Orientering om status på whistleblowerordningen

Indstilling

Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget,

• at drøfte Borgerrådgiverens information om og synliggørelse af den nye whistleblowerordning

   

• at drøfte, hvordan udvalget skal orienteres om sager indgået til whistleblowerordningen

   

• at orienteringen om status på whistleblowerordningen tages til efterretning af Borgerrådgiverudvalget
  
  

Problemstilling

Den 17. december 2021 trådte lov om beskyttelse af whistleblowere i kraft. Loven indebærer blandt andet, at alle kommuner skal have en whistleblowerordning.

Det betyder, at den ordning, der har eksisteret på frivilligt grundlag i Københavns Kommune siden 2012 fremover skal leve op til bestemte krav i loven.

Borgerrepræsentationen vedtog den 16. december 2021 ændringer af vedtægt for Borgerrådgiveren, som en konsekvens af loven.

Ud over ændringerne i selve organiseringen og varetagelse af whistleblowerordningen bør det drøftes, hvordan Borgerrådgiveren skal informere om den nye ordning og hvordan den skal synliggøres. Det bør også drøftes, hvilke informationer Borgerrådgiverudvalget ønsker at modtage vedrørende ordningens drift og sager under ordningen.

Løsning

Synliggørelse af den nye whistleblowerordning

Det følger af whistleblowerlovens § 13, at kommunen skal give potentielle whistleblowere en række oplysninger om ordningen bl.a. om, hvordan indberetninger behandles og registreres, hvordan, man gør brug af den interne whistleblowerordning, og hvilke rettigheder henholdsvis whistlebloweren og andre har. Ordningen kan blandt andet bruges af kommunens nuværende og tidligere ansatte, frivillige i kommunen, lønnede og ulønnede praktikanter, selvstændige erhvervsdrivende, som kommunen samarbejder med og personer, som arbejder under tilsyn og ledelse af kontrahenter, underleverandører og leverandører.

Oplysningerne skal gøres tilgængelige på et synligt sted, der er tilgængeligt for den omfattede personkreds, f.eks. på arbejdsgiverens hjemmeside eller intranet, og oplysningerne kan efter behov også inkluderes i kurser og uddannelsesseminarer.

Arbejdsgivere i den offentlige sektor bør efter ifølge lovens forarbejder tillige give vejledning om, at whistleblowerordningerne ikke begrænser offentligt ansattes ytringsfrihed i øvrigt.

Borgerrådgiveren har allerede under den gamle ordning formidlet sådanne oplysninger via kommunens medarbejderside (https://medarbejder.kk.dk/) og i optrykte pjecer. Borgerrådgiveren arbejder på at opdatere de aktuelle oplysninger i forhold til lovens krav på medarbejdersiden. Medarbejdersiden er tilgængelig for alle med adgang til internettet og kan derfor tilgås dér af alle, som kan benytte ordningen.

I forbindelse med åbningen af den tidligere whistleblowerordning i 2012 synliggjorde Borgerrådgiveren ordningen på forskellig vis, herunder på kommunens intranet, ved udsendelse af såkaldt indstik sammen med lønsedler til alle kommunens medarbejdere, på præsentationsmøder med ansatte og repræsentanter for faglige organisationer mv. Det blev også overvejet at kommunikere direkte pr. mail til alle medarbejdere, som har en kommunal mailadresse.

Den nye ordning indebærer en udvidelse af, hvad der kan indberettes om og af den kreds, som kan benytte ordningen. Det er derfor Borgerrådgiverens opfattelse, at informationen på kommunens medarbejderside bør suppleres af mere opsøgende information rettet imod dem, som har mulighed for at anvende ordningen.

Borgerrådgiveren anbefaler Borgerrådgiverudvalget at drøfte spørgsmålet.


Offentliggørelse og orientering af Borgerrådgiverudvalget om sager

Det følger af whistleblowerlovens § 27, at kommunen mindst én gang årligt skal offentliggøre oplysninger om ordningen. Det er forudsat, at offentliggørelsen omfatter oplysninger om bl.a. antallet af modtagne indberetninger i den pågældende periode og status for opfølgningen herpå, herunder oplysninger om, hvor mange indberetninger, der er afvist eller afsluttet i medfør af loven, hvor mange sager, der har været undergivet realitetsbehandling i kommunen, og hvor mange der har givet anledning til politianmeldelser. Det forudsættes endvidere, at der offentliggøres en beskrivelse af de overordnede temaer for de indberetninger, der er modtaget og fulgt op på i perioden.

Tidligere borgerrådgiverudvalg har modtaget halvårlige oversigter over antallet af modtagne og afsluttede sager under ordningen. Indstillingen er vedhæftet sådanne oversigter for 2. kvartal 2021 for fuldstændighedens skyld (bilag 1 og 2). Oversigterne omfatter alene generelle oplysninger til overblik om antallet af sager og sagernes titler.

De tidligere oversigter svarer i det store hele til de oversigter, som ordningen skal give efter lovens ikrafttræden, idet loven dog alene kræver en årlig offentliggørelse.

Det afgående borgerrådgiverudvalg foreslog på sit møde den 19. november 2021 at udvalget fremover med fordel kan modtage orientering om afsluttende sager under whistleblowerordningen med henblik på overblik og eventuel opfølgning. Se dagsordenspunkt 8.

Udvalget drøftede herunder muligheden for, at Borgerrådgiverudvalget under hensyn til tavshedspligten i whistleblowerloven, orienteres om alle afsluttede sager på et højere detaljeringsniveau, end de tidligere oversigter giver (svarende til bilag 1 og 2).

Såfremt Borgerrådgiverudvalget ønsker flere og hyppigere informationer om sager under whistleblowerloven end krævet efter loven, bør omfanget heraf drøftes, så Borgerrådgiveren kan tilrettelægge orienteringen fremadrettet.

Status på henvendelser til whistleblowerordningen efter gammel ordning

Der henvises til bilag 1 og 2.

I 2. halvår 2021 har modtog ordningen i alt 27 henvendelser. 16 af disse er vurderet som værende inden for ordningen, mens 11 faldt udenfor.

Fremgangsmåden var efter den gamle ordning, at også sager, der faldt uden for ordningen (herunder henvendelser fra tidligere ansatte, borgere mv.), men som indeholdt relevante oplysninger for kommunen, alligevel kunne fremsendes til eventuel videre foranstaltning i relevant forvaltning.

Oversigten beskriver indgåede og afsluttede sager under den gamle ordning, dvs. frem til og med 16. december 2021.

Den kommende løbende orientering vil alene omfatte sager indkommet under den nye ordning og vil i øvrigt følge Borgerrådgiverudvalgets drøftelse, jf. ovenfor.

For så vidt angår sager indgået og behandlet efter gammel ordning (bilag 1 og 2) er de alle ekspederet, idet sager der er vurderet som værende inden for ordningen, er videresendt til nærmere undersøgelse ved relevant direktion eller Intern Revision såfremt de indberettede oplysninger muliggør dette. Derudover er henvendelser, der falder uden for ordningen så vidt muligt videreformidlet til rette forvaltning til orientering og eventuel videre foranstaltning.

Økonomi

Forslaget har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Borgerrådgiveren samler op på udvalgets drøftelser på et senere møde.