Status på arbejdet med tilpasning af lokaludvalgene

Det indstilles,

1. at Bispebjerg Lokaludvalg får en orientering om status på arbejdet med tilpasning af lokaludvalgene

Baggrund

Borgerrepræsentationens har udarbejdet nedenstående opsamling på arbejdet med tilpasning af lokaludvalgene – opsamlingen gengives her i sin helhed:

Notat fra BR-sekretariatet - opsamling på arbejdet med tilpasning af lokaludvalgene:

"På opfordring fra lokaludvalgssekretariaterne gives lokaludvalgene her en foreløbig opsamling og sammenskrivning af de forslag til tilpasninger af lokaludvalg, der er besluttet af Borgerrepræsentationen på møde d. 22. april 2021.

Det bemærkes, at tilpasningerne af lokaludvalg har medført behov for ændringer i Regulativ for lokaludvalg og at det nye, justerede regulativ afventer godkendelse i Indenrigs- og Boligministeriet, hvorfor sagen om tilpasning af lokaludvalg skal 2. behandles i Borgerrepræsentationen. Dette forventes at ske i løbet af sensommeren 2021, så tilpasningen af lokaludvalgenes arbejde kan implementeres i rimelig tid inden konstituering af nye lokaludvalg foråret 2022.

Borgerrepræsentationens Sekretariat arbejder på nuværende tidspunkt i tæt samarbejde med lokaludvalgssekretariaterne på, hvordan og hvornår de enkelte tilpasninger kan foregå – i overensstemmelse med den praktiske virkelighed, inden for de eksisterende ressourcer og i god tid inden konstituering af nye lokaludvalg. I overordnede træk er der fokus på planlægning og implementering af:

• Digitalt valg, nye procedure og kommunikationsindsatser ifm. valg samt introprogram for nye lokaludvalg.

• Justeret bydelsplankoncept og samarbejde med forvaltninger – samt udarbejdelse af samarbejdsaftaler med alle forvaltninger om tidlig inddragelse og videndeling.

• Synliggørelse af sekretariaternes viden og kompetencer, som en mulig indgang for gode råd/guidning til lokalt engagerende københavnere, der ønsker at søsætte egne initiativer til gavn for bydelen.

• Faglige og sociale initiativer for både lokaludvalg og lokaludvalgssekretariater.

I det følgende er en foreløbig, overordnet sammenskrivning af de tilpasninger, der er vedtaget af Borgerrepræsentationen d. 22. april, for at tilvejebringe lokaludvalgene et overblik. Tilpasningerne er inddelt i tre fokusområder, som vedrører hhv. lokaludvalgenes: Formål og opgaver, Repræsentativitet og valg samt Geografiske inddeling og administrative organisering.

Tilpasninger vedr. lokaludvalgets formål og opgaver

Vedr. formål og bydelsplaner

• At lokaludvalgenes primære rolle er at arbejde aktivt og faktabaseret med en mangfoldighed af københavnerne om de temaer, der er væsentlige for københavnerne i de enkelte bydele - via udarbejdelse og løbende realisering af en bydelsplan.

• At lokaludvalgenes arbejde, herunder med bydelsplanen, ikke på forhånd skal være bundet op på kommunale politikker, temaer, forvaltningernes arbejde eller planer.

• At bydelsplanerne godkendes af lokaludvalgene selv og skal ikke forelægges til godkendelse i Økonomiudvalget eller Borgerrepræsentationen.

• At bydelsplanerne er lokaludvalgenes og bydelenes egne visions- og arbejdsplaner, som udstikker visioner, temaer og projekter for lokaludvalgenes arbejde. Bydelsplanerne er levende, tidssvarende planer, der løbende kan opdateres med nye projekter ligesom realiserede projekter kan angives som afsluttede.

• At der etableres repræsentantskaber bestående af brugerbestyrelser samt foreninger i hver enkelt bydel, som lokaludvalgene dækker over. Hver enkelt lokaludvalg initierer, at der inviteres én fra hver brugerbestyrelse og/eller forening til at deltage i de enkelte repræsentantskaber, svarende til antallet af lokaludvalg. De respektive repræsentantskaber bliver forelagt lokaludvalgenes udkast til bydelsplaner til godkendelse. Repræsentantskaberne inviteres én gang om året til en opfølgning og evaluering af bydelsplanen.

