Borgerrådgiverens overholdelse af måltal for budget 2006

Borgerrådgiverudvalget

 

DAGSORDEN

for ekstraordinært møde mandag den 2. oktober 2006

 

 

Åbne punkter

 

4.      Borgerrådgiverens overholdelse af måltal for budget 2006

 

BOR  48/2006INDSTILLING

Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget,

at godkende, at Borgerrådgiveren – via oversendelse af nærværende indstilling og det tilhørende protokollat til Økonomiforvaltningen – meddeler Økonomiudvalget, dels at måltallet for 2006 ikke kan overholdes, dels at der i relation til den allerede anviste reduktion i serviceudgifterne fortsat tages forbehold for udredningen af fejlkonteret løn i 2005 og 2006.

 

RESUME

På Borgerrådgiverudvalgets møde den 14. august 2006 blev sag om "Regnskabsprognose 2006 – forventet regnskab pr. august 2006" behandlet af Borgerrådgiverudvalget.

Borgerrådgiveren forventede på daværende tidspunkt, at regnskabet for hele 2006 ville udvise et forbrug på i alt 5.395.000,- kr., dvs. et mindreforbrug på 1.000.000,- kr. i forhold til den senest korrigerede ramme på 6.395.000,- kr.

Opgørelsen af det således forventede mindreforbrug blev anvist som Borgerrådgiverens reduktion af serviceudgifter med henblik på, at Borgerrådgiveren – så vidt muligt – kunne holde det oprindeligt vedtagne budget.

Anmodningen om reduktion af serviceudgifter var dog ikke dermed fuldt ud imødekommet, idet der manglede en reduktion på 216.000,- kr. for at nå måltallet for 2006.

Borgerrådgiverudvalget godkendte det forventede regnskab 2006 for Borgerrådgiveren, herunder reduktionen af serviceudgifterne på 1.000.000,- kr. og tog i den forbindelse overfor Økonomiudvalget et generelt forbehold vedrørende udredningen af fejlkonteret løn i 2005 og 2006.

Samtidig anmodede Borgerrådgiverudvalget Økonomiudvalget om, at overskridelsen af Borgerrådgiverens oprindelige budgetramme i 2006 ikke ville medføre en tilsvarende reduktion i Borgerrådgiverens budgetramme for 2007 under henvisning til, at det ikke er muligt at omprioritere væsentligt indenfor Borgerrådgiverens forholdsvis begrænsede budgetramme og idet blev bemærket, at overskridelsen beror på en kontraktlig forpligtelse, som påhviler kommunen.

 

Økonomiudvalget har på møde den 26. sep tember 2006 besluttet, "at Borgerrådgiveren overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen til oktober skal fremlægge en sag, hvor måltallet overholdes for Borgerrådgiverens serviceudgifter i forbindelse med sagen om bevillingsmæssige ændringer."

 

Borgerrådgiveren er således blevet pålagt at fremlægge nærværende sag med henblik på at anvise, hvor de resterende 216.000,- kr. kan findes på driften i 2006.

 

Kan midlerne ikke findes må påregnes en tilsvarende reduktion af budget 2007.

 

På baggrund af det aktuelt opgjorte forbrug sammenholdt med de forventede udgifter for resten af året, forventer Borgerrådgiveren ikke at kunne anvise yderligere reduktion i serviceudgifterne.

 

Borgerrådgiveren har således nøje undersøgt og overvejet, om der er mulighed for at finde yderligere besparelser på driften i 2006, men det ses ikke at være tilfældet.

 

De faste omkostninger til husleje kan ikke begrænses, da der er tale om en såkaldt pligtig pengeydelse i henhold til den gældende lejekontrakt og -lovgivning.

 

De faste lønomkostninger kan heller ikke nedbringes, da det ikke på nuværende tidspunkt er muligt at beskære normeringen i 2006 grundet de overenskomstmæssigt aftalte opsigelsesvarsler.

 

De forventede udgifter til interne og eksterne kreditorer skal også afholdes, idet de gældende bogføringsprincipper må antages at udelukke muligheden for at indgå aftaler med kreditorer om udskydelse af betalingen på forfaldne fordringer.

