Borgerrådgiverens regnskabsprognose 2005 efter 3. kvartal samt anmodning om tidlig overførelse af midler til 2006

Borgerrådgiverudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde fredag den 4. november 2005

Åbne punkter

3. Borgerrådgiverens regnskabsprognose 2005 efter 3. kvartal samt anmodning om tidlig overførelse af midler til 2006

BOR 40/2005INDSTILLING

Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget,

at regnskabet for 3. kvartal samt forventet regnskab for hele 2005 godkendes og sendes til Økonomiudvalget som svar på indkaldelsen af regnskabsprognosen.

at anmodning om tidlig overførsel på 500.000,- kr. til 2006 godkendes og sendes til Økonomiudvalget med bemærkning om, at beløbet øremærkes evaluering af Borgerrådgiveren i 2006, som Borgerrepræsentationen tidligere har vedtaget, jf. BR 586/03, og som Borgerrådgiverudvalget har iværksat den 30. september 2005, jf. BOR 34/2005.

RESUME

Økonomiforvaltningen har indkaldt en regnskabsprognose for 2005 samt udvalgenes ønsker om tidlig overførsel af midler til 2006 og bevillingsmæssige ændringer i 2005.

Borgerrådgiverudvalget godkendte på møde den 12. august 2005 en prognose efter 2. kvartal, hvor der efter overførsel af overskydende midler fra 2004 forventedes et samlet mindreforbrug i 2005 på 500.000,- kr.

I nærværende oktoberprognose er den forventede overførsel fortsat på 500.000,- kr.:

Forventet Budget

6.50.11 "Lokaler" 0,900 mio. kr. 0,800 mio. kr.

6.51.11 "Sekretariat og forvaltninger" 4,594 mio. kr. 5,194 mio. kr.

Forventet forbrug i alt 5,494 mio. kr. 5,994 mio. kr.

De uforbrugte midler søges tidligt overført og øremærket til anvendelse i 2006 med henblik på gennemførelse af den evaluering af Borgerrådgiveren, som Borgerrepræsentationen tidligere har vedtaget, jf. BR 586/03, og som Borgerrådgiverudvalget den 30. september 2005 har iværksat, jf. BOR 34/2005.

SAGSBESKRIVELSE

Indkaldelse af forventet regnskab og kvartalsregnskab mv.

Med det i bilag 1 vedlagte brev af 29. september 2005 har Økonomiforvaltningen indkaldt en regnskabsprognose for 2005.

Forvaltningernes indberetninger skulle være Økonomiforvaltningen i hænde den 26. oktober 2005, hvorfor Borgerrådgiveren foreløbig har afgivet denne indstilling som sin indberetning, idet der samtidig er taget forbehold for Borgerrådgiverudvalgets efterfølgende godkendelse i mødet den 4. november 2005.

Det bemærkes, at udvalgets indberetning skal være Økonomiudvalget i hænde senest den 21. november 2005.

Indberetningen danner grundlag for en samlet redegørelse vedrørende kommunens økonomiske situation som behandles af Økonomiudvalget den 29. november 2005

Indkaldelse af tidlig overførsel af midler til 2006 mv.

Økonomiforvaltningen har med det i bilag 2 vedlagte brev af 4. oktober 2005 også indkaldt udvalgenes ønsker om tidlig overførsel af midler til 2006 og bevillingsmæssige ændringer i 2005.

Udvalgene kan i 2005 anmode om at få overført visse uforbrugte midler mv. Det skal i den forbindelse angives, hvor i budgettet 2006 overførslen skal placeres samt hvor i budgettet 2005 overførslen kommer fra. Der skal være en kort beskrivelse af baggrund og bevillingsforu dsætninger, herunder om det er en overførsel af et særskilt besluttet BR-projekt eller om det er en del af udvalgets mulighed for i øvrigt at overføre 75 % af øvrigt mindreforbrug.

Anmodningen skulle være Økonomiforvaltningen i hænde den 26. oktober 2005, hvorfor Borgerrådgiveren foreløbig har afgivet denne indstilling som sin anmodning, idet der samtidig er taget forbehold for Borgerrådgiverudvalgets efterfølgende godkendelse i mødet den 4. november 2005.

En samlet indstilling om tidlig overførelse behandles i Økonomiudvalget den 22. november 2005 og i Borgerrepræsentationen den 15. december 2005. Udvalgets godkendelse skal meddeles Økonomiudvalget senest den 14. november 2005.

Besvarelse af indkaldelsen af forventet regnskab 2005 og kvartalsregnskab mv.

Borgerrådgiverens ramme er - efter overførslen af 879.000,- kr. fra 2004 - justeret fra oprindeligt 5.115.000,- kr. til 5.994.000,- kr. fordelt på 2 funktioner:

6.50.11 "Lokaler" 0,800 mio. kr.

