Mødedato: 27.08.2018, kl. 12:00
Mødested: Rådhuset, 1. sal, værelse 57

Orientering om forsøg med lavere sagsstammer på JKI

Se alle bilag

Resumé

Med dette notat præsenteres en mere systematisk opsamling på de medarbejderinterviews, der er foretaget af Københavns Professionshøjskole, som led i evaluering af det 2-årige forsøg med lavere sagsstammer på Jobcenter København – Center for Jobindsats (JKI). Forsøget startede i januar 2018.

Notatet er forvaltningens sammenskrivning af Københavns Professionshøjskoles foreløbige pointer, citater og konklusioner.

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

  1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tager statusorienteringen til efterretning.

Problemstilling

I januar 2018 startede et 2-årigt forsøg med lavere sagsstammer på Jobcenter København – Center for Jobindsats (JKI). Forsøget er etableret som følge af vedtagelsen af budget 2018, hvor det fremgår:

Der udmøntes midler til et pilotprojekt i Center for Jobindsats. Formålet er at undersøge og dokumentere effekterne af lavere sagsstammer pr. sagsbehandler på kvalitet, udgifter til overførsler og længden af ledighedsforløb.

Der er oprettet en forsøgsafdeling på JKI, hvor sagsbehandlerne har 50 sager hver. Udvalget fik d. 23. maj 2018 første status på forsøget. Forsøget midtvejsevalueres i foråret 2019 og slutevalueres i marts 2020. Evalueringen sker i samarbejde med Københavns Professionshøjskole (tidligere Metropol), som står for den kvalitative evaluering.

Løsning

Nærværende indstilling skal ses i forlængelse af den status, som Beskæftigelses- og Integrationsudvalget fik d. 23. maj 2017 (vedlagt), hvori der blev redegjort for:

  1. Forsøgsafdelingens sammensætning

  2. Betydningen af lavere sagsstammer (baseret på medarbejderinterviews foretaget af Københavns Professionshøjskole)

  3. Mål for forsøget

  4. Evalueringen af forsøget

I indstillingen d. 23. maj fremgik det, at udvalget med nærværende indstilling vil få en mere systematisk opsamling på de medarbejderinterviews, der er blevet foretaget af Københavns Professionshøjskole. Det fremgik ligeledes, at Københavns Professionshøjskole ville være til stede på udvalgsmødet den 27. august. På baggrund af en tætpakket dagsorden har dette ikke været muligt. I stedet kommer Københavns Professionshøjskole i foråret 2019 og fremlægger resultater.

Dette notat er således forvaltningens sammenskrivning af Københavns Professionshøjskoles foreløbige pointer, citater og konklusioner.

Ved midtvejsevalueringen i foråret 2019 vil der også blive målt på borgernes afgang til hhv. job, ordinære timer eller uddannelse, samt fleksjob, førtidspension, og ressourceforløb. Ligeledes vil der blive målt på samtalerettidighed, andel af borgere i virksomhedsplaceringer, antal forberedende planer, sygefravær og medarbejderomsætning. Dette medtages først i midtvejsevalueringen, da det på nuværende tidspunkt er for tidligt at få valide data.

Datagrundlag

Københavns Professionshøjskole står for den kvalitative dataindsamling i forbindelse med forsøget. De indsamler data i 3 runder, hvoraf denne er den første, midtvejsevalueringen i foråret 2019 den anden og slutevalueringen i marts 2020 den tredje. Datagrundlaget består af en række interviews med medarbejdere og ledere fra hhv. forsøgsafdelingen og de ordinære afdelinger samt med fem udvalgte borgere. Der er både foretaget interviews i forsøgsafdelingen og i de ordinære afdelinger, da sagsbehandlerne i de ordinære afdelinger har fået reduceret deres sagsstammer som følge af oprettelsen af forsøgsafdelingen og af de eksternt finansierede afdelinger i forbindelse med Flere Skal Med. Således er den generelle sagsnorm for sagsbehandlerne på JKI faldet fra ca. 200 sager til ca. 120-130 sager i hhv. 2018 og 2019.

Formålet har været at få input til:

  1. Betydningen for borgerperspektivet

  2. Betydning for borgerrelationer

  3. Konkrete ændringer i arbejdsmåden

  4. Betydning for sagsbehandler og virksomhedskonsulent

  5. Betydning for det eksterne samarbejde

Følgende afsnit vil uddybe Københavns Professionshøjskoles konklusioner på hver af de seks ovennævnte områder

1. Betydning for borgerperspektivet

I alle 5 borgerinterviews demonstreres en tydelig opfattelse af en ”før og nu” -situation i jobcenteret. Borgerne er bevidste om, at der er sket ændringer, selvom de ikke informeres direkte herom i interviewet.