 

Endelig er der allerede indhentet store besparelser på det almindelige kontorhold, både som led i at efterkomme kravet om reduktion af serviceudgifter og generelt i forbindelse med tilvejebringelse af det ordinære omstillingsbidrag, som er indregnet i forbindelse med den oprindeligt givne bevilling for 2006.

 

Sagen forelægges hermed Borgerrådgiverudvalget med henblik på godkendelse af, at Borgerrådgiveren meddeler Økonomiudvalget, dels at måltallet for 2006 ikke kan overholdes, dels at der i relation til den allerede anviste reduktion i serviceudgifterne fortsat tages forbehold for udredningen af fejlkonteret løn i 2005 og 2006.

SAGSBESKRIVELSE

Baggrund

På Borgerrådgiverudvalgets møde den 14. august 2006 blev sag om "Regnskabsprognose 2006 – forventet regnskab pr. august 2006" (BOR 36/2006) behandlet af Borgerrådgiverudvalget, jf. bilag 1.

Det fremgik af sagen, at Borgerrådgiverens ramme (efter en tidlig overførsel på 500.000,- kr., en ordinær overførsel på 716.000,- kr. samt en udmøntning fra den centrale lønpulje på 58.000,- kr.[1]) var opskrevet fra oprindelig 5.121.000,- kr. til 6.395.000,- kr.

Det fremgik endvidere, at Borgerrepræsentationen havde besluttet, at udvalgene i deres indberetning til halvårsregnskabet for 2006 skulle anvise, hvor serviceudgifterne i udvalgets korrigerede budget for 2006 kunne reduceres med et beløb så udvalgets serviceudgifter ikke overstiger niveauet i vedtaget budget 2006. De beløb, som budgettet reduceredes med i 2006, ville blive reserveret til udvalgets budget 2007, hvorimod en overskridelse ville medføre en tilsvarende reduktion i udvalgets budget i 2007. 

Borgerrådgiveren forventede på daværende tidspunkt, at regnskabet for hele 2006 ville udvise et forbrug på i alt 5.395.000,- kr., dvs. et mindreforbrug på 1.000.000,- kr. i forhold til den senest korrigerede ramme på 6.395.000,- kr.

Opgørelsen af det således forventede mindreforbrug blev anvist som Borgerrådgiverens reduktion af serviceudgifter med henblik på, at Borgerrådgiveren – så vidt muligt – kunne holde det oprindeligt vedtagne budget.

Anmodningen om reduktion af serviceudgifter var dog ikke dermed fuldt ud imødekommet, idet der manglede en reduktion på 216.000,- kr. for at nå måltallet for 2006.

Borgerrådgiverudvalget godkendte det forventede regnskab 2006 for Borgerrådgiveren, herunder reduktionen af serviceudgifterne på 1.000.000,- kr. og tog i den forbindelse overfor Økonomiudvalget et generelt forbehold vedrørende udredningen af fejlkonteret løn i 2005 og 2006.

Samtidig anmodede Borgerrådgiverudvalget Økonomiudvalget om, at overskridelsen af Borgerrådgiverens oprindelige budgetramme i 2006 ikke ville medføre en tilsvarende reduktion i Borgerrådgiverens budgetramme for 2007 under henvisning til, at det ikke er muligt at omprioritere væsentligt indenfor Borgerrådgiverens forholdsvis begrænsede budgetramme og idet blev bemærket, at overskridelsen beror på en kontraktlig forpligtelse, som påhviler kommune n.

 

Økonomiudvalgets beslutning

Økonomiudvalget har på møde den 26. september 2006 behandlet indstillingen "Tidlig overførsel af serviceudgifter fra 2006 til 2007" (ØU 351/2006), jf. bilag 2.

 

Økonomiudvalget har i den forbindelse blandt andet besluttet, "at Borgerrådgiveren overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen til oktober skal fremlægge en sag, hvor måltallet overholdes for Borgerrådgiverens serviceudgifter i forbindelse med sagen om bevillingsmæssige ændringer."

