aktiviteter.

ØKONOMISKE KONSEKVENSER

HØRING

MILJØMÆSSIGE KONSEKVENSER

ANDRE KONSEKVENSER

BILAG

Bilag 1: Brev af 17. marts 2006 fra Økonomiforvaltningen til Borgerrådgiveren.

Bilag 2: Regneark vedrørende indberetning af forventet regnskab 2006.

Johan Busse

/Thomas Lund Tækker

Bilag

Bilag 1 BOR 20-2006

Bilag 2 BOR 20-2006

Til top