6.51.11 "Sekretariat og forvaltninger" 5,194 mio. kr.

Rammebevilling i alt 5,994 mio. kr.

I den seneste regnskabsprognose blev det forudsat, at det forventede mindreforbrug på 500.000,- kr. søges overført fra 2005 til 2006 og øremærkes den af Borgerrepræsentationen tidligere vedtagne evaluering af Borgerrådgiveren, jf. herved BR 586/03.

Beløbet fremkom ved, at der fra den tidligere overførsel på i alt 879.000,- kr. ville henstå 350.000,- kr., som udisponerede midler, hvortil kom et forventet mindreforbrug på 150.000,- kr. i den oprindelige driftsramme.

De resterende 529.000,- kr. fra den tidligere overførsel blev reserveret til uafsluttede anliggender fra 2004 i form af fejlkonteret løn, afregning af byggeregnskab samt etablering af ESDH, som alle forventes udredt inden afslutning af regnskabsåret 2005. Det blev bemærket, at skulle der være overskydende midler af denne del af overførslen, så vil Borgerrådgiveren overveje behovet for en kampagne i slutningen af året for at udbrede kendskabet til funktionen, hvis det måtte vise sig nødvendigt.

I nærværende oktoberprognose er den forventede overførsel fortsat på 500.000,- kr.

For årets 3 første kvartaler har Borgerrådgiveren forventet en samlet udgift på 3.757.000,- kr. fordelt med 600.000,- kr. til "Lokaler' og 3.157.000,- kr. til "Sekretariat og forvaltninger".

Det samlede forbrug i samme periode beløber sig til 2.966.000,- kr. fordelt med 593.000,- kr. til "Lokaler" og 2.373.000,- kr. til "Sekretariat og forvaltninger", dvs. et samlet mindreforbrug på 791.000,- kr. Tallene uddybes i det følgende.

Særligt vedrørende "Lokaler"

På "Lokaler" har der i til og med 3. kvartal været et samlet forbrug på 593.000,- kr., dvs. 7.000,- kr. mindre end forventet.

Der er imidlertid en omkostningsændring i forhold til det oprindeligt budgetterede, idet Borgerrådgiveren udover husleje og energiforbrug mv. også bogfører udgifter på årligt ca. 75.000,- kr. til rengøring og vinduespolering under "Lokaler" i stedet for under "Sekretariat og forvaltninger" som oprindelig forudsat.

Grundet en betalingsforskydning er den interne betaling for disse ydelser ikke slået fuldt igennem for perioden til og med 3. kvartal, hvorfor der er et efterslæb på ca. 30.000,- kr. i den henseende.

Set over året udviser det forventede regnskab på "Lokaler" i 2005 et merforbrug på indtil 100.000,- kr., idet der ud over udgifterne til rengøring og vinduespolering også efter den gældende lejekontrakt sker pristalsregulering af den årlige lejebetaling med tilbagevirkende kraft, hvilket forventes udmøntet i 4. kvartal.

Samlet forventes den samlede årlige udgift til "Lokaler" herefter at andrage op til 900.000,- kr. mod budgetteret 800.000,- kr.

Særligt vedrørende "Sekretariat og forvaltninger

På "Sekretariat og forvaltninger" har der i perioden til og med 3. kvartal 2005 været et samlet forbrug på 2.373.000,- kr., dvs. 784.000,- kr. mindre end forventet.

Mindreforbruget relaterer sig primært til administration samt til lønkontering.

Førstnævnte andel af mindreforbruget skyldes en reel omkostningsændring på 100.000,- kr. for så vidt angår administrationsudgifterne, der er lavere end forventet til og med 3. kvartal.

Sidstnævnte andel af mindreforbruget på 684.000,- kr. skyldes dels en reel omkostningsændring, idet visse medarbejdere har holdt ferie uden løn, dels en betalingsforskydning grundet fejlkonteringer af løn.

I juliprognosen var anført følgende om lønsituationen:

"[…]

Borgerrådgiveren har for 1. halvår 2005 regnet med en samlet lønudgift på 1.675.000,- kr., hvori er medregnet en forholdsmæssig andel af en årligt afsat pulje til forhandling af tillæg.

Der har i 1. halvår været afholdt lønudgifter på 1.213.000,- kr., hvilket svarer til et mindreforbrug i forhold til det budgetterede på de nævnte 463.000,- kr.

Af dette beløb relaterer 263.000,- kr. sig til fejlkontering af løn, der forventes udlignet senere på året i samråd med Økonomiforvaltningen, mens de resterende 200.000,- kr. relaterer sig til afholdt ferie uden løn, som er en reel omkostningsændring, tillige med den nævnte puljeandel, der påregnes disponeret senere, samt forsinket udmøntning af overenskomstmæssige lønstigninger.

