Budgetnotater og investeringsforslag til OFS 21/22

Resumé

Forhandlingerne om Overførselssagen 2021/2022 starter den 21. marts 2022. Til forhandlingerne har Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen – i samarbejde med Kultur- og Fritidsforvaltningen – udarbejdet et need to budgetnotat om ekstra udgifter til International Citizen Service.

Som led i effektiviseringsstrategien har forvaltningen desuden udarbejdet tre investeringsforslag. To digitaliseringsforsalg om delvis automatisering af processerne ved aktindsigter og ved ansøgning om regres for sygedagpenge samt et forslag om optimering af kontorerne i Bernstorffsgade.

Med denne sag skal Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tage budgetnotatet til efterretning samt godkende at investeringsforslagene indgår i Overførselssagen 2021/2022.

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tager det vedlagte budgetnotat vedrørende need to, til forhandlingerne om Overførselssagen 2021/2022, til efterretning.

2. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender, at de tre vedlagte investeringsforslag indgår i forhandlingerne om Overførselssagen 2021/2022.

Problemstilling

Budgetnotater
Overførselssagen er de årlige ”små budgetforhandlinger”, hvor der forhandles om de budgetmidler, som kommunen ikke har nået at bruge i det forgangne år. Pengene fra Overførselssagen kan i udgangspunktet kun bruges i indeværende år (2022).

Forhandlingerne om Overførselssagen igangsættes den 21. marts, og der forventes en aftale senest den 25. marts.

Forvaltningerne kan til forhandlingerne udarbejde budgetnotater vedrørende:

• Need to risikosager, kapacitet og renovering
• Rettidig omhu

Need to risikosager er uforudsete sager, der medfører større merudgifter som følge af ny lovgivning, udefrakommende begivenheder o.lign. Need to kapacitet omhandler etablering af den nødvendige kapacitet til f.eks. daginstitutioner, skolespor, plejeboliger mv. Need to renovering er sager, hvor bygninger eller infrastruktur fordyres, hvis man udskyder renovering.

Rettidig omhu dækker sager, hvor udgifterne stiger, hvis finansieringen udskydes eller hvor der er mulighed for ekstern medfinansiering.

Investeringsforslag
Som led i effektiviseringsstrategien kan forvaltningerne ansøge om midler til smarte investeringer gennem investerings- og innovationspuljen. Midlerne gives til investeringer, hvor tilbagebetalingstiden er maksimalt seks år. De effektiviseringer som forvaltningerne opnår ved en smartere opgaveløsning, kan indgå i forvaltningernes fremtidige effektiviseringsbidrag (også kaldet budgetbidrag). En del af puljemidlerne udmøntes ved overførselssagen og den resterende del ved budgetforhandlingerne.

Løsning

Budgetnotater
I år har Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen i samarbejde med Kultur- og Fritidsforvaltningen udarbejdet et enkelt budgetnotat til overførselsforhandlingerne. Budgetnotatet falder ind under kategorien need to.

KF/BIxx - Need to: Udgifter til nye opgaver og MitID for International Citizen Service (ICS)
Pr. 1. januar 2022 overtog de fire ICS-byer (København, Århus, Odense, Aalborg) en række opgaver fra staten vedrørende internationale borgere. Opgaverne medfører en række merudgifter som delvist er kompenseret via DUT-midler. Både Kultur- og Fritidsforvaltning og Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen overtager opgaver med aftalen. Opgaverne er dog mere ressourcekrævende, end der gives DUT-kompensation for. Derfor er det nødvendigt med yderligere midler for at dække udgifterne.

For Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningens vedkommende, drejer det sig om vejledning om rettigheder og pligter på det danske arbejdsmarked til udenlandske arbejdstagere, modtagelse og registrering af EU/EØS-borgere, der har arbejdsløshedsydelse (dagpenge) med fra hjemlandet, samt services til udenlandske jobsøgere såsom engelsksprogede jobsøgningskurser.

Kultur- og Fritidsforvaltningen samt Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen har godkendt, at der udarbejdes et fælles budgetnotat. I budgetnotatet beder Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningens om 920.000 kr. varigt til dækning af de ekstra udgifter. Der er tale om en need to sag, da sagen drejer sig om ændret lovgivning i form af overdragelse af opgave fra staten til kommunerne. Budgetønskets størrelse er forskellen mellem det samlede finansieringsbehov og den kompensation kommunen modtager i DUT-kompensation fra staten.

Budgetnotatet fremgår af bilag 1.

Investeringsforslag
Som led i effektiviseringsstrategien har forvaltningen haft en inddragelsesproces i efteråret 2021, hvor der er blevet afdækket mulige investeringspotentialer. Her har man fundet to projekter, som man ønsker at spille ind til forhandlingerne om Overførselssagen 2021/2022 i form af investeringsforslag.

Derudover har man i samarbejde med Socialforvaltningen og Københavns Ejendomme og Indkøb udarbejdet et investeringsforslag omkring indretningen af kontorerne i Bernstorffsgade.