 

Borgerrådgiveren er således blevet pålagt at fremlægge nærværende sag med henblik på at anvise, hvor de resterende 216.000,- kr. kan findes på driften i 2006.

 

Kan midlerne ikke findes må påregnes en tilsvarende reduktion af budget 2007.

 

Borgerrådgiverens besvarelse skal meddeles Økonomiforvaltningen som forestår udarbejdelsen af en samlet indstilling til Økonomiudvalget.

 

Status pr. ultimo september 2006

På årsbasis er den samlede korrigerede budgetramme på 6.395.000,- kr. fordelt med 900.000,- kr.  til "Administrationsbygninger" og 5.495.000,- kr. til "Sekretariat og forvaltninger".

I prognosen som blev behandlet den 14. august 2006 forventede Borgerrådgiverens regnskab for hele 2006 at udvise et forbrug på i alt 5.395.000,- kr., dvs. et mindreforbrug på 1.000.000,- kr. i forhold til den senest korrigerede ramme på 6.395.000,- kr.

Borgerrådgiveren har for de første 9 måneder i 2006 forventet en samlet udgift på 4.216.000,- kr. Det samlede forbrug i samme periode beløber sig til 3.877.000,- kr.

Der er således et foreløbigt samlet mindreforbrug på 338.000,- kr. i årets første 9 måneder. Mindreforbruget skyldes dels omkostningsændring grundet tilbagebetaling af for meget betalt husleje samt en generel lejenedsættelse, dels betalingsforskydninger, idet blandt andet licens til eDoc samt betaling for andre administrative ydelser til Økonomiforvaltningen endnu ikke ses afregnet for 3. kvartal.

Det konstaterede mindreforbrug er uforandret siden august-prognosen og indgår således i den allerede anviste reduktion af serviceudgifter på 1.000.000,- kr., som i øvrigt her ud over består af politisk øremærkede midler som forudsættes anvendt i 2007 til aktiviteter som opfølgning på evalueringen i 2006.

 

På baggrund af det aktuelt opgjorte forbrug sammenholdt med de forventede udgifter for resten af året, forventer Borgerrådgiveren ikke at kunne anvise yderligere reduktion i serviceudgifterne.

 

Borgerrådgiveren har således en række kendte udgifter resten af året som samlet beløber sig til skønsmæssigt 1.493.000,- kr.:

 

1)     omfanget af de almindelige faste omkostninger, dvs. husleje og energiforbrug, rengøring, lønninger, brugerlicenser samt aftalt betaling til Økonomiforvaltningen for administrative ydelser 

 

2)     de kontraktmæssige forpligtelser, som i øvrigt påhviler Borgerrådgiveren, dvs. en resterende betaling til Institut for Konjunktur-Analyse som forestår evalueringen

 

Dertil kommer:

 

3)     en minimal margin på 25.000,- kr. til dækning for uforudsete udgifter og almindeligt kontorhold, hvor der – henset til kravet om reduktion af serviceudgifter – kun indkøbes absolut fornødne kontorartikler, idet alle andre udgiftskrævende aktiviteter, herunder efteruddannelse, er indstillet resten af året.

 

Borgerrådgiveren har nøje undersøgt og overvejet, om der er mulighed for at finde yderligere besparelser på driften i 2006, men det ses ikke at være tilfældet.

 

De faste omkostninger til husleje kan ikke begrænses, da der er tale om en såkaldt pligtig pengeydelse i henhold til den gældende lejekontrakt og -lovgivning.

 

De faste lønomkostninger kan heller ikke nedbringes, da det ikke på nuværende tidspunkt er muligt at beskære normeringen i 2006 grundet de overenskomstmæssigt aftalte opsigelsesvarsler.

 

De forventede udgifter til interne og eksterne kreditorer, jf. ovennævnte opremsning, skal også afholdes. Det følger således af rammebilaget "Regnskab i årets løb", som er udstedt i medfør af Kasse- og regnskabsregulativets punkt 2.7, at udgifter skal bogføres, når varer eller tjenesteydelser er leveret, hvilket må antages at udelukke muligheden for at indgå aftaler med de interne og eksterne kreditorer om udskydelse af betalingen på forfaldne fordringer.

