Revisionsberetningerne for 2017
Resumé
Revisionen tager ikke forbehold for årsregnskabet eller for refusionshjemtagelsen på det beskæftigelsesrettede område.
Revisionen har dog i sin årlige revision af årsregnskabet og gennemgang af konkrete sager fundet fejl og mangler.
Der er 2 revisionsberetninger. En vedrørende årsregnskabet for kommunen som helhed, hvor fejl og mangler også kan vedrøre BIF. En vedrørende det sociale- og beskæftigelsesrettede område, som vedrører BIF og SOF.
Revisionen angiver væsentlige fejl og mangler ud fra et revisionsmæssigt synspunkt ved revisionsbemærkninger. Vedrørende årsregnskabet for kommunen afgiver revisionen 4 revisionsbemærkninger hvor Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen er omfattet og 5 bemærkninger vedrørende det beskæftigelsesrettede område.
Økonomiforvaltningen har bedt om handleplaner i forhold til revisionsbemærkningerne, idet revisionsberetningen er et anliggende for Økonomiudvalget. Handleplanerne skal godkendes af fagudvalgene. Indstillingens at-punkt udgør denne godkendelse.
Udvalget har mulighed for at komme med konkrete ændringsforslag til de anførte handleplaner. I løbet af året vil der ske en kvartalsvisopfølgning til Økonomiudvalget.
Revisionen deltager på mødet og fremlægger beretningen, ligesom det er muligt for udvalget at stille revisionen uddybende spørgsmål.
Indstilling
Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,
- at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender handleplanerne i bilag 3 i forhold til de revisionsbemærkninger, der i revisionsberetningerne for 2017 omhandler Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen (BIF).
Problemstilling
Økonomiforvaltningen har den 16. august med frist til den 21. august 2018 indkaldt forvaltningens handleplaner i forhold til de revisionsbemærkninger, der omhandler Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen. Forvaltningen har oversendt de anførte handleplaner med forbehold for udvalgets godkendelse.
Revisionsberetningen vedrørende årsregnskabet og det sociale og beskæftigelsesrettede område er vedlagt som bilag 1 og 2.
Løsning
Når revisionen konstaterer, hvad de ud fra en revisionsmæssig betragtning vurderer som væsentlige fejl eller mangler afgiver revisionen en revisionsbemærkning herom. Økonomiforvaltningen beder derefter udvalgene om handleplaner for, hvordan der kan rettes op de konstaterede mangler, herunder hvordan fejlene udgås fremadrettet. De konstaterede fejl og mangler i 2017 ligger fast og er erkendt af forvaltningen. Udvalget har med denne indstilling mulighed for at vurdere om de skitserede handleplaner forventes at rette fejlene og sikre at de ikke sker fremadrettet. Udvalget kan tillige foretage ændringer i handleplanerne eller bede om opfølgning med den kadence udvalget måtte ønske.
Der er 2 revisionsberetninger – en vedrørende årsregnskabet og en vedrørende det beskæftigelsesrettede område. Nedenstående skitseres kort hvad revisionsbemærkningerne omhandler samt forvaltningens udkast til handleplaner i forhold til at håndtere problemstillingerne. De oversendte handleplaner fremgår i sin helhed af bilag 3.
Årsregnskabet
Revionsionsberetningen vedrørende årsregnskabet redegør for de forhold som revisionen i sit løbende arbejde har konstateret ikke lever op til retningslinjerne på området. I forlængelse af Revisionsberetningen udarbejder Revisionsudvalget - bl.a. på baggrund af forvaltningernes handleplaner - en revisionsbetænkning. Revisionsbetænkningen forelægges BR og når betænkningen er vedtaget er årsregnskab 2017 endelig godkendt.
For Københavns Kommune som helhed er der 13 revisionsbemærkninger vedrørende årsregnskabet. Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen er omfattet af 4 revisionsbemærkninger, som Økonomiforvaltningen beder om handleplaner for. Vedrørende 2016 var BIF omfattet af 3 revisionsbemærkninger.
