Mødedato: 27.05.2013, kl. 13:00
Mødested: Rådhuset, 1. sal, værelse 57
Overholdelse af sagsbehandlingsfrister 2013
Se alle bilag
Orientering om opfølgning på forrige sagstidsmåling.
Sagsbehandlingsfrister i 6 byerne.
Forvaltningen har undersøgt sagsbehandlingsfristerne i de øvrige 6-byer og sammenlignet disse med sagsbehandlingsfristerne i Beskæftigelses-og Integrationsforvaltningen. Der henvises til oversigten i bilag 1.
En sammenligning med de øvrige 6-byer viser, at Beskæftigelses- og Ingrationsforvaltningen sammenlignet med disse byer har fastsat sagsbehandlingsfrister for langt flere sagstyper, samt at sagsbehandlingsfristerne indenfor de enkelte sagstyper varierer en del kommunerne imellem.
Sammenligningen viser blandt andet følgende forskelle i sagsbehandlingsfristerne:
1. Kontanthjælp - 1 dag (Odense) og 3 uger (København)
2. Fleksydelse ved 60 år - 3 uger (København) og 5 uger (Århus)
3. Løntilskud til forsikrede ledige - 4 uger (København, Ålborg) og 6 uger (Århus)
4. Fleksjob - 3 månender (Ålborg, Randers og Esbjerg) - 26 uger (Århus)
For så vidt angår forskellen i sagsbehandlingsfristen for behandling af ansøgninger om kontanthjælp er en væsentlig forklaring, at fristen ikke regnes fra det samme tidspunkt i sagsbehandlingsprocessen.
I nogle kommuner regnes fristen fra det tidspunkt, hvor borgeren har afleveret den nødvendige dokumentation til brug for behandling af ansøgningen.
I andre kommuner - herunder København regnes fristen fra det tidspunkt, hvor borgeren ansøger om kontanhjælp/møder i jobcentret.
Det betyder, at der i målingen af sagsbehandlingstiden i København medgår den tid, som borgeren anvender til at indsende eventuelle manglende oplysninger i sagen. I henhold til kommunens arbejdsgang på området skriver Ydelsesservice til borgeren hvilke oplysninger, som mangler for at sagen kan behandles, og angiver en frist på 10 dage for indsendelse af disse.
Som led i sagsbehandlingen af en ansøgning om kontanthjælp indhenter Ydelsesservice oplysninger elektronisk om opholdsgrundlag, indkomst- og formueforhold. Hvis dette ikke er tilstrækkeligt til at belyse sagen indhentes yderligere dokumentation hos borgeren.
Alle oplysninger bliver herefter vurderet i forhold til lovens betingelser.
Afslutningsvis får borgeren meddelelse om bevilling eller afslag på sin ansøgning om kontanthjælp ligesom der sker registrering i IT systemerne (notatpligt, evt. igangsætning af udbetaling mv.)
Ændring af sagsbehandlingsfrister i Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen.
På baggrund af Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningens behandling af resultatet af den sidste sagstidsmåling har forvaltningen drøftet, hvorvidt de fastsatte sagsbehandlingsfrister fortsat er tilstrækkeligt realistiske og ambitiøse eller det er muligt at reducere sagsbehandlingsfristerne.
Dette har resulteret i, at forvaltningen har reduceret følgende sagsbehandlingsfrister:
1. Sagsbehandlingsfristen for sygedagpengerefusion til arbejdsgiveren er reduceret fra 6 uger til 2 uger så denne sagsbehandlingsfrist svarer til dagpengeudbetaling til borgeren.
2. Sagsbehandlingstiden i sager om ansøgninger om befordringsgodtgørelse er reduceret fra 4 uger til 2 uger.
Der vedlægges således en opdateret oversigt over forvaltningens sagsbehandlingsfrister jf. bilag 2, til udvalgets efterretning.
På baggrund af ovenstående vedrørende sagsbehandlingsfristen for behandling af ansøgninger om kontanthjælp, samt på baggrund af resultatet af målingen i 2013 har forvaltningen besluttet at ændre den nuværende frist på 3 uger til en frist på 10 dage. Fristen måles konkret på kommunens reelle sagbehandlingstid og ikke som idag på sagsbehandlingstiden inklusiv den sagsbehandlingstid, som borgeren anvender til at indsende den nødvendige dokumentation. Dette vil give et mere reelt billede af kommunens sagsbehandlingstid ligesom eventuelle udfordringer og effekten af eventuelle forbedringsinitiativer rettet direkte mod kommunens indsats vil fremgå tydeligt.
Forvaltningen er herudover i øjeblikket ved at vurdere konsekvenserne af implementeringen af reformen på førtidspensions- og fleksjobområdet i relation til eventuelle justeringer i sagsbehandlingsfristen.
