Orientering vedr. det nye økonomisystem Kvantum

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tager orientering vedr. udrulning af Kvantum d. 1. januar 2018 til efterretning. 

Problemstilling

Københavns Kommune er i gang med at udrulle det nye økonomisystem Kvantum i alle syv forvaltninger. Udrulningen er forankret i Økonomiforvaltningen i et særligt ERP-program. Kvantum er en standard SAP-løsning, som er et af verdens mest udbredte økonomisystemer.

Kvantum er allerede blevet idriftsat i TMF, SOF, KFF og BUF. Det forventes idriftsat i Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen d. 1. januar 2018.

Grundlæggende er økonomisystemet afgørende for, at en række helt centrale opgaver kan løses, herunder:

• korrekt budgetlægning

• korrekt og rettidig budgetopfølgning

• korrekt hjemtagelse af statsrefusion

• bestilling af varer og tjenesteydelser

• rettidig betaling af fakturaer til kommunens leverandører

• udarbejdelse af tidstro og præcis ledelsesinformation.

Da der er tale om en væsentlig systemudskiftning, orienteres Beskæftigelses- og Integrationsudvalget om status og de væsentligste risici.

Løsning

I Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen forventes ca. 200 medarbejdere at skulle anvende Kvantum.

Økonomisystemet skal spille sammen med en del øvrige fagsystemer for at fungere. Som eksempel kan nævnes det nye lønsystem OPUS Løn, som blev idriftsat i Københavns Kommune i marts 2016.

BIF samarbejder med ERP-programmet i Økonomiforvaltningen om implementering og udrulning af Kvantum. BIF har i implementeringsfasen særligt fokus på integration med andre it-systemer, arbejdsprocesser og uddannelse, hvilket er uddybet i nedenstående. BIF og ERP-programmet anvender de såkaldte gates, der er vedtaget af ØU i december 2015. De tre gates skal opfyldes for alle nye it-systemer, og det indebærer, at en række centrale betingelser skal være opfyldt, for at systemet kan ibrugtages. Helt grundlæggende er betingelserne, at

1. arbejdsprocesserne er digitalt understøttet af systemfunktionalitet

2. der er beskrevet arbejdsprocesser, som er accepteret af brugerne og godkendt af revisionen

3. medarbejderne er uddannet og certificeret/autoriseret i anvendelsen af det nye system.         

Ad a) Arbejdsprocesserne er digitalt understøttet af systemfunktionalitet (integration til andre it-systemer)

Det nuværende økonomisystem, KØR, taler på Beskæftigelses- og Integrationsudvalgets område sammen med andre it-systemer via systemintegrationer.

Der er tre integrationer, der er særlige og forretningskritiske for forvaltningen:

1. Udbudsportalen, som bruges til hovedparten af forvaltningens aktivering. Systemet bruges til at håndtere ordrer og fakturering af beskæftigelsesforløb, der varetages af eksterne beskæftigelsesleverandører. Fakturaerne betales i dag via integration til KØR og skal således fremover betales via integration til Kvantum.

2. KMD Dagpenge, der benyttes til udbetaling af sygedagpenge. Integrationen vedrører ikke selve udbetalingen af sygedagpenge til borgere, men blot overførsel af data om udbetalte sygedagpenge til økonomisystemet.

3. KMD Aktiv, der benyttes til udbetaling af kontanthjælp mv. Integrationen her vedrører ikke selve udbetalingen af ydelser, men overførsel af data om udbetalte ydelser til økonomisystemet fra KMD Aktiv. Der er etableret integration hertil i regi af de andre forvaltninger.

Der er særlig opmærksomhed på integrationen fra Udbudsportalen til Kvantum.

Risikoen er, at beskæftigelsesleverandører ikke kan fakturere Københavns Kommune ad denne kanal. Dermed vil ca. 100.000 årlige fakturaer skulle håndteres manuelt af bogholderiet i Ydelsesservice, i stedet for automatisk fakturering gennem Udbudsportalen. Det estimeres, at det vil betyde et behov for ansættelse af ca. 10 ekstra årsværk i bogholderiet.

Risikoen ved de to andre integrationer er begrænset, idet de blot omhandler overførsel af økonomidata. Udbetaling af ydelser til borgerne påvirkes således ikke af overgangen til Kvantum.

Der er gennemført analyser og forberedt test af de nye integrationer for at minimere risici og sikre en god overgang til Kvantum. Test gennemføres inden udgangen af november 2017. Fra januar 2018 tages integrationerne til Kvantum i brug, så KØR kan udfases.

Udover de tre forretningskritiske integrationer er der en række andre it-problemstillinger. Der skal blandt andet etableres en snitflade til statens Ydelsesrefusionssystem, når dette er færdigudviklet i regi af Kombit. Dette skal fremadrettet benyttes til at hjemtage statsrefusion.

Endelig skal der kunne udtrækkes data fra Kvantum til brug i forvaltningens ledelsesinformationssystem BIFLIS på samme vis, som det i dag sker fra KØR.

