Protokollat vedrørende revision af regnskab 2007

4. Protokollat vedrørende revision af regnskab 2007 Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen skal forelægge Revisionsdirektoratets bemærkninger og anbefalinger for udvalget samt redegøre for gennemførte og påtænkte foranstaltninger i forhold hertil. INDSTILLING OG Beslutning Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller, at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tager Revisionsdirektoratets bemærkninger og anbefalinger til efterretning. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender forvaltningens gennemførte og påtænkte foranstaltninger i forhold hertil. Problemstilling Revisionsdirektoratet har i forbindelse med revisionen af årsregnskabet for 2007 afgivet 4 bemærkninger og 2 anbefalinger til forvaltningen. Revisionsbemærkninger kan ?rangordnes? i forhold til hvor graverende Revisionsdirektoratet / Revisionsudvalget finder forholdet er. I den rangordning der bruges i Københavns Kommune anvendes følgende 8 begreber: Påtale, særdeles kritisabelt, kritisabelt, alvorlig kritik, kritik, stærkt beklageligt, beklageligt og utilfredsstillende (hvor utilfredsstillende er mindst graverende). Derudover kan Revisionsdirektoratet henstille til forvaltningen, hvis direktoratet finder at de anvendte forretningsgange kan styrkes. I protokollatet er de 4 bemærkninger ledsaget af 1 gang beklageligt, 1 gang utilfredsstillende og 2 gange henstillinger. Løsning Revisionsbemærkninger: 1. Revisionsdirektoratet finder det beklageligt, at balancekonti ikke er behandlet som foreskrevet. Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen tager bemærkningen til efterretning. Problemstillingen er gældende for alle forvaltninger i Københavns Kommune, hvorfor der på tværs af forvaltningerne i kommunen er iværksat en handleplan med henblik på at forbedre kvaliteten af afstemning af statuskonti. Handleplanen skal sikre fælles retningslinier for afstemning af statusposter og herunder at: Københavns Kommune har en statusbalance, hvor ansvaret for hver enkelt konto er entydigt placeret, samt at omfanget af konti er tilpasset kommunens reelle behov. der etableres et kvalitetssikrings- og ledelsesinformationssystem til afstemninger af statusposter på tværs af kommunen. der skabes overblik over eventuelle problematiske forhold i de enkelte forvaltninger. Initiativerne skal sikre, at den løbende sker afstemning af statuskonti samt afstemningen i forbindelse med regnskabet for 2008 sker på tilfredsstillende vis. Handleplanen skal være fuldt implementeret den 31. oktober 2008. 2. Revisionsdirektoratet finder det utilfredsstillende, at Beskæftigelses og Integrationsforvaltningen kun i 3 ud af 12 tilfældigt udvalgte stikprøver var i stand til at dokumentere brugeroprettelser og tildelte adgange til egne systemer og data. Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen er enig i, at den nuværende administration og kontrol er mangelfuld, og forvaltningen vil på den baggrund tage følgende initiativer: Sikkerhedslederen i forvaltningen er i gang med en standardisering af autorisationstildeling, hvilket skal mindske fejltildeling af autorisationer. Systematisk gennemgang af sikkerhedsrapporter skal sikre, at det kun er BIF-medarbejdere, der har adgang til BIFs it-systemer. Initiativet er igangsat. Forvaltningen vil i samarbejde med Koncernservice fastlægge den enkelte brugeridents aktuelle adgange samt i fornødent omfang skaffe dokumentation herfor. Sidstnævnte initiativ ventes igangsat oktober 2008. 3. Revisionsdirektoratet skal henstille, at den bebudede forretningsgangsbeskrivelse for håndtering af bedragerisager snarest udarbejdes. Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen kan meddele, at der nu er udarbejdet en forretningsgang for bedragerisager. 4. Revisionsdirektoratet skal henstille, at der sker en gennemgang af de reviderede regnskaber m.v. for undervisning af voksne udlændinge, der varetages af eksterne udbydere, herunder at der årligt udarbejdes en redegørelse for gennemgangen. Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen bemærker følgende til Revisionsdirektoratets henstilling: De aftaler, som Københavns Kommune har indgået med de private udbydere af danskuddannelse (sprogcentre), kan efter Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningens opfattelse ikke sidestilles med de ?driftsoverenskomster?, som kommunen har indgået med for eksempel private børneinstitutioner. I forhold til de sidste har kommunen ?en betydelig indflydelse på institutionens drift?.1 Jf. Velfærdsministeriets Budget- og regnskabssystem for kommuner, kapitel 2.3, afsnittet Ejerforhold. 