Borgerrådgiverens prioriteringer 2025 og frem

Indstilling

Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget,

at udvalget drøfter prioriteringen af Borgerrådgiverens indsatser i 2025 og frem med henblik på, at Borgerrådgiveren udarbejder en plan til udvalgsbehandling 12. december 2024.

Problemstilling

Borgerrådgiverens stab reduceres med tre jurister med udgangen af 2024. Reduktionen skyldes dels bortfald af et statsligt tilskud, dels løbende effektiviseringskrav.

Nærmere om baggrunden for personalereduktionen

Bortfald af statslig pulje
På opfordring fra Borgerrådgiverudvalget ansøgte Borgerrådgiveren i 2021 om tilskud til opnormering fra puljen til borgerrådgivning. Opnormeringen skulle tjene tre specifikke formål, jf. orientering til Borgerrådgiverudvalget den 19. november 2021:

• Styrke dækningsgraden pr. indbygger for Borgerrådgiveren
• Understøtte andre kommuners borgerrådgivere
• Udvikle og udbrede mægling som værktøj til konfliktløsning

Borgerrådgiveren søgte om og modtog en årlig bevilling fra puljen på 1.500.000 kr. i perioden 2022-2024 til en opnormering med to juridiske årsværk. Bevillingen udløber ved udgangen af 2024, og puljen er ikke videreført på finansloven.

Løbende effektiviseringskrav
Borgerrådgiveren anviser i lighed med resten af kommunen et årligt effektiviseringsforslag. I 2024 udgjorde beløbet 80.000 kr.

Borgerrådgiverens forbrug udgøres af ca. 90 % løn og 10 % administrationsomkostninger. Administrationsomkostningerne er nedbragt ved flytning til nye lokaler i 2022, og besparelsen (knap 600 t.kr.) er anvendt som egenbetaling til drift af whistleblowerordningen.

Det betyder, at effektiviseringsforslagene løbende har måtte anvises som besparelser på løn i forbindelse med vakancer samt kompetenceudvikling. Over tid er beløbene kumuleret og nødvendiggør derfor en reduktion af Borgerrådgiverens stab med yderligere en jurist.

Konsekvenser
Samlet set betyder det, at Borgerrådgiverens stab reduceres med tre jurister med udgangen af 2024. Kontoret vil herefter bestå af 13 ansatte foruden borgerrådgiveren.

Med reduktionen er der færre ressourcer til at løfte Borgerrådgiverens opgaver, hvorfor indsatsen skal prioriteres.

Borgerrådgiverens ydelser fremgår i overblik af nedenstående tabel, hvor fordelingen af ressourceforbruget er angivet som andelen af det effektive timeforbrug i % (2023):

Løsning

Borgerrådgiverens vurderinger af potentialerne for prioritering gennemgås nedenfor.

Borgerrådgivning

Færre synlighedskampagner
Det største ressourceforbrug ligger i dag i problemløsning ved konkrete borgerhenvendelser. Dette må anses som en kerneydelse for Borgerrådgiveren, og det er efterspørgselsstyret i den forstand, at Borgerrådgiveren skal kunne håndtere de henvendelser, der kommer. Efterspørgslen kan antageligvis reduceres ved indstilling af synliggørelseskampagner.

Konkret problemløsning i dialog med borger og forvaltning
Der vurderes at være et vist råderum for prioriteringer inden for konkret problemløsning i dialog med borger og forvaltning. I 2023 blev borgerens problem helt eller delvist løst i knap 91 % af sagerne i denne kategori. Nogle af sagerne krævede større vedholdenhed fra Borgerrådgiverens side, tog længere tid og krævede derfor flere ressourcer. Fra et ressourcemæssigt synspunkt kan der argumenteres for at henlægge nogle af de mest genstridige sager på et tidligere tidspunkt. Dette vil dog betyde, at færre borgeres problemer bliver løst med et tilfredsstillende resultat, og at ressourceforbruget potentielt flyttes (tilbage) på den pågældende forvaltning.

Åbningstider
Der vurderes desuden at være et potentiale for at reducere ressourceforbruget i forhold til Borgerrådgiverens åbningstider for personlig og telefonisk henvendelse, som i dag er mandag-fredag kl. 10-15 (eller efter aftale) med telefonisk lukkedag onsdag. Henvendelserne vil alle kunne rummes inden for kortere åbningstider, som vil give personalet mere tid til planlagt og uforstyrret opgaveafvikling.

Større undersøgelser og tilsyn i borgersager
Der vurderes også at være et råderum for prioriteringer inden for større undersøgelser og tilsyn i borgersager.

