Status for implementering af Fasit

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. At Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tager status for implementering af Fasit til efterretning.

Problemstilling

Det nye beskæftigelsessystem Fasit blev sat i drift d.14. november 2016 (jf. orienteringsnotat til udvalget fra d. 2. november 2016). Idriftsættelsen er gået planmæssigt, og alle brugere kunne logge og arbejde i systemet fra den første dag. Cirka 1.500 brugere har indtil videre været logget ind i systemet.

Løsning

Der har som forventet vist sig nogle fejl i takt med, at brugerne er kommet rundt i systemet.                           

Fejlene kan primært kategoriseres i tre:

1. Konverteringsfejl

   Som et led i at skifte system er alle data fra KMD Opera kopieret og lagt i Fasit. Der har vist sig at være data, som ikke er placeret i de korrekte felter. Det betyder, at sagsbehandlerne ikke har kunnet finde data, eller at de ligger i et forkert felt. Fordelen ved denne type fejl er, at alle data fra KMD Opera er kopieret og bevaret, hvorfor data kan lagres korrekt, når fejlene findes. Endvidere har BIF adgang til at kigge i KMD Opera året ud, hvorfor alle medarbejdere kan orientere sig i KMD Opera, hvis en oplysning mangles.

    

2. Snitflader/integrationer

   Der er etableret 12 snitflader/integrationer mellem Fasit og andre systemer. Enkelte af disse systemer har ikke testmiljøer, der kunne testes op imod. Det gælder for eksempel KMD Aktiv og KMD Dagpenge samt dele af Det Fælles Datagrundlag (DFDG) og Digital post. Efter idriftsættelsen har der vist sig både fejl og uhensigtsmæssigheder, som leverandøren Schultz og BIF har arbejdet på at udbedre. Særligt snitfladen mellem Fasit og Jobcenter Planner har vist sig at udfordre Fasit, hvorfor der er lagt en stor indsats i at få denne på plads, da denne snitflade udgør en stor del af grundlaget for effektiv indkaldelse af borgere til samtaler. 

    

   Der er i alt i registreret 60 fejl.

3. Observationer
   Herudover er der indmeldt en række observationer som fejl, men som ved nærmere analyse viser sig at handle om, at brugerne skal arbejde anderledes, fordi der er tale om et nyt system, som er baseret på en anden logik end KMD Opera.

Produktivitet
Flertallet af centrene havde indkaldt færre borgere til samtaler i starten af denne uge (uge 46) og først fuldt indkald i slutningen af uge 46 for at tage højde for, at implementering af et nyt kernesystem, trods uddannelse, kan give begyndervanskeligheder, og der skal tillæres nye rutiner. Samtidig har centrene i denne og de kommende uger fokus på efterregistrering som konsekvens af, at der ikke kunne registreres i KMD Opera i uge 45, hvor KMD Opera var lukket, fordi alle data skulle kopieres og lægges ind i Fasit.

Gatestyring 
For at understøtte projektstyringen implementeres projektet efter en såkaldt ”gatestyringsmodel”, hvilket er i tråd med Økonomiudvalgets beslutning om at benytte den model ved større eller væsentlige implementeringsprojekter (jf. punkt 5 Status på økonomi- og løn/personaleområdet ØU 8. december 2015, ØKFs indstilling (2015-026263)).

Modellen indebærer, at der nedsættes en gatestyregruppe, som følger, at de tre gates (betingelser) opfyldes, før det nye it-system implementeres, jf. bilag 1. Gatestyregruppen er bemandet af Intern Revision, ekstern revisor (Deloitte) og Schultz, som leverer Fasit, Kontor for kvalitet og tilsyn samt Kontor for udvikling og support (projektledelse).

Alle punkterne i gatene er i status grøn. Herudover har projektet afrapporteret på en fejlliste over ’kritiske’ fejl. Alle ’kritiske’ fejl er rettet og gentestet inden go live. Ved idriftsættelsen var der fortsat et antal kendte fejl – godt 20, som ikke blev vurderet som kritiske. Projektet har orienteret om disse på BIF-Intra samt til superbrugerne. Fejlene vil medføre visse forretningsmæssige uhensigtsmæssigheder. Projektet har iværksat en prioritering af disse med leverandøren med henblik på løsning snarest muligt. Eksempler på disse fejl er, 1) at kontaktperson står som ukendt på jobordre – denne oplysning kan slås op i KMD Opera, og 2) at flyt af teamskift to gange på en dag giver en fejl – der er udmeldt en manuel workaround. 

Søndag d. 13. november 2016 blev der afholdt et møde i gatestyregruppen, hvor direktionen i Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen besluttede at idriftsætte Fasit som planlagt d. 14. november 2016.  

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Forvaltningen har planlagt tilstedeværelsen af såkaldte ”floorwalkere” fra leverandøren Schultz de kommende tre uger på alle centre.  Floorwalkerne skal sammen med de lokale superbrugere bistå slutbrugerne, herunder besvare anvendelsesspørgsmål samt løse fejl.

Bjarne Winge/Jacob Zeberg Eberholst