• At Borgerrepræsentationen på et temamøde efter kommunestyrelseslovens § 9a behandler lokaludvalgenes bydelsplaner.

  Vedr. understøttelse og involvering af det lokale engagement i lokaludvalgenes arbejde

• At lokaludvalgene understøtter og integrerer det lokale initiativ og engagement yderligere i lokaludvalgenes arbejde via:

  • udvidelse af puljemidlernes anvendelsesområde til at omfatte både aktiviteter, udstyr og materiale.

  • tilbud om vejledning til københavnere, der har brug for hjælp til realisering af lokale sager eller initiativer til gavn for bydelen.

  • løbende invitation til deltagelse i arbejds-/fokusgrupper.

  • involvering i prioritering af puljemidler til forskellige indsatsområder.

• At lokaludvalgene synliggør den københavnerinddragelse og afvejning af forskellige lokale hensyn og interesser, der ligger til grund for lokaludvalgets udtalelser og arbejde i bydelen, når lokaludvalgene bringer lokale interesser og behov videre til forvaltninger, udvalg og Borgerrepræsentationen.

• At lokaludvalgenes adgang og søgefunktion til data i kommunes statistikbank om lokaludvalgsområdet og lokalbefolkningen forbedres og udvides, så lokaludvalgene kan bygge deres arbejde og udtalelser på fakta om bydelens behov og særkender.

  Vedr. lokaludvalgenes kompetenceområde

• At lokaludvalgene repræsenterer og formidler bredden af københavnernes interesser og holdninger i bydelene også når de går imod beslutninger truffet af Borgerrepræsentationen eller udvalgene. At lokaludvalgenes ikke på anden måde kan indgå i/facilitere/understøtte/igangsætte eller anvende puljemidler på aktiviteter, såsom projektforslag eller udviklingsplaner, der er i modstrid med beslutninger truffet i udvalgene og Borgerrepræsentationen.

  Vedr. forvaltningernes tidlige inddragelse og samarbejde

• At forvaltningernes tidlige samarbejde med lokaludvalgssekretariater og lokaludvalg sker på tværs af alle forvaltninger, men fleksibelt, så det tilpasses de enkelte forvaltningers organisering og arbejdsgange samt lokaludvalgenes behov. F.eks. i form af et årligt dialogmøde om behovsprognoser, kommende sager og mulige samarbejder af lokal relevans. Hvert 4. år afholdes et større eller flere møder med henblik på., at forvaltningerne kan medvirke til kvalificering af lokaludvalgenes arbejde med bydelsplaner.

• At forvaltninger og lokaludvalgssekretariater etablerer en procedure for løbende tidlige dialog, forventningsafstemning og samarbejde om sager, der kan være væsentlige for bydelen.

• At forvaltningerne samarbejder med lokaludvalgene om tilrettelæggelse og afholdelse af københavnerinddragelse i sager, hvor inddragelse er oplagt eller politisk besluttet. Kommunens principper for københavnerdialog er i fokus i samarbejdet. Der afprøves, så vidt muligt, nye metoder til københavnerinddragelse, som f.eks. borgersamlinger, vejledende prioriteringer af puljemidler eller projektforslag samt digitale inddragelsesmetoder.

• At forvaltningerne tilvejebringer en høringsfrist på min. 6 uger, hvis der har være en forudgående tidlig inddragelse af lokaludvalg, min. 8 uger i de tilfælde der ikke har været tidlig inddragelse, og 12 uger hvis sagen fordrer en mere omfattende, mangfoldig københavnerinddragelse. Høringsfristerne er eksklusive ferie og helligdage.

• At forvaltningerne oplyser, hvilke lokale udfordringer og behov for input, der gør sig gældende i sagsmateriale, der fremsendes til lokaludvalgene, så lokaludvalgene kan målrette sine udtalelser efter forvaltningernes behov for input.

• At lokaludvalgene selv prioriterer hvilke høringer de svarer på, og at de dermed ikke er forpligtigede til at udtale sig i sager og høringer, der fremsendes af forvaltningerne.

• At lokaludvalgene synliggør og redegør for de fakta, den viden og københavnerinddragelse, der ligger til grund for deres udtalelser.

• At lokaludvalgene tilvejebringes råd og vejledning ift. udarbejdelse af høringssvar/udtalelser til det politisk-administrative niveau.