Risikoen ved manglende rådata fra Kvantum vil være, at BIFLIS ikke vil kunne vise antal berørte borgere, som har modtaget en ydelse. Dette vil også udfordre BIFLIS-rapporter vedr. rettidighed samt beregning af bonus til leverandører. En del af disse rapporter anvendes blandt andet i den løbende afrapportering til Beskæftigelses- og Integrationsudvalget.

Ad b) Der er beskrevet arbejdsprocesser, som er accepteret af brugerne og godkendt af revisionen

Kvantum er et standard økonomisystem, så Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen har gennemført en forretningsafdækning for at identificere, om der findes nogen forvaltningsspecifikke processer, som ikke umiddelbart kan håndteres i Kvantum. Det gælder fx betaling for sprogskoletilbud, hvor borgeren har frit valg, refusion af borgeres udlæg og indkøb af aktivering gennem Udbudsportalen.

Samtidig er Kvantum et SAP-system. Det betyder, sammen med en række implementeringsvalg, at der er en særlig logik i økonomistrukturen, som afviger fra det hidtidige økonomisystem KØR. Det kommer fx til udtryk i, hvem der kan/skal godkende fakturaer i Kvantum.

Risikoen vil være, at fakturabehandlingen i Kvantum ikke kan følge det nuværende godkendelseshierarki, hvor bogholderiet betaler fakturaer på vegne af centrene. Dermed ville alle centre skulle opbygge viden om fakturahåndtering, hvis fakturaer skal følge et godkendelseshierarki inden for det enkelte center.

Derfor har forvaltningen, for at sikre hensigtsmæssige og smidige arbejdsgange, hvor fakturaer ikke hober sig op, fokuseret på at have en enkel og intuitiv økonomistruktur i forvaltningen, som lader sig understøtte af Kvantum. Samtidig er forvaltningen i samarbejde med ERP-programmet ved at færdiggøre de fremtidige arbejdsprocesser, som ikke fremadrettet kan håndteres i Kvantums standardløsninger.

Ad c) Medarbejderne er uddannet og certificeret/autoriseret i anvendelsen af det nye system

ERP-programmet udbyder nogle uddannelser indenfor indkøb, fakturabehandling, udlæg samt budget og regnskab.

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen har identificeret og indmeldt uddannelsesbehov til ERP-programmet. Uddannelsesbehovet viser, at forvaltningens økonomistyring er centralt organiseret.

Det er således kun brugerne i 5. kontor i Centralforvaltningen og bogholderiet i Ydelsesservice, der skal arbejde med behandling af fakturaer samt budget og regnskab. Brugerne på centrene skal uddannes inden for indkøb og udlæg. Der skal samlet uddannes ca. 200 Kvantum-brugere. Brugerne skal deltage i uddannelse for at blive autoriseret til Kvantum.

Der er ultimo oktober blevet uddannet 15 budgetcontrollere i 5. kontor, hvorefter de forventes at kunne påbegynde planlægningen af budget 2018 i Kvantum. Denne tyvstart forventes at give brugerne mulighed for at lære Kvantum godt at kende, inden den fulde idriftsættelse den 1. januar 2018.

De fleste brugere skal først uddannes i december og januar, da brugerne skal uddannes lige inden, de går i gang med at arbejde i Kvantum. Bl.a. skal de fleste regnskabsmedarbejdere først uddannes i regnskab i slutningen af januar, da disse brugere i de tre første uger i januar skal afslutte årsregnskab 2017 i KØR.

Økonomi

ERP-programmet har budgetansvaret for alle udgifter vedr. udrulningen af Kvantum. Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen har mindre udgifter til tilpasning af eksisterende systemer. Disse afholdes inden for forvaltningens budgetramme.

Når Kvantum er fuldt implementeret, er det forudsat, at den årlige effektiviseringsgevinst for hele kommunen vil være 139 mio. kr., hvoraf 78 mio. kr. vil vedrøre en effektivisering af arbejdsprocesser. Der forventes en effektivisering af arbejdsprocesser i BIF på 2,7 mio. kr. Heraf vil 1,3 mio. kr. vedrøre budget og økonomiopfølgning. Derudover er der fastsat effektiviseringer vedr. fakturahåndtering og indkøb på henholdsvis 0,6 mio. kr. og 0,8 mio. kr.

Der blev i sommeren 2016 gennemført et genbesøg af den oprindelige businesscase i alle forvaltninger. Det blev på den baggrund besluttet at fastholde de forudsatte effektiviseringer vedr. arbejdsprocesser fra den oprindelige business case.

Videre proces

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen arbejder videre med den igangværende udrulning, så Kvantum kan idriftsættes d. 1. januar 2018. Kvantum vil blive idriftsat, når Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen, ERP-programmet og Intern Revision er enige om, at de tre gates er opfyldt i tilstrækkelig grad, og at de største risici er blevet håndteret.

 

Bjarne Winge / Jacob Zeeberg Eberholst

 

Indstillingen blev taget til efterretning.