Det er dog relevant at være opmærksom på, at den nye situation i jobcenterets forsøgsafdeling håndteres og opfattes forskelligt på tværs af borgerne, hvis reaktioner spænder fra en vis ambivalens omkring oplevelsen af øgede krav og kontakter, til tilfredshed med den mere meningsfulde relation til medarbejderne og tillid til at denne medarbejder i højere grad kan/vil hjælpe.

En borger omtaler ændringerne som et skifte fra ”en maskinel afvisende behandling” til ”kendskab og forberedte sagsbehandlere, der er til at få fat på”.

2. Betydning for borgerrelationer

Sagsbehandlerne giver udtryk for, at der er bedre mulighed for at arbejde med borgerrelation på et markant højere niveau. Dette skyldes primært den lavere sagsstamme, forberedelsesmuligheder og at man som udgangspunkt kun har sine egne borgere til samtale – samt muligheden for direkte og fleksibel kontakt, styret af en relevansvurdering.

Sagsbehandlerne beskriver, at en bedre borgerrelation giver mulighed for mere korrekt sagsbehandling på grund af en højere grad af deltagelse fra borgeren og en mere tillidsfuld kommunikation.

Den telefoniske kontakt er også forbedret, med bedre mulighed for kontakt begge veje, hvilket fremhæves som en vigtig forudsætning for at holde aktivt gang i relationen og samarbejdet med borgeren.

3. Konkrete ændringer i arbejdsmåden

Medarbejderne i forsøgsafdelingen giver udtryk for, at ændringerne har påvirket såvel sagsarbejde, borgerrelationer og samarbejdet med eksterne parter positivt.

I forsøgsafdelingen vægtes i særdeleshed:

  • Reduceret behov for kalenderstyring – at fokus på samtalerettidighed, som konsekvens af den lavere sagsstamme, ikke behøver at fylde så meget.

  • Bedre forberedelsesmuligheder – derved mulighed for overblik og færre fejl.

  • Større tilgængelighed (fx egen telefon – kontakten går begge veje).

  • Mulighed for opsøgende arbejde – hos borger eller anden aktør.

4. Betydning for sagsbehandler og virksomhedskonsulent

Sagsbehandleren i forsøgsafdelingen beskriver kerneopgaven som værende den samme som før, men med markant anderledes rammer for arbejdet og dermed mulighed for:

  • Mere systematisk og grundig forberedelse af samtalerne.

  • At sagsbehandlerne som udgangspunkt kun har samtaler med ”egne” borgere og således har mulighed for at opbygge langt mere indsigt i sagerne.

  • Løbende opfølgning i en sag på et langt højere niveau.

Tabel 1 indeholder sagsbehandlerne i forsøgsafdelingens egen vurdering af vigtigste arbejdsopgaver før og under forsøgsperioden.

Tabel 1: Opsummering af sagsbehandlerne i forsøgsafdelingens vurdering af deres vigtigste opgaver før og under forsøgsperioden

Primære opgaver før:
  • At afholde samtaler rettidigt.
  • Sikre rettidighed ved mange samtaler, at drifte.
  • At overholde måltal.
  • Det vigtigste før i tiden var drift, rettidighed, aktivering.
Primære opgaver under:
  • En helhedsorienteret indsats med mulighed for at komme i dybden med den enkelte. 
  • Motiverende samtaler, relationsarbejde og en afklaring af borgeren.
  • En bedre relation, tættere opfølgning, afklaring af borgeren og beskæftigelsesrettet indsats ”Jeg er til at få fat på”

Kilde: Skriftlige svar i fokusgrupper, adspurgt hvordan sagsbehandlerne selv definerer deres vigtigste arbejdsopgaver før og under

Tabel 2 indeholder udvalgte citater fra medarbejderne vedr. deres vurdering af mulighederne for at lykkes i det daglige arbejde hhv. før og under forsøgsordningen.

Tabel 2: Udvalgte citater fra sagsbehandlerne i forsøgsafdelingen vedr. mulighed for at lykkes før og under forsøgsordningen

Mulighed for at lykkes i det daglige arbejde før forsøgsordningen:
  • ”Ringe. Føltes mere som produktionsarbejde end sagsbehandling”
  • ”God, hvis man tænker på drift. Dårlig, hvis man tænker på at få borgerne i arbejde/afklaret.”
  • ”Vurderer ikke, at andet kunne lykkes end at afholde de samtaler, som forventes for at kunne opretholde statistikken. Der har ikke været tid til grundig og udførlig sagsbehandling eller at give den fornødne hjælp til borgerne, alt handler om tal”
Mulighed for at lykkes i det daglige arbejde under forsøgsordningen:
  • ”Gode. Tæt samarbejde med borger, mere tid til den enkelte skaber bedre resultater”
  • ”God i forhold til at hjælpe borgerne tættere op arbejde/afklare dem”
  • ”Jeg vurderer, at man som koordinerende sagsbehandler i den nye forsøgsafdeling vil kunne opnå samt skabe væsentligt flere positive resultater, i form af at få folk afklaret i forhold til arbejdsmarkedet, og/eller hvilken indsats, der er behov for. Undgå, at folk bliver ”hængende” unødvendigt længe. Med friere rum til selv at strukturere sin kalender, vil det blive nemmere at skabe og fastholde en god relation til borgerne, da vi på den måde kan se dem oftere, og når det giver mening, frem for hver 3. måned. Vurderer muligheden for at lykkes som rigtig god”

Kilde: Udvalgte citater fra skriftlige svar i fokusgrupper, adspurgt ”Hvad er mulighederne for at lykkes i dit daglige arbejde før og efter forsøgsordningen?”