Revionsbemærkning nr. 1. Systemansvarlige for udbetalingssystemer
Bemærkningen er stilet til alle forvaltninger og omhandler, at det påbegyndte arbejde med udarbejdelse af forretningsgangbeskrivelser for udbetalings- og faktureringssystemer afsluttes hurtigst muligt.
For BIF gælder det 3 systemer, som er henholdsvis KMD-aktiv, KMD dagpenge og Udbudsportalen. I forhold til KMD-aktiv er forretningsgangsbeskrivelsen sendt til Intern Revision. KMD dagpenge forventes færdiggjort indenfor meget få måneder. Vedrørende udbudsportalen forventes forretningsgangsbeskrivelserne færdiggjort november 2018.
Revionsbemærkning nr. 6.5. Bilagsgennemgang
BIF har tilrettet og berigtiget moms bagudrettet. Fremadrettet betales tolkefakturaer korrekt og forvaltningen har indmeldt et ændringsønske til Kvantum, således at det ikke teknisk er muligt at kontere fakturaer med moms på artskonti uden moms og omvendt.
Revionsbemærkning nr. 9. Kommunens regler for indkøb
Det henstilles, at der er skærpet ledelsesmæssigt fokus på, at alle aftaler der oprettes i indkøbssystemet har den rette kvalitet, således at der er konkurrencedygtige priser og kommunens beslutninger overholdes.
Det er kun indkøbsaftaler, der oprettes i Kvantum indkøb, der indgår i den fælles opgørelse af i hvor stor udstrækning forvaltningerne lever op til kommunens indkøbspolitik. BIF har 2 store udgiftstyper - indkøb af aktiveringsforløb til borgere og indkøb af lægeerklæringer - som sker korrekt, men som endnu ikke tæller med i målopfyldelsen. BIF arbejder på at få disse udgiftstyper integreret i Kvantum indkøb, således den fælles opgørelse bliver retvisende.
Revionsbemærkning nr. 11. Cybersecurity og persondata
Der henstilles, at forvaltningerne tilvejebringer den nødvendige dokumentation for beskyttelsen af persondata, og at Koncern IT (KIT) snarest herefter gennemfører it-risikovurderingerne i overensstemmelse med it-sikkerhedsregulativet .
BIF kan tilvejebringe den nødvendige dokumentation og KITs it-risikovurderinger af BIF er kalendersat til august 2018.
Det beskæftigelsesrettede område
Udover årsregnskabet er det et lovkrav, at revisor gennemgår et antal konkrete sager på det sociale- og beskæftigelsesrettede område, hvor der modtaget statsrefusion. Ved sagsgennemgangen vurderer revisionen, om sagsbehandlingen er sket i overensstemmelse med lovgivningen, herunder der er tale om en væsentlig fejl i revisionsmæssig forstand. Ved konstatering af fejl tager revisionen stilling til fejlomfang, om der er tale om systematiske fejl, og om der er tale om fejl, som har refusionsmæssig betydning. Revisionens udvælgelse af sager sker ved stikprøver. Disse stikprøver udtages ikke tilfældigt, men der hvor revisionen skønner, at der er størst sandsynlighed for fejl.
Revisionen har ved gennemgangen af borgersager i 2017 ikke konstateret systematiske fejl eller fejl med refusionsmæssig betydning. De konstaterede fejl omfatter primært processuelle fejl, som fx manglende rettidighed. Der er primært tale om fejl, som kan have betydning for progressionen i borgerens sag, men ikke for udbetaling af borgerens ydelse.
På baggrund af revisionsberetningen på det sociale og beskæftigelsesrettede område, tager de respektive ministerier - primært Beskæftigelsesministeriet i BIF´s tilfælde - stilling til om kommunen har opfyldt betingelserne for den modtagne statsrefusion. Dette sker i den såkaldte decisionsskrivelse, som også forelægges udvalget. Decisionsskrivelsen vedrørende 2017 forventes primo 2019.
Den årlige revisionsberetning er en af Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningens eksterne kvalitetsindikatorer. Ved revisionen får forvaltningen en ekstern vurdering af kvaliteten i sagsbehandlingen i et udvalg af konkrete sager på hovedparten af forvaltningens ydelsesområder.
