Temadrøftelse foranlediget af budgetaftalen for 2024
Indstilling
Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget,
at Borgerrådgiverudvalget drøfter sagen.
Problemstilling
Borgerrådgiverudvalgets forperson har bedt om, at udvalget på et møde afholder en temadrøftelse foranlediget af budgetaftalen for 2024.
Af budgetaftalen for budget 2024 fremgår blandt andet følgende om whistleblowerordningen:
”For at imødegå sagsbunken i whistleblowerordningen er parterne enige om, at Økonomiforvaltningen med inddragelse af Borgerrådgiveren og Intern Revision kommer med forslag til mulige ændringer af organiseringen af whistleblowerordningen, eksempelvis så Intern Revision løfter en større del af sagerne på det økonomiske område, eller at whistleblowerordningen helt eller delvist placeres hos en ekstern tredjepart. Forslagene til omorganisering skal senest indgå i forhandlingerne om budget 2025.”
Borgerrådgiveren antager, at Økonomiforvaltningen vil inddrage Borgerrådgiverudvalget i de nævnte overvejelser.
Placeringen af Københavns Kommunes Whistleblowerordning
Whistleblowerordning blev placeret hos Borgerrådgiveren ved Borgerrepræsentationens beslutning i december 2021. Der er flere gange tidligere taget stilling til whistleblowerordningens placering siden 2012, herunder på baggrund af en ekstern evaluering i 2019.
Der henvises til bilag 1.
Fordeling af sager til Intern Revision
Allerede i dag overlader whistleblowerenheden sager til Intern Revision og kommunens databeskyttelsesrådgiver (DPO), som også er forankret i Intern Revision. Det gælder alle de tilfælde, hvor indberetningen overvejende vedrører kommunens økonomiske forhold eller overvejende vedrører kommunens databeskyttelsesforhold. Der henvises til bilag 1, hvor det fremgår, at alle sager indkommet under den nye ordning (dvs. efter december 2021), som overvejende vedrørte økonomiske forhold eller databeskyttelsesforhold blev overgivet til undersøgelse hos Intern Revision på nær en.
Hvis flere sager skal overgives til Intern Revision, vil det kræve, at der også overgives sager, som ikke hovedsageligt vedrører økonomiske forhold eller databeskyttelsesforhold, herunder sager om andre lov- og retskrav, strafferetlige forhold, arbejdsmiljø og sikkerhed, sundhed og folkesundhed, omsorg mv.
Der henvises til bilag 1.
Hel eller delvis placering af opgaven hos ekstern tredjepart
Det er muligt at overlade opgaver under whistleblowerordningen til ekstern tredjepart. Typisk vil der være tale om en advokat.
Det er whistleblowerenhedens umiddelbare vurdering, at denne løsning giver bedst mening for de myndigheder, som kun modtager få sager, og hvor den fuldstændige overladelse til ekstern tredjepart helt sparer myndigheden fra at skulle drive en intern whistleblowerenhed. Der henvises til bilag 1.
Håndtering af sager om arbejdsmiljø
Ca. 1/3 af indberetningerne indeholder et element af dårligt arbejdsmiljø, mobning, krænkelser, chikane eller lignende. Kun hvis der potentielt er tale om alvorlige lovovertrædelser eller øvrige alvorlige forhold, er disse sager omfattet af ordningen. I 70 % af tilfældene bekræfter undersøgelserne de indberettede helt eller delvist.
Selvom arbejdsmiljøsager, der potentielt angår alvorlige lovovertrædelser eller øvrige alvorlige forhold, ifølge lov om beskyttelse af whistleblowere er omfattet af whistleblowerordningen, er ordningen ikke primært designet med henblik på disse sager.
Der henvises til bilag 1.
Forvaltningernes sagsbehandlingstid
Det er indtrykket, at forvaltningerne prioriterer sagernes undersøgelse, men den tid, som forvaltningerne bruger på at fremskaffe de oplysninger, som whistleblowerenheden efterspørger, overskrider i en del tilfælde de tre måneder, som er lovens frist.
Det bemærkes, at forvaltningen i tillæg til de efterspurgte oplysninger, kan sammenfatte oplysningerne i en redegørelse, som også kan forsynes med forvaltningens egen konklusion, og det er whistleblowerenhedens indtryk, at udarbejdelse og ledelsesmæssig godkendelse af sådanne redegørelser udgør en væsentlig del af sagsbehandlingstiden.
En opgørelse pr. 17. oktober 2023 viser, at de 50 verserende sager, som afventede forvaltningens fremsendelse af oplysninger på dette tidspunkt havde beroet på forvaltningerne i gennemsnitligt 169 dage eller ca. 5,3 måneder.
20 af de nævnte sager havde på samme tidspunkt afventet forvaltningerne i mere end 6 måneder, og fem sager i mere end et år. Der er i en række tilfælde tale om sammenhængende sagskomplekser bestående af flere sager.
Økonomi
Forslaget har ingen økonomiske konsekvenser.
Beslutning
Udvalget drøftede whistleblowerordningens værditilførsel, effektivitet og ressourceforbrug.
Udvalget gav udtryk for, at ordningen er placeret godt hos Borgerrådgiveren, og udtrykte tvivl om besparelsespotentialet ved en hel eller delvis placering hos ekstern tredjepart.
Udvalget drøftede også muligheden for at oversende flere sager til Intern Revision og besparelsespotentialet i den forbindelse.
Udvalget drøftede, om det kunne minimere kommunens samlede ressourceforbrug og sagsbehandlingstid i sagerne, hvis forvaltningerne alene fremsender relevant materiale til brug for whistleblowerenhedens vurdering, og ikke selvstændig udarbejder redegørelser om forvaltningernes stillingtagen til indberetningerne.
Udvalget drøftede endvidere, hvordan man kan mindske whistleblowerenhedens ressourceforbrug i arbejdsmiljøsager og samtidig effektivisere det målrettede arbejde med at løse arbejdsmiljøproblemer. Udvalget drøftede i den forbindelse muligheden for en ordning, som inddrager Arbejdsmiljø København for hurtigt at få arbejdet med arbejdsmiljøproblemerne uden at skulle afvente whistleblowerenhedens stillingtagen til om en indberetning kan be-eller afkræftes. Udvalget drøftede i denne forbindelse graden af Arbejdsmiljø Københavns uafhængighed.
Udvalget drøftede endeligt, om den nuværende praksis for at whistleblowersager, der involverer medlemmer af Borgerrepræsentationen, går igennem forpersonen for Borgerrådgiverudvalget, kan indskrives udtrykkeligt i vedtægt for borgerrådgiverfunktionen og dermed gøres tydeligere for Borgerrepræsentationen.
Udvalget noterede sig, at opfølgningen på aftaleteksten for budget 2024 er placeret i Økonomiforvaltningen og pålagde Borgerrådgiveren løbende at orientere udvalget om status på dette arbejde, første gang på udvalgsmødet i december 2023.