[…]"

Den forventede lønudgift til og med 3. kvartal er budgetteret til 2.514.000,-. Heri er medregnet den tidligere nævnte forholdsmæssige andel af en årligt afsat pulje til forhandling af tillæg, hvorved bemærkes, at denne pulje nu er udmøntet for så vidt angår hele året i form af lønaftaler som udbetales i 4. kvartal

Der har ved kvartalets udgang været afholdt lønudgifter for 1.830.000,- kr., dvs. et mindreforbrug på 684.000,- kr. inklusive den forholdsmæssige lønpuljeandel.

Af det samlede beløb relaterer ca. 150.000,- kr. sig til ferie uden løn, dvs. en reel omkostningsændring, mens ca. 450.000,- kr. er akkumuleret fejlkontering af løn, der forventes udlignet som en betalingsforskydning inden årets udgang i samråd med Økonomiforvaltningen.

Det forventede regnskab på "Sekretariat og forvaltninger" for hele 2005 udviser som følge af de nævnte omkostningsændringer et skønnet mindreforbrug på 250.000,- kr., hvortil kommer det i øvrigt udisponerede beløb på 350.000,- kr. fra den tidligere overførsel.

Samlet forventes den samlede årlige udgift til "Sekretariat og forvaltninger" herefter at andrage op til 4.594.000,- kr. mod budgetteret 5.194.000,- kr.

Særligt i forhold til aktivitets- og målopfølgning

I forhold til særskilt opfølgning på de aktivitetsforudsætninger samt mål og resultatkrav, som udvalget vurderer som mest centrale, skal bemærkes, at der i henhold til Borgerrådgiverudvalgets beslutning i mødet den 18. januar 2005 (BOR 2/2005) først med virkning fra budget 2006 indarbejdes konkrete mål og resultatkrav samt en nærmere ydelsesbeskrivelse for Borgerrådgiveren. På denne baggrund kan der ikke i relation til forventet regnskab 2005 gives en sådan opfølgning, men de nævnte mål mv. indgik dog til dels i Borgerrådgiverens årsberetning, der blev offentliggjort i maj 2005.

Sammenfatning af forventet regnskab

Det forventede mindreforbrug på i alt 600.000,- kr. på "Sekretariat og forvaltninger" skal sammenholdes med det forventede merforbrug på 100.000,- kr. på "Lokaler". Holder prognosen for forventet regnskab 2005 indebærer det således et forventet samlet mindreforbrug på 500.000,- kr. i forhold den gældende ramme:

Forventet Budget

6.50.11 "Lokaler" 0,900 mio. kr. 0,800 mio. kr.

6.51.11 "Sekretariat og forvaltninger" 4,594 mio. kr. 5,194 mio. kr.

Forventet forbrug i alt 5,494 mio. kr. 5,994 mio. kr.

Der henvises til det i bilag 3 vedlagte skema, idet bemærkes, at der kan bortses fra differencen i skemaet på 279.000,- kr. vedrørende "finansposter", da dette beløb set på året er omkostningsneutralt og således er regnskabsprognosen uvedkommende. Beløbet relaterer sig til den løbende udligning af købsmoms samt forskydninger i kortfristet gæld og tilgodehavender mv.

Det bemærkes, at den afvigelse på -6.000,- kr., som skemaet udviser, beror på, at der i prognosen som præsenteres i nærværende indstilling for overskuelighedens skyld er foretaget en vis afrunding af de eksakte tal, som udtrækkes via økonomisystemet.

Indkaldelsen af tidlig overførelse af midler til 2006 mv.

De uforbrugte midler på 500.000,- kr. søges tidligt overført og øremærket til anvendelse i 2006 med henblik på gennemførelse af den evaluering af Borgerrådgiveren, som Borgerrepræsentationen tidligere har vedtaget, jf. BR 586/03, og som Borgerrådgiverudvalget den 30. september 2005 har iværksat, jf. BOR 34/2005.

Beløbet kommer fra ovennævnte funktion 6.51.11 "Sekretariat og forvaltninger" i Borgerrådgiverens ramme for 2005 og skal overføres til samme i budget 2006.

ØKONOMISKE KONSEKVENSER

Afgivelse af regnskabsprognosen har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser, men den tidlige anmodning om overførsel vil, hvis den godkendes, være en øremærket opskrivning af Borgerrådgiverens ramme for 2006 i forhold til det vedtagne budget.

HØRING

MILJØMÆSSIGE KONSEKVENSER

ANDRE KONSEKVENSER

BILAG

Bilag 1: Brev af 4. oktober 2005 fra Økonomiforvaltningens 3. kontor.

Bilag 2: Brev af 29. september 2005 fra Økonomiforvaltningens 3. kontor

Bilag 3: Regneark vedrørende indberetning af forventet regnskab 2005.

Bilag 4: Regneark vedrørende tidlig overførsel til 2006

Johan Busse

/Thomas Lund Tækker

Til top