Resultatet af revisionens gennemgang drøftes med forvaltningen med henblik på genopretning og forebyggelse af fejl. Resultatet af revisionen indgår i forvaltningens risikovurdering og tilrettelæggelse af ledelsestilsyn for at sikre, at forvaltningen fører tilsyn med de rigtige områder af sagsbehandlingen.
Revisionen foretager også en kontrol af, hvorvidt forvaltningens eget risikobaserede ledelsestilsyn er betryggende. En central forskel på revisionen og forvaltningens ledelsestilsyn er metoden til udtræk af sager. Hvor revisionen bevidst udvælger sager for at afdække fejl, anvender forvaltningen en tilfældig stikprøveudvælgelse til belysning af kvaliteten i sagsbehandlingen.
Revisor har ikke bemærkninger til forvaltningens ledelsestilsyn i beretningen for 2017 og Intern Revision har i sin beretning for 2017 vurderet Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen "grøn" - dvs. betryggende - på de målte parametre. Selvom forvaltningens risikobaserede ledelsestilsyn vurderes betryggende, er det ikke ensbetydende med, at der ikke kan konstateres fejl ved en efterfølgende revision.
Deloitte afgiver i beretningen for 2017 5 revisionsbemærkninger på det beskæftigelsesrettede område. For 2016 afgav Deloitte 3 revisionsbemærkninger, hvor 2 afsluttes (forsikrede ledige og ressourceforløb) mens bemærkningen vedrørende jobafklaring videreføres for 2017. De 4 øvrige revisionsbemærkninger vedrører ”Min Plan”, revalidering, kontantydelse og system- og statusafstemninger.
Det skal dog bemærkes, at Deloittes overordnede konklusion på gennemgangen af dette område er, at - med undtagelse af områderne med revisionsbemærkninger – administreres området generelt i overensstemmelse med gældende regler, således at kommunen i al væsentlighed er berettiget til de beløb, der fremgår af de årlige refusions- og tilskudsopgørelser.
For 2016 afgav Deloitte 3 revisionsbemærkninger, hvor 2 afsluttes (forsikrede ledige og ressourceforløb) mens bemærkningen vedrørende jobafklaring videreføres for 2017.
Revisionsbemærkning nr. 18. Min Plan.
Deloitte har ved revisionen for 2017 konstateret væsentlige fejl og mangler i kvaliteten i anvendelsen af Min Plan på områderne; kontanthjælp og uddannelseshjælp integration, forsikrede ledige, revalidering, ledighedsydelse, jobafklaring, ressourceforløb og sygedagpenge. Manglerne omhandler i det væsentligste:
- Manglende opdatering af Min Plan forud for tilbud
- Manglende rettidighed i publicering af Min Plan forud for tilbud
- Manglende eller mangelfuldt beskæftigelsesmål i Min Plan
- Manglende begrundelse for aktivitetsparat/match
- Min Plan indeholder forældede oplysninger
Forvaltningen iværksatte i efteråret 2017 initiativer til forbedring af rettidigheden og kvaliteten af Min Plan. Forvaltningen nedsatte blandt andet en arbejdsgruppe, som på baggrund af
en drøftelse af regler, kvalitetsstandard, best practice mv. har opdateret arbejdsgangen og udarbejdet en vejledning til understøtning af anvendelsen af Min Plan.
Forvaltningen har foretaget ledelsestilsyn på området både i 2017 og 2018. Resultatet viser en udvikling i positiv retning særligt ift. rettidighed.
Handleplan:
Revisionsberetningen for 2017 behandles på BIU den 27. august. Her orienteres BIU om, at de vil få en selvstændig indstilling på BIU-mødet den 24. september om Min Plan til drøftelse. Baggrunden for dette er, at Min Plan er et grundlæggende redskab for både medarbejdere og borgere. Det er derfor vigtigt, at BIU får lejlighed til at blive præsenteret for udfordringerne ift. Min Plan og hvilke konsekvenser fejlene vedr. Min Plan har for henholdsvis borger og kommune. Endvidere præsenteres BIU for forslag til kvalitetsforbedrende initiativer med angivelse af, hvad gennemførelse af initiativerne vil betyde for borgerne, medarbejderne og for driften.