 

Endelig er der allerede indhentet store besparelser på det almindelige kontorhold, både som led i at efterkomme kravet om reduktion af serviceudgifter og generelt i forbindelse med tilvejebringelse af det ordinære omstillingsbidrag, som er indregnet i forbindelse med den oprindeligt givne bevilling for 2006.

 

Som nævnt resterer der kun en reserve på 25.000,- kr. resten af året til uforudsete udgifter og det mest fornødne kontorhold.

 

Med disse forventede udgifter resten af året på i alt 1.518.000,- kr. oveni det allerede konstaterede forbrug på 3.877.000,- kr. pr. ultimo september, forventes regnskabet for hele 2006 at udvise et samlet forbrug på 5.395.000,- kr.

 

Dermed kan den allerede udmeldte reduktion af serviceudgifter på 1.000.000,- kr. som udgangspunkt holdes, men det ses altså som før nævnt ingenlunde muligt at imødekomme kravet om en yderligere reduktion på 216.000,- kr.

 

Der tages stadig forbehold for fejlkonteret løn i 2005 og 2006 som fortsat udredes af Økonomiforvaltningen på Borgerrådgiverens anmodning, jf. herved ovennævnte indstilling som blev behandlet af Borgerrådgiverudvalget den 14. august 2006.

 

Det bemærkes, at der i øvrigt ikke herved er taget højde for, at Borgerrådgiveren som led i udmøntning af "egen drift" pr. 1. januar 2007, jf. budgetaftalen, allerede i efteråret 2006 forlods - og med forbehold for Borgerrepræsentationens endelige godkendelse af udvidelsen - burde bekoste annoncering af de 3 ekstra normeringer (2 jurister og 1 kontorfunktionær), som er forudsat i forbindelse med bevillingen til egen drift.

 

Konsekvenserne af en eventuel reduktion af budget 2007

Som udgangspunkt er konsekvensen af, at Borgerrådgiveren ikke kan reducere sine serviceudgifter med de resterende 216.000,- kr. i 2006, at Borgerrådgiveren bliver tilsvarende beskåret i budget 2007.

 

Beløbet svarer til en beskæring i den eksisterende normering svarende til ½ årsværk i 2007, hvilket Borgerrådgiveren fraråder, da det vil påvirke sagsbehandlingstiden negativt og føre til en markant serviceforringelse.

 

Eneste alternativ er herefter at lade en eventuel reduktion i 2007 finansiere ved en modregning i de overførte midler, som tidligere er blevet akkumuleret som følge af generelle besparelser på Borgerrådgiverens driftsbudget i de foregående år og som derefter politisk er blevet øremærket til opfølgning på evalueringen.

 

Denne løsning må Borgerrådgiveren fraråde, men skulle det blive nødvendigt, kan konsekvensen være, at Borgerrådgiverudvalget så samtidig i 2007 må ansøge om en tillægsbevilling til dette formål.

 

Sagen forelægges hermed Borgerrådgiverudvalget med henblik på godkendelse af, at Borgerrådgiveren – via oversendelse af nærværende indstilling og det tilhørende protokollat til Økonomiforvaltningen – meddeler Økonomiudvalget, dels at måltallet for 2006 ikke kan overholdes, dels at der i relation til den allerede anviste reduktion i serviceudgifterne fortsat tages forbehold for udredningen af fejlkonteret løn i 2005 og 2006.

 

ØKONOMISKE KONSEKVENSER

Såfremt Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen fastholder udgangspunktet, hvorefter Borgerrådgiverudvalgets måltal skal overholdes, må påregnes en reduktion på 216.000,- kr. i budget 2007.

 

HØRING

-

 

MILJØMÆSSIGE KONSEKVENSER

-

 

ANDRE KONSEKVENSER

-

 

BILAG

BILAG 1: Indstillingen "Regnskabsprognose 2006 – forventet regnskab pr. august 2006" (BOR 36/2006)

BILAG 2: Indstillingen "Tidlig overførsel af serviceudgifter fra 2006 til 2007" (ØU 351/2006)

 

 

Johan Busse

/Thomas Lund Tækker