Medarbejderne i forsøgsafdelingen er ligeledes blevet spurgt, om de vurderer, at der er sket en forbedring af deres arbejdssituation i forhold til, om deres arbejde medvirker til, at borgerne kommer tættere på arbejdsmarkedet eller afklaring. Jf. figur 1 nedenfor vurderer de, at deres arbejde er mere effektfuldt som følge af reducerede sagsstammer.

Figur 1: Sagsbehandlerne i forsøgsafdelingen og deres vurdering af arbejdssituationen før og under forsøgsperioden ift. i hvor høj grad deres arbejde medvirker til, at aktivitetsparate kontanthjælpsmodtagere kommer tættere på arbejdsmarkedet eller afklaring.  

Kilde: Skriftlige svar fra fokusgrupper.

5. Betydningen for det eksterne samarbejde

Generelt udtrykkes et oplevet kvalitetsløft i samarbejdsrelationen med eksterne parter (her forstået som private leverandører og sundhedsvæsenet). Flere sagsbehandlere fremhæver, at det nu er muligt at lave opsøgende arbejde.

Sagsbehandlerne i forsøgsafdelingen bemærker, at de nu stiller stigende krav til kvaliteten af de eksterne leverandørers afrapporteringer fra borgernes forløb i et tilbud.

Tabel 3 indeholder et citat fra en sagsbehandler i forsøgsafdelingen vedr. forskellen på før og under forsøgsperioden. 

Tabel 3: Citat fra sagsbehandler i forsøgsafdelingen om forskellen på før og under forsøgsperioden

Forskellen på før og under forsøgsperioden: 

”Jeg definerer min opgave til, at jeg som sagsbehandler har mere tid til at lave socialt arbejde. Herunder, at jeg har en mere fleksibel kalender, da jeg selv indkalder og booker aftaler.

Jeg har mulighed nu for at tage med borgere på møder med samarbejdspartnere, herunder læger, psykiatrien, leverandører mm.

Jeg har en større mulighed for at arbejde mere intensivt med de borgere, som er klar og meget motiveret. Jeg har mulighed for selv at vurdere, hvilke sager jeg vurderer skal forelægges rehabiliteringsteamet, og dermed hurtigere få dem afklaret dertil, da der bliver sprunget et led over.
Med lavere sagsstamme har jeg også meget nemmere ved at lave mere relationsarbejde med mine borgere. Og man ved, at relationen også kan rykke. Så mere tid til den enkelte borger er også mere tid til at arbejde med relationen.

Det, at jeg har et direkte nummer, hvor borgerne kan ringe til, er også en vigtig brik. Dette giver mine borgere tryghed, at de hurtigt kan komme i kontakt med mig, og at man kan redde nogle ting ud, hvor de undgår sanktioner eller andre ting.

Det, at jeg har et fleksibelt skema gør, at jeg kan gøre plads til, at en borger kan få en akut tid, hvis der er brug for dette. Det har også givet plads og mulighed for lidt hjemmebesøg, så vi igen kan få kontakt til borgere, som ikke har været til samtale måske i et år eller mere”

Kilde: Skriftligt svar i fokusgruppe, spørgsmål vedr. forskellen på før og under forsøgsperioden

Konklusion

Københavns Professionshøjskoles samlede vurdering er, at man kan forvente markante kvalitetsløft i forsøgsafdelingen på en række områder:

  • Bedre sagskendskab og færre fejl.

  • Bedre og mere tillidsfulde borgerrelationer og højere inddragelse af borgere i egen sag.

  • Bedre kendskab til kvaliteten i igangsatte aktiviteter, og bedre mulighed for at forholde sig kritisk og udviklende til opgaveløsning hos anden aktør.

  • Borgere og sagsbehandlere udtrykker samstemmigt bedre vilkår for relation og samarbejde.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Forsøget midtvejsevalueres i foråret 2019 og slutevalueres i marts 2020. Evalueringen sker i samarbejde med Københavns Professionshøjskole, som står for den kvalitative evaluering.
 
Inger Suppli / Michael Baunsgaard Schreiber

Beslutning

Indstillingen blev taget til efterretning.

Til top