Halvårsopfølgning på revisionsprotokollat om fleksjob vedr. regnskab 2006

3. Halvårsopfølgning på revisionsprotokollat om fleksjob vedr. regnskab 2006 I protokollatet havde Revisionen 1 bemærkning ledsaget af kritik og 1 anbefaling til forvaltningen. I indstillingen orienterer Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen om halvårsstatus for opfølgning på de nævnte forhold. INDSTILLING OG Beslutning Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller, at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tager forvaltningens orientering om halvårsopfølgning på revisionsprotokollat vedr. fleksjob i regnskab 2006 til efterretning. Problemstilling Revisionsdirektoratet reviderer årligt Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningens regnskab på beskæftigelsesområdet, hvor resultatet fremlægges i et revisionsprotokollat. Det er fast praksis, at udvalgene, ca. et ½ år efter revisionsprotokollater har været forelagt udvalgene, orienteres om forvaltningernes opfølgning på protokollatet. Fleksjobområdet er normalt en del af revision af regnskabet vedr. beskæftigelsesområdet, men det blev for regnskab 2006 behandlet særskilt i et revisionsprotokollat vedr. fleksjob. Protokollatet blev forelagt udvalget den 28. februar 2008. Udvalget skal således orienteres om status for forvaltningens opfølgning på revisionsprotokollatet vedr. fleksjob i regnskab 2006. Løsning Revisionsdirektoratet havde 1 bemærkning ledsaget af ?kritik? og 1 anbefaling til forvaltningen. Revisionsbemærkningen var: at Revisionsdirektoratet fandt anledning til at udtale kritik af Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningens administration af lovgivningens krav til fleksjobområdet. Anbefalingen var: at forvaltningen sætter mere fokus på anvendelsen af forvaltningens indstillingsskemaer i sagsbehandlingen, herunder at forvaltningen; løbende følger op på om skemaerne anvendes som forudsat, har fokus på en mere systematisk journalisering og at sagsstyringen generelt forbedres. Baggrunden for Revisionsdirektoratets kritik var, at direktoratet havde fundet fejl i 71 ud af 75 fleksjobsager, der skulle revurderes i 2006. Fejlen bestod i, at revurderingerne ikke var foretaget til tiden. Revisionsdirektoratet havde gennemgået 32 nyvisiterede sager og der var ingen fejl i disse sager. Med baggrund i Revisionsdirektoratets bemærkning og anbefaling udarbejdede forvaltningen en handleplan, der skulle minimere antallet af fejl i sagsbehandlingen på fleksjobområdet. Handleplanens hovedelementer var: 1. Rettidighed i revurderingerne 2. Øget kvalitet i sagsbehandlingen 3. Bedre opfølgning. I bilag 1 er handleplanen vedlagt med en detaljeret opfølgning på de enkelte delpunkter. For Rettidighed i revurderingerne er en væsentlig del af handlingsplanen, at der udvikles et IT-system til bedre sagsstyring af fleksjobsagerne. IT-systemets systemtekniske del er gennemført ligesom fleksjobsagerne er indtastet i IT-systemet. Det nye IT-system til håndtering af fleksjobopfølgningen er dog endnu ikke helt færdig-udviklet, hvilket det forventes at være senest ultimo 2008. Hvad angår rettidigheden i revurderingen i sager, hvor revurderingsfristen endnu ikke er overskredet, har forvaltningen som følge af indkøringsvanskeligheder med IT-systemet ikke et fuldt detaljeret overblik, men fra Centralforvaltningens manuelle opfølgning er det forvaltningens vurdering, at revurderingerne sker rettidigt. Indsatsområdet Øget kvalitet i sagsbehandlingen omfatter primært undervisning og opkvalificering af medarbejdere, der arbejder med området bl.a. for at sikre en konsistent anvendelse af indstillingsskemaer og systematisk journalisering, som anbefalet af revisionsdirektoratet. Opfølgningen viser, at alle initiativer omkring undervisning og netværk blandt medarbejderne er gennemført og hermed en forudsætningerne opfyldt for en forbedring af kvaliteten i sagsbehandlingen på området. Vedr. Bedre opfølgning er der indgået en implementeringsaftale med jobcentrene med mål for forbedring af kvaliteten af dokumentationsgrundlaget og rettidigheden for revurderingen af sagerne. Centralforvaltningens opfølgning på, om jobcentrene lever op til implementeringsaftalerne, skal ifølge handleplanen ske ved dels en månedlig orientering af udvalget gennem Resultatstatus og dels ved indrapportering af status for revurderinger til Kvalitetskontrollen, som ligeledes foretager en stikprøve kontrol af kvaliteten i sagsbehandlingen. Som følge af driftsvanskelighederne ved det nye IT-system til håndtering af fleksjobopfølgning indgår rettidighed for revurderinger af fleksjob endnu ikke i den månedlige Resultatsstatus til udvalget. Kvalitetskontrollen modtager løbende status for revurderinger af fleksjob, og enhedens stikprøver af kvaliteten af sagsbehandlingen har vist, at kvaliteten af sagsbehandlingen i det store hele er tilfredsstillende. Arbejdsmarkedsstyrelsens brev vedr. refusionstab på fleksjobområdet. En del af konsekvensen af Revisionsdirektoratets revisionsprotokollat er, at kommunen har tilbagebetalt 14 mio. kr. i statsrefusion. Det skyldes lovændringen i 2006 om, at der ved manglende rettidig revurdering ikke kan hjemtages statsrefusion på bl.a. ledighedsydelse og løntilskud til fleksjob i 3 år fra den dato, hvor revurderingen skulle være foretaget. Efterfølgende har forvaltningen sammen med Revisionsdirektoratet mere præcist kalkuleret refusionstabet på baggrund af de faktiske udbetalinger til 15,2 mio. kr. Begge kalkulationer har taget udgangspunkt i en fejlprocent på 95 %, der fremgik af revisionsprotokollatets stikprøve. Forvaltningen har overfor Arbejdsmarkedsstyrelsen argumenteret for, at omkostningerne ved en totalgennemgang af alle kommunens fleksjobsager ikke står mål med gevinsten ved at få et præcist billede af hvilke sager, der er omfattet af fejl. Forvaltningen ønsker i stedet at fokusere på fremadrettet at sikre en høj standard for sagsbehandlingen. Arbejdsmarkedsstyrelsen svarede med henvisning til lovgrundlaget, at når Revisionen har fundet fejl i over 20 % af sagerne, skal Revisionen foretage en totalgennemgang. Forvaltningen har på den baggrund anmodet Revisionsdirektoratet om en et tilbud på hvad en gennemgang af de resterende fleksjobsager, der skulle revurderes i 2006 vil koste. Forvaltningen har endnu ikke modtaget et tilbud fra direktoratet. Således er status på refusionstabet vedr. manglende revurderinger af fleksjobsager i 2006, at der kan forventes en merudgift til en totalgennemgang af alle fleksjobsager. Opgørelsen af refusionstabet må afvente totalgennemgangen af fleksjobsagerne fra 2006, men eftersom der allerede er berigtiget 95 % af den modtagne refusion er mulighederne for merudgifter begrænsede. Økonomi Denne indstilling har ingen direkte økonomiske konsekvenser. Videre proces Denne orientering om opfølgning på Revisionsdirektoratets protokollat vedr. fleksjob i regnskab 2006 oversendes til Revisionsdirektoratet. bilag Opfølgning på handleplan. Morten Binder /Kaj Ove Christiansen bilag Bilag 1: Opfølgning på handleplan Sagen blev udsat.