Svar på medlemsforslag om opfølgning på Trivselsundersøgelsen 2017

Svar på medlemsforslag om opfølgning på Trivselsundersøgelsen 2017

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget drøfter forvaltningens opfølgning på Trivselsundersøgelsen 2017 (TU17).

Problemstilling

På BIU-møde den 12. juni 2017 blev medlemsforslaget (Bilag 1) vedrørende opfølgning på TU17 godkendt. Det indebærer, at ”at forvaltningen overfor Beskæftigelses- og Integrationsudvalget følger op på Trivselsundersøgelsen 2017 med de dele, der er nævnt under motiveringen, samt at svaret på opfølgningen bliver præsenteret for udvalget ved mødet den 28. august 2017”.

Løsning

Forvaltningen har i notat den 21. april 2017 orienteret BIU om resultaterne fra TU17 (Bilag 2). I det følgende redegøres kort for, hvordan arbejdet med at forbedre trivslen i BIF foregår, herunder hvilke konkrete tiltag, som skal øge trivslen.

Kort beskrivelse af hvordan ledelse og medarbejdere arbejder med Trivselsundersøgelsen i BIF

Forvaltningen har med forankring i HovedMED iværksat en opfølgningsproces, der indebærer handleplaner for alle afdelinger, centre og forvaltningen som helhed. Processen understøtter involvering af alle medarbejdere i arbejdet med at forbedre trivsel og arbejdsmiljø. Opfølgningsarbejdet er forankret i MED-organisationen ud fra at trivsel er et fælles anliggende og et ansvar for både ledere og medarbejdere.

Den 24. maj 2017 blev der som noget nyt afholdt temamøde for alle medlemmer af Hoved- og CenterMEDerne for at drøfte fælles temaer i opfølgningen på TU. Mødet var efter afdelingerne havde udarbejdet handleplaner, men inden deadline for centrenes handleplaner og for at give inspiration til dette arbejde. På mødet delte to centre med en positiv udvikling i TU resultaterne deres erfaringer med fokus på temaet ”Indflydelse”. Desuden bød dagen på oplæg af Pernille Thorup, om samspil i organisationer og måder at forankre udvikling og forandring i hverdagen. Endelig fik deltagerne mulighed for videndeling på tværs af CenterMEDerne. Temamødet blev godt modtaget med over 100 deltagere.

Centrenes handleplaner forelægges og drøftes på HovedMED-møde den 30. august, hvor der besluttes en overordnet handleplan for forvaltningen.

Konkrete bud på hvordan trivslen kan forbedres

Bilag 3 viser en oversigt over de indsatsområder, som centrene i BIF har indmeldt, at de vil arbejde med i deres handleplaner. Nogle temaer går igen på tværs af centrene fx:

• ”Indflydelse” er et tema, som stort set alle centre vil arbejde videre med i opfølgningen. Der igangsættes forskellige initiativer som fx at synliggøre beslutningsprocesser, at sikre det er nemt at involvere sig og bidrage, at tydeliggøre hvordan og hvornår medarbejderne kan få indflydelse, og hvor rammerne er givne, samt at forbedre kommunikation og perspektivering af beslutninger når de er truffet i fx BIU, CenterMED eller direktion.

• Temaet ”nul-tolerance i forhold til krænkende adfærd” adresseres fx gennem dialog på afdelingsmøder, etablering af ”fortrolighedsrum” for henvendelser, tydelig kommunikation om handlemuligheder ved krænkende adfærd, samt udvikling af beredskab hos ledere, samt tillids- og arbejdsmiljørepræsentanter i fht. håndtering af evt. episoder. Hertil kommer forebyggende indsats fx gennem politik for ”god arbejdspladskultur” eller et fællesarrangement om ”at sige fra”.

• Under temaet ”nærmeste ledelse” arbejder nogle centre med at definere ”god ledelse” og yderligere afdække, hvilken adfærd der sættes pris på hos nærmeste leder.

• Under temaet ”håndtering af krav i arbejdet” fokuseres indsatsen fx på kompetenceudvikling i fht. psykisk førstehjælp til udsatte borgere, afdækning af de krav i arbejdet medarbejderne mistrives i forhold til, samt efterfølgende adressering af samme, kompetenceudvikling af ledere og arbejdsmiljørepræsentanter i fht. arbejdspres og psykisk sundhed, kalenderstyring, kursus i effektiv planlægning, samt fokus på opgave overlevering samt feedback på opgaveløsningen og resultaterne heraf.

• ”De fysiske rammer” er et indsatsområde, der på konkrete centre handler om at forbedre ventilation i ældre bygning samt at forebygge støj i storrum gennem aktivitetsbaseret indretning. Flere af de øvrige centre har relativt (til KK) lave resultater på samme tema. Det forhold adresseres imidlertid i forbindelse med samlokaliseringen i Valby i starten af 2019, hvor mere end 1.000 medarbejdere fra 5 centre flytter til nye og mere tidssvarende lokaler.

