Redegørelse for status på IT-understøtning af jobcentrene

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 28. februar 2008

 

 

14.      Redegørelse for status på IT-understøtning af jobcentrene             BIU 44/2008

Redegørelsen indeholder en beskrivelse af, hvordan forvaltningen på et strategisk grundlag arbejder for at understøtte en effektiv og lovmedholdelig sagsbehandling i borgerbetjeningen.

 

INDSTILLING OG Beslutning

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller, 1.                  at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tager redegørelsen til efterretning.

 

Beskæftigelses- og Integrationsudvalgets beslutning i mødet den 28. februar 2008. Indstillingen blev taget til efterretning.

 

Problemstilling

I forbindelse med etableringen af Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen og en effektiv it-understøttelse kan der konstateres et stadigt stigende politisk og administrativt fokus på registrering og dokumentation. I forbindelse med sammenlægningen af den kommunale og statslige beskæftigelsesindsats den 1. januar 2007 opstod endvidere et øget behov for sammenhæng, koordination og videndeling mellem de statslige og kommunale it-systemer og organisationer samt andre aktører.

 

Samtidig ses et stigende krav om, at it bidrager til at gøre forvaltningen, herunder Jobcenter København, til en attraktiv arbejdsplads gennem etablering af mere brugervenlige systemer og effektive processer. På ledelsesinformationsområdet ses desuden en stor udfordring forbundet med at kunne it-understøtte styringsbehovet i relation til den nye organisering af beskæftigelsesområdet. Derudover er der mange nye lovgivningsmæssige krav om afrapportering og opfølgning i de enkelte sager.

 

Løsning

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen har, på baggrund af ovenstående problemstilling, siden dannelsen den 1. januar 2006 forfulgt en to-sporet strategi:

 

·        Forvaltningen arbejder målrettet på at udvikle og investere i færre, men mere sammenhængende it-systemer til understøttelse af de brugerrettede nøgleprocesser samt optimere brugen af disse sammenhængende systemer

·        Forvaltningen har samtidig haft fokus på løbende at udvikle mindre løsninger, der på kortere sigt kunne løse forskellige problemstillinger omkring eksempelvis dokumentationen og styringsgrundlaget i borgersagerne

 

Bilag 1 indeholder en oversigt over de forskellige it-udviklingstiltag, der er sat i værk i overensstemmelse med denne strategi.

 

Blandt de allerede gennemførte it-udviklingsprojekter kan nævnes Arbejdsgangsportalen, som understøtter en ensartet sagsbehandling og klare snitflader mellem forvaltningens enheder, samt Ledelsesinformationssystemet, som udgør grundlaget for rapporteringen af resultater både decentralt og centralt, herunder i forhold til udvalget. Det skal også nævnes, at der er etableret et Call Center for Jobcenter København, og etableret en mere tidssvarende telefoniløsning også for Ydelsesservice. Det har haft væsentlig betydning for den bedre telefonbetjening i de seneste måneder. Endelig kan peges på Integrationsbarometeret, der på overskuelig vis giver borgere og interessenter mulighed for at følge resultaterne af kommunens integrationsindsats.

 

Målet for forvaltningen er, at de mindre projekter skal løse akutte problemstillinger, omkring fx sikring af rettidighed i kontanthjælps- og fleksjobsager gennem bedre sagsoverblik i centrene, men at de større projekter efterhånden tager over, hvor det er muligt. Således får forvaltningen færre, men mere integrerede og brugervenlige systemer – i overensstemmelse med it-strategien.

 

Dette betyder aktuelt, at der som udgangspunkt bliver udviklet så få af de mindre systemer som muligt i 2008. De allerede igangsatte udviklingsaktiviteter færdiggøres, og stort set alle udviklingsressourcer i resten af 2008 og i 2009 overføres til implementering og optimering af KMD Sag og KMD Opera – som er de nye og grundlæggende sagsbehandlingssystemer i Jobcenter København. Systemudskiftningen i Jobcenter København er således som planlagt omdrejningspunktet for næsten alle udviklingsaktiviteter på it-området i den kommende tid.

 

De nye systemer KMD Sag og KMD Opera understøtter direkte forvaltningens it-strategi på følgende områder:

 

·        Registrering og dokumentation – ud med manuelle papirbaserede arbejdsgange

·        Sammenhæng mellem systemerne – via en moderne og integreret brugergrænseflade

·        Koordination og videndeling – de nye systemer guider i højere grad sagsbehandlerne gennem arbejdsgange og registrering

·        Brugervenlighed og mere effektive processer – mere intuitive skærmbilleder

·        Bedre styringsgrundlag – mere effektiv advisering og opfølgning på sager

 

I 2009 vil forvaltningen fokusere på at udnytte de nye systemer optimalt gennem fx kvalitetskontrol af datakvaliteten, optimerede arbejdsgange og projekter rettet mod udnyttelse af de mange muligheder i de nye og mere moderne systemer.

 

I forbindelse med implementeringen af KMD Sag og KMD Opera får forvaltningen behov for at foretage en større it-udskiftning af pc'ere. Forvaltningen arbejder pt. på at finde en løsning på finansieringsproblemet. Efter behov vender forvaltningen tilbage til udvalget.

 

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen har, ligesom Socialforvaltningen, valgt ikke at indføre kommunens elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem eDoc i borgersagerne foreløbig. Baggrunden herfor er bl.a., at KMD Sag tilbyder sagsbehandleren et samlet overblik over borgerens sager, og dækker sagsbehandlerens forpligtelser og behov for at kunne registrere og styre forløbet i borgerens sag uden papirgange.

 

Økonomi

Indstillingen har ikke økonomiske konsekvenser.

 

Videre proces

-

 

Bilag

1.      Oversigt over it-udviklingsprojekter i BIF 2006-2008

 

 

         Morten Binder                                /Thomas Thellersen Børner