Digital understøttelse af aktindsigter og partshøringer
Der anvendes i dag mange medarbejderressourcer i Beskæftigelses- on Integrationsforvaltningen til at skimme aktindsigtsanmodninger og partshøringer for forkerte oplysninger. Dette gøres for at sikre, at der ikke udsendes personfølsomme oplysninger til uvedkommende. De oplysninger der udsøges, er primært forkerte CPR-numre eller personhenførbare oplysninger på andre personer end borgeren, som aktindsigten omhandler. Med et automatiseret kontrolsystem, der kan udsøge CPR-numre, navne mm., vil sagsbehandlerne kunne gennemgå sagerne hurtigere. Værktøjet vil også hjælpe med at sikre kvaliteten af arbejdet.

Projektet forventes at koste 1.500.000 kr. Efter et år forventes en årlig besparelse på 250.000 kr. Projektet forventes at tjene sig selv ind på fem år.

Investeringsforslaget fremgår af bilag 2.

Digital understøttelse af regres for sygedagpenge
Hvis en borger modtager sygedagpenge på grund af en skade eller lidelse, som en anden er skyld i, har kommunen mulighed for at få dækket udgiften til sygedagpenge hos skadevolders forsikringsselskab. Når der søges regres i dag, sker det manuelt for ca. 40.000 sager årligt. Via administrative automatiseringer kan processen understøttes, gøres mere smidig og samtidig sagsbehandles hurtigere og mere tidseffektivt. Derudover er der en forventning om at øge kommunens indtægter ved at sænke udestående regreskrav via en hurtigere sagsgennemgang med flere gennemførte sager.

Projektet forventes at koste 725.000 kr. Efter to år forventes der at være årlige administrative besparelser for 210.000 kr. Projektet forventes således at tjene sig selv ind på fire år. Derudover forventes projektet at medføre en øget årlig indtægt på 500.000 kr. på overførselsrammen, da der færdigbehandles flere udestående regreskrav.

Investeringsforslaget fremgår af bilag 3.

Optimering af Bernstorffsgade
Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen samt Socialforvaltningen vil gerne modernisere indretningen og forbedre indeklimaet i Bernstorffsgade 15-17.  Ved at overgå til en mere fleksibel og aktivitetsbaseret indretning, kan arealet i bygningen udnyttes bedre. Det betyder, at Enheden for Sociale Ydelser kan flytte ind, og Socialforvaltningens lejemål på Matthæusgade 1 kan opsiges.

Projektet forventes at koste 26.883.000 kr. Efter et år forventes en årlig besparelse på 4.337.000 kr., hvilket stiger til 5.782.000 kr. efter to år. Projektet forventes at tjene sig selv ind på 6 år.

Effektiviseringen for BIF vil være 0,6 mio. kr. i 2023 og 0,7 mio. kr. i 2024 og frem.

Investeringsforslaget fremgår af bilag 4.

Økonomi

Indstillingen har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser. Ændringer i økonomien afventer forhandlingerne om Overførselssagen 2020/2021.

Videre proces

Budgetnotatet blev fremsendt til Økonomiforvaltningen d. 23. februar og vil indgå i forhandlingerne om Overførselssagen 2021/2022.

Hvis udvalget godkender investeringsforslagene, vil de blive forelagt Økonomiudvalget til efterretning d. 15. marts sammen med de øvrige investeringsforslag, som overholder kriterierne for at få midler fra investeringspuljen. Herefter vil forslaget indgå i Overførselssagen 2021/2022, hvor det vil blive fremlagt af Økonomiforvaltningen.

Hvis medlemmer af Beskæftigelses- og Integrationsudvalget ønsker at få udarbejdet yderligere budgetnotater til forhandlingerne om Overførselssagen 2021/2022 bedes de rette henvendelse til forvaltningen via Budgetenheden, Philip Grøndahl Andersen ZF8F@kk.dk og Mathias Elias Bay NZ0V@kk.dk. Frem til 5. marts skal den pågældende medlemssekretær på cc. Fra den 6. marts og frem til forhandlingernes afslutning skal Team Regnskab TeamRegnskab@okf.kk.dk, Malte Bern Jensen J94Y@kk.dk og Rikke Olsen EI5R@kk.dk også på cc.

Forvaltningen udarbejder budgetnotater i den notatskabelon, som er stillet til rådighed af Økonomiforvaltningen.

Forvaltningen fremsender først det udarbejdede budgetnotat til forslagsstilleren – med henblik på at afklare eventuelle supplerende spørgsmål. Herefter uploades budgetnotatet på BIU-portalen, så det er tilgængeligt for hele udvalget.

Det enkelte budgetnotat indgår først i de politiske forhandlinger, når det er nævnt ved forhandlingsbordet.

Jeppe Bøgh Andersen / Niklas Oxenvad Brøndum

Indstillingens 1. at-punkt blev taget til efterretning.

Indstillingens 2. at-punkt blev godkendt uden afstemning.