• At forvaltningerne skal kende bydelsplanernes indhold på deres ressortområde, og orientere Borgerrepræsentationen, Økonomiudvalget og de stående udvalg, hvis elementer i bydelsplanerne har relevans for de sager, der skal behandles. Lokaludvalgssekretariaterne skal orienteres, hvis nye sager har relevans for indsatsområder i bydelsplanerne.

  Tilpasninger vedr. repræsentativitet og valg

  Lokaludvalgenes demokratiske legitimitet styrkes ved at øge lokaludvalgenes repræsentativitet i bydelen igennem iværksættelse af følgende:

  Vedr. initiativer, der har fokus på foreningsrepræsentation

• At der i bydelene gennemføres en tidlig dialog og kommunikationsindsats om lokaludvalgenes arbejde og valg til lokaludvalg.

• At krav til dokumentation for opstilling og stemmeafgivelse til lokaludvalg forenkles for foreningslivet i bydelen. De foreninger der ikke er kendt af lokaludvalgssekretariaterne efterprøves.

• At kun medlemmer, der repræsenterer foreningen med minimum et års dokumenteret eksistens og med minimum 15 dokumenterede medlemmer, er valgbare til lokaludvalgene, så der sikres en vis repræsentativitet.

• At valg til lokaludvalg afholdes ved digital afstemning for tilmeldte foreninger med mulighed for stemmeafgivelse i 14 dage.

• At opstillede kandidater præsenteres i valggrupper på lokaludvalgenes hjemmeside og via sociale medier samt på et åbent møde mellem kandidaterne, de stemmeberettigede foreninger og bydelens københavnere.

• At valggrupper opretholdes for at sikre bred repræsentation fra lokalområdet. Der bør sikres valg til et antal repræsentanter fra følgende 3 valggrupper:

  • Børn, unge, idræt, kultur, fritid.

  • Ældre, sundhed, social og integrationsområdet.

  • Bolig, miljø og erhverv.

• At kandidater til lokaludvalget ikke fra tidspunktet for præsentationsmødet kan skifte valggruppe.

• At der vælges et ubegrænset antal suppleanter indenfor hver valggruppe ud af de opstillingsberettigede foreningsrepræsentanter, der ikke opnåede en medlemsplads. De opstillingsberettigede foreninger skal ved tilmelding til valget tilkendegive, om de ønsker en suppleantplads og tildeles en suppleantplads inden for den valggruppe de stiller op for, i den rækkefølge de har modtaget flest stemmer.

• At Borgerrepræsentationen på baggrund af valgresultatet godkender mindst 23 medlemmer således, at der altid er 5 flere foreningsvalgte medlemmer end politisk udpegede medlemmer; en 1. og 2. suppleant for hver partilisterepræsentant; samt for hver valggruppe én samlet suppleantliste for foreningsrepræsentanterne.

• At bydelens øvrige foreninger løbende kan skrive en repræsentant på én af suppleantlisterne i takt med at nye foreninger opstår eller eksisterende foreninger ønsker at deltage i lokaludvalgsarbejdet.

• At rokeringer ikke længere skal godkendes af Borgerrepræsentationen. Efter valget, er det foreningerne i bydelen, der afgør om de vil beholde deres plads i lokaludvalget, udskifte deres repræsentant og nye foreninger kan skrive sig på en suppleantliste. Lokaludvalgssekretariaterne orienterer lokaludvalget om rokeringer, ind- og udtræden i lokaludvalgene.

  Vedr. initiativer, der har fokus på partirepræsentation

• At Borgerrepræsentationens Sekretariatet indgår i dialog med de politiske partier i god tid inden udpegning af politiske repræsentanter om lokaludvalgenes arbejde og de politiske repræsentanters funktion i lokaludvalgene. Det sker med henblik på at tilvejebringe et oplyst grundlag for udpegningen samt styrke repræsentanternes rolle som bindeled mellem Borgerrepræsentationens og lokaludvalgenes arbejde.

  Vedr. initiativer, der har fokus på både parti- og foreningsrepræsentation

• At hvert politisk parti, der er repræsenteret i Borgerrepræsentationen, har en plads i alle lokaludvalg. Der vælges desuden et antal foreningsmedlemmer. Der skal altid være 5 flere foreningsvalgte medlemmer end valgte fra de politiske partier i Borgerrepræsentationen i lokaludvalget.