Målet er, at BIU skal medvirke til en prioritering af, hvilke initiativer forvaltningen sætter i gang og hvor hurtigt. Efter drøftelsen i BIU vil der blive udarbejdet en endelig handleplan.
Forvaltningen har i efteråret arbejdet med kvaliteten i Min Plan, opdateret arbejdsgang mv. Forvaltningen fortsætter den tætte opfølgning via det risikobaserede ledelsestilsyn.
Revisionsbemærkning nr. 19. Jobafklaringsforløb
Deloitte har ved revisionen for 2017 konstateret, at der fortsat er væsentlige udfordringer i forhold til overholdelse af fristen på 4 uger for forelæggelse af jobafklaringssager for rehabiliteringsteamet.
Forvaltningen har tidligere udarbejdet en handleplan for at øge rettidigheden, herunder øget mødekapaciteten i rehabiliteringstemaet i 2017 og forhandlet med Regionen om afvikling af møder i ferieperioder mv.
Det har dog ikke været muligt at opnå en tilfredsstillende målopfyldelse dels på grund af at indhentelsen af ”efterslæbet” af sager har taget længere tid end forventet, dels at der har været en større tilgang af sager end forventet.
Forvaltningen har øget mødekapaciteten i 2018 yderligere.
Handleplan:
Forvaltningen fortsætter den tætte produktionsstyring og opfølgning på sagsbehandlingen via det risikobaserede ledelsestilsyn.
Forvaltningen vil forsat arbejde mod at øge mødekapaciteten. Bl.a. har forvaltningen lagt et need-to budgetnotat op til Budget 2019 for at udvide mødekapaciteten.
Samtidig vil forvaltningen fortsat arbejde mod at øge fleksibiliteten for mødeafholdelsen, herunder forhandling med Region Hovedstaden om afholdelse af møder i ferieperioderne og mulighed for bookning af møder med kortere varsel.
Endelig vil forvaltningen analysere omfanget af borgernes udeblivelser for at se på mulighederne for minimering af denne årsag til manglende rettidighed.
Revisionsbemærkning nr. 20. Revalidering
Deloitte har ved revisionen for 2017 konstateret væsentlige fejl og mangler i forhold til rettidig afholdelse af opfølgningssamtaler på revalideringsområdet. Deloitte anbefaler, at der iværksættes procedurer til sikring af rettidig opfølgning i sagerne.
Revisionens resultat er baseret på en stikprøvegennemgang af udvalgte sager. Forvaltningen foretager løbende en 100 %´s kontrol af rettidigheden for afholdelse af samtaler. Rettidig afholdelse af samtaler indgår i forvaltningen ledelsesinformationssystem, hvor samtalerettidigheden for alle revalideringssager kan opgøres løbende på uge-, måneds- og årsbasis. Forvaltningen kan oplyse, at den samlede rettidighed for afholdelse af samtaler i 2017 var 84 %.
Handleplan:
Forvaltningen følger udviklingen i samtale rettidigheden for alle revalideringssager på ugebasis via forvaltningens ledelsesinformationssystem. Forvaltningen vil fremadrettet foretage en manuel sagsgennemgang af ikke rettidige sager med henblik på at analysere årsagen til den manglende rettidighed. Alt efter resultatet iværksættes de nødvendige tiltag til forbedring.
Revisionsbemærkning nr. 21. Kontantydelse
Deloitte har ved revisionen for 2017 konstateret væsentlige fejl og mangler vedrørende rettidighed i forbindelse med afgivelse af første tilbud (4 uger fra bevilling af kontantydelse) og varigheden af tilbud (13 uger).