Resultatet af sagstidsmålingen viser, at der er en generel overholdelsesprocent på 98,8 pct., hvilket ligger over det forudsatte niveau på 80-90 pct. Resultatet viser også, at borgeres ansøgninger om hjælp i almindelighed behandles hurtigt. Således er den gennemsnitlige sagsbehandlingstid 5,9 kalenderdage.
Sammenholder man tallene i den nu afholdte måling med tallene fra sagstidsmålingen i november 2011 kan man konstatere, at den generelle overholdelsesprocent er steget fra 97,8 pct. til 98,8 pct., og den gennemsnitlige sagsbehandlingstid er faldet fra 7,7 til 5,9 kalenderdage.
Der er en vis spredning mellem forskellige afgørelsestyper i forhold til overholdelse af sagsbehandlingsfristerne. Der er således en række afgørelsestyper, hvor fristerne er overholdt i alle tilfælde, og i langt de fleste tilfælde overholdes fristerne i mindst de 80 pct. af afgørelserne, der er forudsat.
De afgørelsestyper, hvor sagsbehandlingsfristen ikke er overholdt i mindst 80 pct. af afgørelserne, omfatter således alene 4 ud af i alt 7.995 afgørelser i måleperioden, hvilket er mindre end 1 promille. af samtlige afgørelser.
Sagstidsmålingen viser imidlertid, at der er problemer med at overholde sagsbehandlingsfristerne på revaliderings- og fleksjobområdet. På både revaliderings- og fleksjobområdet har det i andre sammenhænge vist sig, at der er behov for en særlig indsats for at styrke og sikre kvaliteten i sagsbehandlingen. Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen har derfor også fortsat særligt fokus på disse områder. I forbindelse med sagstidsmålingen er der tillige målt på overholdelse af den skriftlige underretningspligt. Det følger således af § 3, stk. 2 i lov om retssikkerhed og administration på det sociale område, at borgeren skriftligt skal underrettes om, hvornår der kan forventes en afgørelse, hvis en konkret sagsbehandlingsfrist ikke kan overholdes.
Resultatet af sagstidsmålingen viser, at de lokale centre ikke i tilfredsstillende grad overholder den skriftlige underretningspligt, idet centrene ud af 96 sager kun havde foretaget underretning i 13 sager. I mange af disse sager er der imidlertid løbende kontakt mellem borgeren og forvaltningen, hvorfor borgeren som regel vil være bekendt med status i sin sag. Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen finder uanset dette, at resultatet er uacceptabelt og vil derfor indskærpe overholdelse af den skriftlige underretningsforpligtelse samt foretage et opfølgende tilsyn i 2. halvår 2013.
Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen finder det centralt for borgerens retsstilling, at der hurtigt gives kvalificerede svar på borgerens henvendelser, og at borgerne oplever en god kvalitet i forvaltningens service.
Til top
Resultat af sagstidsmåling i marts 2013.
Indstilling og beslutning
Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller
- at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tager resultatet af sagstidsmålingen i marts 2013 til efterretning.
- at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tager de fastsatte sagsbehandlingsfrister til efterretning.
Problemstilling
Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen har i medfør lov om retssikkerhed og administration på det sociale område fastsat sagsbehandlingsfrister for behandling af ansøgninger om hjælp. Forvaltningen måler ca. 1 gang årligt forvaltningens overholdelse af disse frister. Den sidste måling blev forelagt Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen i maj 2012, hvor resultatet viste en generel overholdelseprocent på 97,8 pct. og en gennemsnitlig sagsbehandlingstid på 7,7 kalenderdage.
På baggrund af resultatet ønskede udvalget, at forvaltningen dels undersøgte muligheden for fremadrettet at afkorte sagsbehandlingsfristerne og dels undersøgte hvilke sagsbehandlingsfristerne, som de øvrige 6-byer har fastsat.
Forvaltningen har efterfølgende drøftet med centrene, hvorvidt sagsbehandlingsfristerne kunne afkortes og har på baggrund heraf reduceret sagsbehandlingsfristen på følgende to områder:
1. sygedagpengerefusion til arbejdsgiveren, hvor sagsbehandlingsfristen er reduceret fra 6 uger til 2 uger og svarer dermed til dagpengeudbetaling til borgeren.
På baggrund af resultatet ønskede udvalget, at forvaltningen dels undersøgte muligheden for fremadrettet at afkorte sagsbehandlingsfristerne og dels undersøgte hvilke sagsbehandlingsfristerne, som de øvrige 6-byer har fastsat.
Forvaltningen har efterfølgende drøftet med centrene, hvorvidt sagsbehandlingsfristerne kunne afkortes og har på baggrund heraf reduceret sagsbehandlingsfristen på følgende to områder:
1. sygedagpengerefusion til arbejdsgiveren, hvor sagsbehandlingsfristen er reduceret fra 6 uger til 2 uger og svarer dermed til dagpengeudbetaling til borgeren.