• At valgbarhedsalderen til lokaludvalg nedsættes til 16 år.

• At lokaludvalgets formandskab skal have folkeregisteradresse i den bydel og det område, hvor lokaludvalget er placeret.

• At både lokale foreninger og partiforeninger, der er repræsenteret ved et medlem eller suppleant i lokaludvalgene, kan vælge at udskifte deres repræsentant, hvis denne ikke længere repræsenterer foreningen eller partiet i lokaludvalgsarbejdet, herunder ved f.eks. stort fravær.

• At hvis et medlem af et lokaludvalg udebliver tre på hinanden følgende møder uden afbud, betragtes vedkommende som udtrådt af lokaludvalget, og suppleanten kan kræve at overtage pladsen i lokaludvalget.

  Vedr. initiativer, der skal fastholde medlemsdeltagelsen

• At der i den løbende drift og betjening af lokaludvalgene planlægges arrangementer og tilbud, der understøtter et inkluderende og dynamisk fagligt fællesskab om lokaludvalgsarbejdet for både medlemmer og suppleanter. Herunder tilbud om personlig udvikling i rollen som frivilligt lokaludvalgsmedlem.

  Tilpasninger vedr. geografisk inddeling og administrative organisering

• At lokaludvalgenes nuværende geografiske inddeling bibeholdes.

• At lokaludvalgssekretariaterne fortsat er lokalt placerede og forankrede i bydelene.

• At lokaludvalgene og lokaludvalgssekretariaterne tilvejebringes en tydelig ramme for kompetence- og ansvarsfordelingen mellem lokaludvalg, lokaludvalgsformænd og lokaludvalgssekretariater.

• At lokaludvalgssekretariaternes tværgående videndeling, samarbejde samt faglige og sociale fællesskab styrkes via udbredelse af succesfulde metoder og arbejdsgange i de enkelte netværksgrupper og sekretariater samt ved etablering af relevante tovholder, mentor- og makkerordninger.

• At Økonomiforvaltningen, i samarbejde med lokaludvalgssekretariaterne, foretager et eftersyn af forvaltningens nuværende rådgivning, samarbejde og videndeling med sekretariaterne omkring f.eks. økonomi, jura og beslutningsprocesser i Borgerrepræsentationen og udvalgene med henblik på at tilvejebringe effektive og behovsdrevne arbejdsgange.

Øvrige oplysninger vedr. den politiske behandling

Det kan desuden nævnes, at gruppeformandskredsen på møde d. 26. februar pålagde Økonomiforvaltningen at udarbejde tre budgetnotater til brug for budgetforhandlingerne om, at:

• ”der laves forsøg med borgerbudgetter. Emnet for borgerbudgetter kunne kobles op på at medvirke til målet om København som CO2 neutral i 2025.”

• ”lokaludvalgenes miljøarbejde styrkes og inddrages aktivt i initiativer og beslutninger for at sikre, at CO2 neutral hovedstad i 2025 også foregår på lokalt niveau.”

• ”om etablering af selvstændige sekretariater til betjening af Kgs. Enghave Lokaludvalg og Christianshavn Lokaludvalg.”

Derudover valgte en række partier og løsgængere på mødet i Borgerrepræsentationen d. 22. april at videreføre gruppeformandskredsens hensigtserklæring, fra mødet d. 26. februar, i følgende protokolbemærkning:

”Socialdemokratiet, Enhedslisten, Radikale Venstre, SF, Venstre, Alternativet, Det Konservative Folkeparti, Dansk Folkeparti, Frie Grønne, Danmarks nye Venstrefløjsparti, Løsgænger Kasandra Behrndt-Eriksen og løsgænger Peter Dits Christensen videreførte følgende protokolbemærkning fra udvalgsbehandlingen: ”Partierne vil løbende have fokus på, om der er lokaludvalg, som er blevet så store, at der skal igangsættes en undersøgelse af, om det vil give mening at dele dem i to. De lokaludvalg som evt. kommer i betragtning, skal inddrages i dialogen. Hvis undersøgelsen viser, at der er lokaludvalg som skal deles, skal der udarbejdes budgetnotater.”

BR-sekretariatet 19. maj 2021.

Løsning

Lokaludvalget tager orienteringen til efterretning.

Økonomi

Ingen økonomi forbundet med indstillingen.