Direktionsbrev fra Deloitte vedrørende løbende revision af 2011

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

Deloittes afrapportering af revisionen vedrørende 2011 sker gennem 3 direktionsbreve, som alle forelægges BIU. Det drejer sig om direktionsbreve vedrørende:

• løbende revision, eksklusiv områder omfattet af statsrefusion (denne sag),
• årsregnskabet samt
• sagsgennemgangen på områder med statsrefusion.

De væsentligste kritikpunkter fra direktionsbrevene indgår i den samlede revisionsberetning for Københavns Kommune, der også forelægges udvalget. 

I den løbende revision for 2011 har Deloitte valgt at fokusere på forvaltningernes budgetopfølgning. Deloitte vurderer, at området forvaltes på en veltilrettelagt og betryggende vis, og der er alene behov for forbedringer af mindre væsentlig karakter.

Deloitte beskriver endvidere 3 ikke afsluttede observationer fra 2010.

I det nedenstående kommenteres Deloittes observationer.

Vedrørende 2011 har Deloitte undersøgt forvaltningens budgetopfølgning. I afrapporteringen foreslår Deloitte 2 mindre forbedringer. Det drejede sig om, at forvaltningen ifølge Deloitte i forvaltningens økonomistyringsvejledning burde omtale de kvartalsmæssige regnskabsprognoser, ligesom begrebet væsentlig afvigelse burde kvantificeres. Forvaltningen har tilrettet forvaltningens økonomistyringsvejledning i overensstemmelse med Deloittes anbefalinger, hvorefter forvaltningens budgetopfølgning anses for veltilrettelagt og betryggende.

Vedrørende ikke afsluttede observationer fra 2010 omtaler Deloitte 3 forhold.

Det ene forhold omhandler alle forvaltninger i Københavns kommune og vedrører kommunens system til betaling af fakturaer – kaldet workflow. Ifølge Deloitte kan dette system medføre en risiko for fiktive og/eller uautoriserede udbetalinger. I forbindelse med Deloittes omtale af forholdet i 2010 anbefalede Deloitte, at forvaltningerne foretog stikprøver af betalingerne for 2010. Forvaltningen har foretaget stikprøver af betalinger i 2010, og denne stikprøve udviste ingen fiktive og/eller autoriserede betalinger. Det er forvaltningens vurdering, at forretningsgangen vedrørende betaling af fakturaer er betryggende. Forvaltningen skal i foråret evaluere disse forretningsgange, og forvaltningen vil i den forbindelse inddrage Intern Revision.  Deloitte anbefaler, at Københavns kommune som helhed iværksætter en handlingsplan, der skal håndtere denne risiko, og forvaltningen vil afvente initiativer fra Intern Revision/Økonomiforvaltningen.

Det andet forhold omhandler forkert periodisering af lønrefusion. For 2010 har forvaltningen erkendt fejlen og i og med, at opgaven pr. 1. januar 2012 overgår til Koncernservice(KS) påhviler det KS at sørge for at periodiseringen fremadrettet sker korrekt.

Det tredje forhold omhandler, at Intern Revision ved servicebesøg i 2 decentrale enheder  har konstateret, at enhederne ikke i alle tilfælde har efterlevet forvaltningens retningslinjer.  Forvaltningen har fulgt op på de få konkrete forhold, som er omtalt som mangelfulde i afrapporteringen af servicebesøgene,  og disse få forhold er nu bragt på plads.. En gang årligt foretages der et ledelsestilsyn i alle enheder, hvor der kontrolleres for, om enhederne lever op til retningslinjerne på det økonomiske område. Resultaterne af dette tilsyn for 2011 viser, at retningslinjerne i alt væsentlighed efterleves.  Dertil kommer, at forvaltningen i 2011 har udarbejdet en økonomistyringsvejledning, der beskriver de vigtigste regler for enhedernes økonomiske drift. Herved forventes det, at enhedernes kendskab til reglerne på området er markant forbedret. Deloitte vil ved revision af regnskabet for 2012 følge op på dette forhold.

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Direktionsbrevene vedrørende årsregnskabet og sagsgennemgangen på området med statsrefusion ventes forelagt BIU inden sommerferien. Revisionsberetningen – der indeholder de væsentligste kritikpunkter fra direktionsbrevene – forventes forelagt BIU i det tidlige efterår 2012.

Morten Binder    /Thomas Thellersen Børner 

 
BILAG

1. Deloittes direktionsnotat af 6. februar 2012 vedrørende løbende revision for 2011