2. ansøgninger om befordringsgodtgørelse i tilbud er reduceret fra 4 uger til 2 uger.
Forvaltningen har endvidere indhentet oplysninger om sagsbehandlingsfristerne i de øvrige 6-byer og sammenlignet disse med Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningens sagsbehandlingsfrister.
Nærværende indstilling omfatter dels en orientering om opfølgningen på forrige sagstidsmåling og dels resultatet af sagstidsmålingen fra marts måned 2013.
Løsning
Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen har i medfør af § 3, stk. 2, i lov om retssikkerhed og administration på det sociale område fastsat frister for behandling af ansøgninger om hjælp.
Socialministeriet (nu Social- og Integrationsministeriet) har i vejledning til lov om retssikkerhed og administration på det sociale område anbefalet, at sagsbehandlingsfristerne er realistiske, således at de f.eks. svarer til den tid, der i praksis går med at behandle 80 til 90 pct. af sagerne inden for den pågældende sagstype.
Sagsbehandlingsfristerne i Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen er fastsat i overensstemmelse hermed, og er således vejledende, idet der ikke forudsættes en 100 pct. overholdelse.Orientering om opfølgning på forrige sagstidsmåling.
Sagsbehandlingsfrister i 6 byerne.
Forvaltningen har undersøgt sagsbehandlingsfristerne i de øvrige 6-byer og sammenlignet disse med sagsbehandlingsfristerne i Beskæftigelses-og Integrationsforvaltningen. Der henvises til oversigten i bilag 1.
En sammenligning med de øvrige 6-byer viser, at Beskæftigelses- og Ingrationsforvaltningen sammenlignet med disse byer har fastsat sagsbehandlingsfrister for langt flere sagstyper, samt at sagsbehandlingsfristerne indenfor de enkelte sagstyper varierer en del kommunerne imellem.
Sammenligningen viser blandt andet følgende forskelle i sagsbehandlingsfristerne:
1. Kontanthjælp - 1 dag (Odense) og 3 uger (København)
2. Fleksydelse ved 60 år - 3 uger (København) og 5 uger (Århus)
3. Løntilskud til forsikrede ledige - 4 uger (København, Ålborg) og 6 uger (Århus)
4. Fleksjob - 3 månender (Ålborg, Randers og Esbjerg) - 26 uger (Århus)
For så vidt angår forskellen i sagsbehandlingsfristen for behandling af ansøgninger om kontanthjælp er en væsentlig forklaring, at fristen ikke regnes fra det samme tidspunkt i sagsbehandlingsprocessen.
I nogle kommuner regnes fristen fra det tidspunkt, hvor borgeren har afleveret den nødvendige dokumentation til brug for behandling af ansøgningen.
I andre kommuner - herunder København regnes fristen fra det tidspunkt, hvor borgeren ansøger om kontanhjælp/møder i jobcentret.
Det betyder, at der i målingen af sagsbehandlingstiden i København medgår den tid, som borgeren anvender til at indsende eventuelle manglende oplysninger i sagen. I henhold til kommunens arbejdsgang på området skriver Ydelsesservice til borgeren hvilke oplysninger, som mangler for at sagen kan behandles, og angiver en frist på 10 dage for indsendelse af disse.
Som led i sagsbehandlingen af en ansøgning om kontanthjælp indhenter Ydelsesservice oplysninger elektronisk om opholdsgrundlag, indkomst- og formueforhold. Hvis dette ikke er tilstrækkeligt til at belyse sagen indhentes yderligere dokumentation hos borgeren.
Alle oplysninger bliver herefter vurderet i forhold til lovens betingelser.
Afslutningsvis får borgeren meddelelse om bevilling eller afslag på sin ansøgning om kontanthjælp ligesom der sker registrering i IT systemerne (notatpligt, evt. igangsætning af udbetaling mv.)
Ændring af sagsbehandlingsfrister i Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen.
På baggrund af Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningens behandling af resultatet af den sidste sagstidsmåling har forvaltningen drøftet, hvorvidt de fastsatte sagsbehandlingsfrister fortsat er tilstrækkeligt realistiske og ambitiøse eller det er muligt at reducere sagsbehandlingsfristerne.
Dette har resulteret i, at forvaltningen har reduceret følgende sagsbehandlingsfrister:
1. Sagsbehandlingsfristen for sygedagpengerefusion til arbejdsgiveren er reduceret fra 6 uger til 2 uger så denne sagsbehandlingsfrist svarer til dagpengeudbetaling til borgeren.
2. Sagsbehandlingstiden i sager om ansøgninger om befordringsgodtgørelse er reduceret fra 4 uger til 2 uger.
Der vedlægges således en opdateret oversigt over forvaltningens sagsbehandlingsfrister jf. bilag 2, til udvalgets efterretning.
