Evaluering af Beskæftigelses og Integrationsudvalgets udvalgsmøder
Indstilling
Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,
- at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget evaluerer afviklingen af udvalgsmøderne og drøfter forventninger til den fremadrettede udvalgsbetjening.
- at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender, at udvalget evaluerer afviklingen af udvalgsmøderne årligt i december måned.
Problemstilling
For at sikre den bedst mulige afvikling af beskæftigelses- og integrationsforvaltningens møder, evalueres der årligt på afviklingen af udvalgsmøderne. Evalueringerne finder normalt sted i december. På grund af en ny udvalgsperiode er det valgt at afholde en ekstra evaluering, så udvalget allerede nu kan evaluere og komme med input til mødeledelse, praktik omkring mødet og sekretariatsbetjeningen.
Udvalget har desuden d. 18. december 2017 bedt forvaltningen afprøve forskellige modeller for forplejning. Disse modeller er prøvet på udvalgsmøder i første kvartal og udvalget kan med denne indstilling også evaluere disse.
Løsning
Der lægges dermed op til en evalueringen inden for følgende tre temaer.:
Tema 1: Mødeafholdelsen
Forslag til drøftelsespunkter:
- Borgmesterens ledelse af udvalgsmøderne
- Længde af diskussionerne i udvalget
- Brug af talerække
- Fremlæggelse af indstillingerne på møderne, herunder den mundtlige introduktion til indstillingerne
- Deltagelse fra forvaltningen i udvalgsmøderne
- Eksterne personers deltagelse i udvalgsmøderne
- Foretræde for udvalget
Tema 2: Sekretariatets bistand
Forslag til drøftelsespunkter:
- Længde af dagsordener
- Indstillingernes faglighed og pædagogiske kvalitet
- Besvarelse af politikerspørgsmål
- Tilgængelighed ift. bistand
Tema 3: Udvalgsmødernes forplejning
Forslag til drøftelsespunkter:
- Kaffe/the, kage, frugt
- Drikkevarer
- Aftensmad
Økonomi
Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.
Videre proces
Såfremt udvalget godkender en årlig evaluering i december vil forvaltningen forelægge en evalueringsindstilling i december 2018. Her vil udvalget også kunne evaluere på, hvordan møder afholdt uden for Rådhuset fungerer.
Beskæftigelses- og Integrationsudvalget og Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen går videre med de input, der er fremkommet i drøftelsen.
Bjarne Winge / Sofie Munk