I 2023 afsluttede Borgerrådgiveren tilsyn i konkrete 12 konkrete borgersager. Tilsyn i borgersager iværksættes normalt kun, hvis det ikke har været muligt via dialog med forvaltningen at reducere eller bilægge konflikten og der er udsigt til, at en nærmere undersøgelse vil stille borgeren bedre og/eller bidrage med generel læring til forvaltningen. Der blev konstateret kritisable forhold i alle de 12 tilsyn i borgersager.

Borgerrådgiveren iværksatte desuden 9 større undersøgelser i 2023[1] og afsluttede 5[2].

Rådgivning og undervisning (forvaltninger og eksterne)
Der vurderes at være et råderum for prioriteringer inden for rådgivning og undervisning til forvaltningerne. Det ligger allerede fast, at Borgerrådgiverlinjen, som er en hotline med lang åbningstid til kommunens ansatte, lukker ved udgangen af 2024. Dette reducerer lønudgifterne og forventes at reducere ressourceforbruget i forhold til rådgivning af kolleger i forvaltningerne, men der vil kun være tale om en beskeden reduktion, da det fortsat vil være muligt at ringe i åbningstiden.

Der vurderes også at være et råderum for prioriteringer inden for kommunikation. Konkret kan udgivelsen af Borgerrådgiverens guide til god sagsbehandling KlarRet nedprioriteres ligesom der kan arbejdes med et forkortet format for Borgerrådgiverens Beretning. En nedprioritering på disse områder kan betyde, at Borgerrådgiverens viden og observationer om udfordringer udbredes mindre.

En nedprioritering af sparring, rådgivning, undervisning, praktiskudveksling mv. kan betyde ringere relationsopbygning mellem forvaltningernes medarbejdere og Borgerrådgiveren og potentielt at færre sager kan løses ved uformel dialog mellem disse. Dette vil blandt andet kunne betyde, at det bliver vanskeligere for forvaltningerne at leve op til Borgerrepræsentationens beslutning om aktiv at understøtte samarbejdet med Borgerrådgiveren.

Der vurderes desuden at være et råderum for prioriteringer inden for aktiviteter knyttet til borgerrådgivernetværket, hvor bevillingen til at understøtte netværket bortfalder.

Bisidderprojektet beror på en konkret bevilling fra Borgerrepræsentationen og vil ikke kunne reduceres væsentligt uden en ny beslutning i Borgerrepræsentationen.

Whistleblowerordningen
Administration af whistleblowerordningen er lovbundet. Indsatsen er allerede effektiviseret væsentligt og det forventes at der fremadrettet vil blive balance mellem antal sager og tildelte ressourcer. Det er ikke vurderingen, at der kan frigøres ressourcer til kompensation for personalereduktionen.

Der henvises dog til Borgerrådgiverens konkrete forslag til at reducere ressourceforbruget, hvoraf forslaget om, at whistleblowerenheden i mindre alvorlige sager kan basere sin sagsafslutning på forvaltningernes indeståelse for deres egne konklusioner, kan gennemføres administrativt. De øvrige forslag kræver behandling i Borgerrepræsentationen og er derfor ikke inddraget her.

Interne forhold
Der vurderes at være et mindre råderum for prioriteringer inden for kompetenceudvikling. En sådan nedprioritering bør balanceres i forhold til Borgerrådgiverens behov for kvalificerede medarbejdere, som kan matche forvaltningernes kompetenceniveau.

Det foreslås, at udvalget drøfter, hvilke overordnede principper Borgerrådgiveren skal tilstræbe at prioritere efter.

[1] Sagerne handlede om afbureaukratisering på det sociale område, handicaptilgængelighed ved anvendelse af pc’er, touchskærme og lign., sikring af offentligt tilgængelige computere, forlænget ventetid på boligindstilling grundet nyt boliganvisningssystem, indhentelse af oplysninger samt begrundelse i sager om boliganvisning, egenbetaling § 110, inspektion af tilgængelighed for blinde borgere i ældreboliger, formuleringer i standardbreve til borgerne samt Borgerrepræsentationens opfordring til forvaltningerne om aktiv understøttelse af samarbejdet med Borgerrådgiveren.

[2] Sagerne handlede om afbureaukratisering på det sociale område (afsluttet uden egentligt tilsyn efter indledende dialog med forvaltningen), inspektion af tilgængelighed for blinde borgere i ældreboliger, rehabiliteringsteamets dialog med borgere på rehabiliteringsmøder mv., understøttelse af Teknik- og Miljøforvaltningens organisationsændring (afsluttet uden egentligt tilsyn efter indledende dialog med forvaltningen) samt borgeres og virksomheders svarmuligheder ift. digital post.

Videre proces

På baggrund af udvalgets tilkendegivelser, vil Borgerrådgiveren på kommende møde i Borgerrådgiverudvalget fremlægge konkrete forslag til prioriteringer.