På baggrund af ovenstående vedrørende sagsbehandlingsfristen for behandling af ansøgninger om kontanthjælp, samt på baggrund af resultatet af målingen i 2013 har forvaltningen besluttet at ændre den nuværende frist på 3 uger til en frist på 10 dage. Fristen måles konkret på kommunens reelle sagbehandlingstid og ikke som idag på sagsbehandlingstiden inklusiv den sagsbehandlingstid, som borgeren anvender til at indsende den nødvendige dokumentation. Dette vil give et mere reelt billede af kommunens sagsbehandlingstid ligesom eventuelle udfordringer og effekten af eventuelle forbedringsinitiativer rettet direkte mod kommunens indsats vil fremgå tydeligt.
Forvaltningen er herudover i øjeblikket ved at vurdere konsekvenserne af implementeringen af reformen på førtidspensions- og fleksjobområdet i relation til eventuelle justeringer i sagsbehandlingsfristen.
Resultat af sagstidmåling i marts 2013
Tabel 1 viser resultatet af den gennemførte sagstidsmåling, omfattende alle forvaltningens afgørelser i marts 2013, hvor der er fastsat en sagsbehandlingsfrist.
Tabel 1. Resultat af sagstidsmåling af forvaltningens afgørelser i marts 2013
| Marts 2013 |
|
| Antal afgørelser |
7.995 |
| Generel overholdelsesprocent[1] |
98,8 |
| Gennemsnitlig sagsbehandlingstid[2] |
5,9 |
Sammenholder man tallene i den nu afholdte måling med tallene fra sagstidsmålingen i november 2011 kan man konstatere, at den generelle overholdelsesprocent er steget fra 97,8 pct. til 98,8 pct., og den gennemsnitlige sagsbehandlingstid er faldet fra 7,7 til 5,9 kalenderdage.
Der er en vis spredning mellem forskellige afgørelsestyper i forhold til overholdelse af sagsbehandlingsfristerne. Der er således en række afgørelsestyper, hvor fristerne er overholdt i alle tilfælde, og i langt de fleste tilfælde overholdes fristerne i mindst de 80 pct. af afgørelserne, der er forudsat.
De afgørelsestyper, hvor sagsbehandlingsfristen ikke er overholdt i mindst 80 pct. af afgørelserne, omfatter således alene 4 ud af i alt 7.995 afgørelser i måleperioden, hvilket er mindre end 1 promille. af samtlige afgørelser.
Sagstidsmålingen viser imidlertid, at der er problemer med at overholde sagsbehandlingsfristerne på revaliderings- og fleksjobområdet. På både revaliderings- og fleksjobområdet har det i andre sammenhænge vist sig, at der er behov for en særlig indsats for at styrke og sikre kvaliteten i sagsbehandlingen. Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen har derfor også fortsat særligt fokus på disse områder. I forbindelse med sagstidsmålingen er der tillige målt på overholdelse af den skriftlige underretningspligt. Det følger således af § 3, stk. 2 i lov om retssikkerhed og administration på det sociale område, at borgeren skriftligt skal underrettes om, hvornår der kan forventes en afgørelse, hvis en konkret sagsbehandlingsfrist ikke kan overholdes.
Resultatet af sagstidsmålingen viser, at de lokale centre ikke i tilfredsstillende grad overholder den skriftlige underretningspligt, idet centrene ud af 96 sager kun havde foretaget underretning i 13 sager. I mange af disse sager er der imidlertid løbende kontakt mellem borgeren og forvaltningen, hvorfor borgeren som regel vil være bekendt med status i sin sag. Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen finder uanset dette, at resultatet er uacceptabelt og vil derfor indskærpe overholdelse af den skriftlige underretningsforpligtelse samt foretage et opfølgende tilsyn i 2. halvår 2013.
Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen finder det centralt for borgerens retsstilling, at der hurtigt gives kvalificerede svar på borgerens henvendelser, og at borgerne oplever en god kvalitet i forvaltningens service.
[1] Generel overholdelsesprocent beregnes som en procent på baggrund af alle afgørelser i måleperioden uanset sagstype.
[2] Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid beregnes som et antal kalenderdage på baggrund af alle afgørelser i måleperioden uanset sagstype og sagsbehandlingsfrister.
Økonomi
Indstillingen har ikke økonomiske konsekvenser.
Videre proces
Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen vil fortsat have særlig opmærksomhed på sagsbehandlingstiderne og forvaltningens overholdelse af underretningspligten. Forvaltningen vil endvidere have fokus på FØP/fleksjob reformens betydning for sagsbehandlingstiden på disse områder.
Morten Binder /Thomas Thellersen Børner
Beslutning
Indstillingen blev taget til efterretning.