Forvaltningen vil fremsende de endelige handleplaner for center- og forvaltningsniveau til BIU, når de har været behandlet af MED.

Den kommende drøftelse i HovedMED den 30. august vil med afsæt i indmeldingerne fra CenterMED have fokus på centrale initiativer, der kan understøtte tværgående temaer.

Kan der opstilles et måltal for forbedring til Trivselsundersøgelsen i 2019 – som der opstilles måltal for nedbringelsen af sygefravær?

Forvaltningen tilslutter sig, at der kan opstilles måltal for at skærpe fokus på opfølgningen og resultaterne af målrettede initiativer, hvilket nogle centre allerede benytter sig af.

HovedMED vil drøfte måltal i forhold til den tværgående handleplan for forvaltningen på mødet den 30. august 2017. Særligt for temaet ”indflydelse”, hvor resultatet ligger 0,7 under Københavns Kommune, synes der at være et forbedringspotentiale og et behov for skærpet fokus. Det vil derfor blive indstillet til HovedMED at opstille et måltal for dette tema, hvor målet er, at TU-resultatet kommer på niveau med resten af kommunen indenfor de næste to trivselsmålinger (2021).

Hvordan ser personaleomsætningen ud i de enkelte afdelinger?

Bilag 4 viser den eksterne personaleomsætning for BIFs enheder i 2016 jf. standardrapport fra Koncern Service. Data præsenteres på center-niveau, da dette stemmer overens med niveauet for de afrapporterede resultater fra TU17.

Den gennemsnitlige eksterne personaleomsætning i BIF var i 2016 på 23,8 %. Til sammenligning var den i Socialforvaltningen (SOF) i samme periode på 20,9 %.

Der tages forbehold for, at standardrapporten inkluderer alle månedslønnede ansatte uanset ansættelsesordning, dvs. også midlertidigt ansatte - herunder vikariater og løntilskud. Endvidere, at standardrapporten udelukkende medtager til- og afgange fra BIF og således ikke medtager interne omplaceringer.

Hvor højt er sygefraværet i de enkelte afdelinger?

Bilag 5 viser en opgørelse over enhedernes sygefravær i 2015, 2016 og i de første syv måneder af 2017, samt prognose og måltal for 2017. Data præsenteres på center-niveau, da dette stemmer overens med niveauet for de afrapporterede resultater fra TU17.

Ultimo juli 2017 er prognosen for fraværsdagsværk pr. fuldtidsansat 8,8 for 2017, hvilket er under niveauet for 2016 (10,2). Måltallet for forvaltningen er 8,7 i 2017.

Hvad gøres der aktuelt for at bibringe medarbejderne en følelse af indflydelse på egne opgaver?

Temaet om ”øget indflydelse” er en af de væsentligste udfordringer for trivslen i BIF. Forvaltningen ser et potentiale for at øge medarbejdernes indflydelse også selvom forvaltningen på mange områder er underlagt en detaljeret lovgivningsmæssig styring. Der er iværksat en række tiltag, som understøtter indflydelse:

• Øget faglig ledelse/coaching af medarbejderne der skal give mere klarhed over, hvor vi i vores daglige arbejde kan agere selvstændigt, og hvor der som følge af lovgivning ikke er mulighed for dette.
• Afbureaukratisering - under projektet ”unødigt bureaukrati”, initieret af BIU den 16. maj 2016. Projektet resulterede i marts 2017 i en kortlægning baseret på en omfattende kvalitativ dataindsamling med involvering af ledere og medarbejdere på alle centre. Der arbejdes nu med implementering af de foreslåede ændringer. Hertil kommer, at staten samarbejder med KL om en forenkling af beskæftigelseslovgivningen.
• Arbejdet med BIF-fortællingen har henover foråret 2017 involveret medarbejdere i alle centre og kontorer. Den endelige version "Dit job. Byens fremtid" skaber en fælles ramme og formidler BIFs opgaver, faglighed og resultater både eksternt og internt. Også det videre arbejde med BIF-fortællingen involverer medarbejderne, der løbende skal bidrage til at fortællingen lever og forholdes til eget arbejde.
• Arbejdet med tillidsdagsordenen fx via:
  • Processer forankret i MED-systemet, hvor hvert center har arbejdet med at kortlægge og synliggøre konkrete tillids-/indflydelsesrum og tiltag der kan styrke tillid i relationerne mellem ledelse og medarbejdere.
  • Tillidsstafetten, der går på skift mellem kontor- og centerchefer og formidler, hvordan der arbejdes med tillidsdagsordenen i enheden.
  • Gå-hjem møder fx med fokus på hvordan vi kan sætte borgeren og virksomheden før systemet og samtidig leve op til regler og lovgivning.

     

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser

Videre proces

TU17-handleplan på forvaltningsniveau besluttes i HovedMED den 30. august 2017. Efterfølgende opfølgning via CenterMED, samt i HovedMED i forbindelse med den årlige arbejdsmiljødrøftelse.

Bjarne Winge