1 Det er baggrunden for de detaljerede vejledende retningslinjer i Københavns Kommunes Budget- og Regnskabshåndbogs afsnit 8, som Revisionsdirektoratet henviser til. I forhold til de private udbydere på danskuddannelsesområdet har kommunen imidlertid kun begrænset indflydelse på driften, jf. nedenunder. Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen følger dog de vejledende retningslinjer i det omfang, det er hensigtsmæssigt, og gennemgår eksempelvis de private sprogcentres årsregnskaber, der som anbefalet i Budget- og Regnskabshåndbogen er udarbejdet efter en kommunal instruks og påtegnet af sprogcentrets revisor. Revisionsdirektoratet er blevet oplyst om dette i forbindelse med høringen over udkastet til revisionsprotokollatet. Ifølge Budget- og Regnskabshåndbogen skal forvaltningerne tilse, at kommunens tilskudsforvaltning sker på en økonomisk forsvarlig og hensigtsmæssig måde. Håndbogens konkrete retningslinjer er vejledende. Det er præciseret, at det er op til forvaltningerne at tilpasse idealmodellerne til de enkelte tilskudsordningers karakteristika. Det er karakteristisk for tilskudsordningen inden for danskuddannelsesområdet, at kommunerne skal give tilskud til private skoler i form af modultakster. (Bortset fra de få tilfælde, hvor det drejer sig om kontanthjælpsmodtagere). Modultaksterne skal aftales på forhånd og erlægges, når personen begynder på et undervisningsmodul. Skolen er herefter normalt forpligtet til at undervise personen, indtil personen har gennemført modulet. Kommunen må ikke dække et eventuelt underskud eller kræve tilbagebetaling af et eventuelt overskud. Kommunen må heller ikke opstille særlige mål eller resultatkrav. Hensigten med lovens begrænsning af kommunernes råderum og hensigten med de detaljerede krav om taxameterfinansiering er, at der skal være et incitament for skolen til at gøre undervisningen effektiv, herunder at personen anvender så få undervisningstimer som muligt på at gennemføre undervisningsmodulet. Forbruget af undervisningstimer pr. modul fremgår af skolernes løbende indberetninger til Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen. Modultaksterne fastsættes af Beskæftigelses- og Integrationsudvalget, der tager stilling til niveauet for taksterne mindst en gang om året. Det sker efter en forudgående forhandling mellem forvaltningen og skolerne. I forvaltningens vurdering af, hvad der er et rimeligt niveau for taksterne, indgår oplysningerne om antallet af undervisningstimer pr. modul og oplysninger om skolernes økonomi, herunder de seneste årsregnskaber. På denne baggrund mener forvaltningen ikke, at det har noget formål at udarbejde en selvstændig redegørelse om gennemgangen af årsregnskaberne - med mindre skolens revisor har særlige bemærkninger til regnskabet. Anbefalinger: 1. Revisionsdirektoratet anbefaler, at de økonomidata der skal foreligge for kommunens samlede regnskab, herunder det omkostningsbaserede regnskab, også forelægges for Beskæftigelses- og Integrationsudvalget i forbindelse med regnskabsaflæggelsen Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen vil forelægge det omkostningsbaserede regnskab sammen med regnskabsaflæggelsen for 2008. 2. Revisionsdirektoratet anbefaler, at der foretages korrektion af bogføringsfejl og fejlplacering af budgetbeløb, så snart dette konstateres. Endvidere foreslås det, at det overvejes at etablere en bevilling for finansposter. Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen skal hertil bemærke, at forvaltningen vil bestræbe sig på straks at korrigere fejl vedr. bogføring og placering af budgetbeløb, så snart dette konstateres. Endvidere skal det bemærkes, at forvaltningen siden forvaltningens oprettelse har haft oprettet en bevilling for finansposter, men eftersom bevillingen er 0 fremgår den ikke af bevillingsoversigten. Økonomi Ingen Videre proces Revisionsdirektoratet udarbejder, på baggrund af beslutningsprotokollatet en samlet revisionsberetning for Københavns Kommune. De relevante dele af denne vil blive behandlet i Beskæftigelses- og Integrationsudvalget omkring oktober 2008. Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen vil udarbejde halvårsrapport på opfølgning af protokollatet omkring februar 2009. Bilag Revisionsprotokollat til Beskæftigelses- og Integrationsudvalget vedrørende Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen ? Revision af regnskab 2007 af 23. juni 2008. Morten Binder / Kaj Ove Christiansen bilag Bilag 1. Revisionsdirektoratet - Procedure for udvalgets behandling af revisionsprotokollat Sagen blev udsat.