En del af udfordringen på kontantydelsesområdet skyldes tilkendelsesprocedurerne ved kontantydelse. Det er en forudsætning for at kunne modtage kontantydelse, at borgeren først har søgt om og modtaget afslag på kontanthjælp. Det er ikke muligt særskilt at udsøge potentielle kontantydelsessager på baggrund af borgerens digitale ansøgning om kontanthjælp. Sager om kontantydelse kan generelt først identificeres i forbindelse med sagsbehandlingen af ansøgningen om kontanthjælp.Sagsbehandlingen i forbindelse med afslag på kontanthjælp kan indebære dialog med borgeren om de nødvendige oplysninger, partshøring mv.
Er borgeren herefter berettiget til kontantydelse, bevilges kontantydelsen med tilbagevirkende kraft fra tidspunktet for borgerens ansøgning om kontanthjælp. Henset til at der også gælder formelle regler for fx udarbejdelse af Min Plan sammen med borgeren forud for iværksættelse af tilbud, kan det samlet set være en udfordring at overholde rettidigheden på 4 uger.
Handleplan:
Kontantydelse er en midlertidig ydelse under udfasning. Hvis borgeren har opbrugt den 2-årige dagpengeperiode efter 2. juli 2017 er det ikke længere muligt at modtage kontantydelse. Københavns Kommune har, jf. jobindsats.dk, ingen personer på kontantydelse efter september 2017.
Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen iværksætter på baggrund af ovenstående ikke en handleplan på kontantydelsesområdet.
Revisionsbemærkning nr. 22. System- og statusafstemninger
Det er konstateret, at der ikke har været tilrettelagt betryggende løbende kontrol og afstemning af systemerne på det sociale område. Der er konstateret differencer ved afregning til SKAT ligesom 11 balancekonti ikke foreligger afstemt.
Koncernservice (KS) har for 2017 og indtil 1. juli 2018 haft opgaven med afstemning af disse konti. KS har fået hjælp til opgaven fra BDO og Ernest og Young. Dette arbejde pågår fortsat. Ifølge KS forventes dette arbejde afsluttet i løbet af efteråret 2018.
KS anfører:
" Differencer i afstemning af balancekonti
I Koncernservice er der nedsat et projekt CF 2.0, som blandt andet indbefatter ”Kvalitet på balancen”. Projektet indeholder en række aktiviteter, som skal understøtte lukning af revisionsbemærkningen ”Intern kontrol af balanceposter” og i dette spor vil systemafstemninger og statusafstemninger i de nævnte KMD fagsystemer være omfattet. Dette spor i projektet forventes afsluttet 30. november 2018.
Differencer vedrørende redegørelse eller afregning til SKAT
For de konstaterede differencer, hvor der foreligger en specifikation, er der for hovedparten tale om periodeforskydninger i forhold til indberetning til SKAT. Dette er en gængs problematik for alle kommuner, som anvender KMD Aktiv. Der skal ikke ske berigtigelse af disse differencer.
Ydelsesservice har 1. juli 2018 fra KS overtaget dele af opgaven med den løbende opfølgning på korrekt afregning til SKAT både for sygedagpengemodtagere og kontanthjælpsmodtagere. Der er i efteråret 2018 fokus på, at der foreligger interne procedurer, der sikrer en rettidig afstemning, så ydelsesmodtagernes indkomst og skatteforhold for de enkelte år stemmer.
Økonomi
Deloitte har i deres sagsgennemgang ikke fundet fejl med refusionsmæssig betydning, så indstillingen har ingen direkte økonomiske konsekvenser.
Videre proces
Økonomiudvalget (ØU) behandler revisionsberetningerne samt handleplanerne på mødet den 11. september 2018. ØU oversender herefter udvalgenes besvarelser til Intern Revision, som vil udarbejde en revisionsbetænkning, som efter forelæggelse i Revisionsudvalget vil blive forelagt ØU den 23. oktober og BR den 12. november.
Michael Baunsgaard Schreiber/Jeppe Bøgh Andersen
Beslutning
Der blev begæret afstemning om indstillingen.
For stemte: 9 (A, B, C, F, Å samt Ulrik Kohl og Gyda Heding fra Ø)
Imod. 1 (Hassan Nur Wardere fra Ø)
Undlod: Ingen
Indstillingen blev dermed godkendt.