Decisionsskrivelse fra Beskæftigelsesministeriet vedrørende regnskab 2011

Årsregnskabet på kommunernes refusionsbelagte administrationsområder afsluttes med den såkaldte decisionsskrivelse fra Beskæftigelsesministeriet, hvor ministeriet i praksis godkender eller tager forbehold for refusionshjemtagelsen. Her forelægges hovedkonklusionerne i Beskæftigelsesministeriets decisionsskrivelse vedrørende regnskabet for 2011.

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tager Beskæftigelsesministeriets decisionsskrivelse til efterretning  

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen (BIF) modtager statsrefusion på beskæftigelsesområdet. På den baggrund har Beskæftigelsesministeriet i henhold til bestemmelserne vedrørende statsrefusion fremsendt en såkaldt decisionsskrivelse til forvaltningen vedrørende revisionsberetningen for regnskabsåret 2011 (vedlagt som bilag 1).  I nedenstående figur er vist de væsentligste hændelser i relation til årsregnskab 2011.

Det fremgår af figuren, at forvaltningen medio 2013 modtager decisionsskrivelse fra ministeriet vedrørende 2011. Decisionsskrivelsen vedrørende 2011 er baseret på revisionsberetningen for 2011, som blev forelagt udvalget på mødet den 17. september 2012. En decisionsskrivelse tager på baggrund af revisionsberetningen stilling til, om forvaltningen har opfyldt betingelserne for at modtage statsrefusion. Det er således først med decisionsskrivelsen, at det afklares, hvorvidt kommunens konkret modtagne statsrefusion i det pågældende regnskabsår er accepteret af staten, herunder om staten stiller krav om yderligere berigtigelser, undersøgelser mv.

Beskæftigelsesministeriet anfører, at revisionen ikke har givet anledning til forbehold i forhold til den hjemtagne refusion i 2011 og ministeriet anfører heller ingen forbehold i forhold til refusionen. Ministeriet har dermed ud fra de foreliggende oplysninger godkendt den modtagne refusion. Dette afskærer imidlertid ikke ministeriet fra på et senere tidspunkt at undersøge og eventuelt på baggrund heraf kræve berigtigelse af eventuel uberettiget modtaget refusion vedrørende 2011. Nedenfor redegøres kort for revisionsbemærkningerne, ministeriets bemærkninger hertil samt forvaltningens initiativer i forhold til at rette op på de kritiserede forhold.

Det høje fejlniveau skal ses i lyset af dels, at Deloitte udvælger sager til revisionsgennemgang med henblik på at afdække fejl – dvs. der er ikke tale om en repræsentativ stikprøve – dels at én fejl i en sag indenfor det givne år, uanset fejlens tyngde og uanset om sagsbehandlingen i øvrigt har været fejlfri, er tilstrækkeligt til, at sagen rubriceres som en fejlbehæftet sag i Deloittes fejlstatistik, dels at de mange og omfattende proceskrav til sagsbehandlingen på beskæftigelsesområdet giver en øget fejlrisiko i forhold til andre lovområder.

1. Revisionsbemærkninger vedrørende 2011

På beskæftigelsesområdet var der i 2011 3 revisionsbemærkninger på forvaltningens område, ligesom forvaltningen indgik i én bemærkning sammen med 2 øvrige forvaltninger. I 2010 havde forvaltningen også 3 revisionsbemærkninger på dette område, som vedrørte andre forhold end bemærkningerne fra 2011.

Første revisionsbemærkning vedrørte revalideringsområdet, hvor der var fundet fejl i 60 % af de undersøgte sager. Fejlene vedrørte manglende dokumentation for bevillingsgrundlaget samt manglende udarbejdelse og justering af jobplaner. 

Ministeriet anfører, at det forventer, at der iværksættes aktiviteter, der sikrer at medarbejderne får en grundlæggende forståelse for dels de dokumentationskrav, der ligger til grund for bevilling af revalidering og dels for jobplanens status som styringsredskab i forbindelse med den løbende revalideringsproces. Ministeriet anfører ligeledes, at det forventer, at forvaltningen følger revisors anbefaling om at foretage en gennemgang af samtlige aktive revalideringssager.

Forvaltningen har i  efteråret 2012 i samarbejde med Deloitte foretaget en indledende sagsgennemgang med henblik på at tilrettelægge en handleplan for genopretning af kvaliteten af sagsbehandlingen på området.  Handleplanen er implementeret og det er aftalt med Deloitte, at forvaltningen i det løbende ledelsestilsyn intensiverer sagsgennemgangen, således at der gennemgås 25 nye revalideringssager hver måned og at ønsket om sagsgennemgang hermed løbende imødekommes. Et centralt element i handleplanen er løbende opfølgning på aktive revalideringssager og gennem denne løbende opfølgning vil der således ske en gennemgang af en del af sagerne. Handleplanen omhandler opdatering af arbejdsgange/procedurer, kompetenceudvikling af de relevante medarbejdere, etablering af netværk med ”best practice” og intensiveret kvalitetsopfølgning som en væsentlig del af det nye ledelsestilsyn. Det er forvaltningens klare forventning, at disse initiativer vil løfte kvaliteten af sagsbehandlingen på området. Det nye ledelsestilsyn skal afdække om disse forventninger indfris.

Anden revisionsbemærkning omhandlede sygedagpengeområdet, hvor der var konstateret fejl i 69 % af de undersøgte sager.  Fejlene vedrørte forvaltningens kategoriseringspraksis, mangelfuld vurdering af om borgeren er berettiget til sygedagpenge, ressourceprofilarbejdet mm.

Ministeriet finder det ikke tilfredsstillende, at der konstateres et så stort fejlniveau i 2011 og at fejlniveauet stort set svarer til 2010 ligesom fejltyperne i 2011 i væsentlig grad også svarer til de fundne i 2010.  Ministeriet forventer, at forvaltningens handleplan vil forbedre sagsbehandlingen på området.

Forvaltningen har gennemført en handleplan på området. Handleplanen omfattede bl.a. kvalitetsopfølgning i forhold til kategoriseringspraksis, koncept til udvidet kvalitetsopfølgning er udarbejdet i samarbejde med Deloitte og fuldt implementeret, kompetenceudvikling af de relevante medarbejdere herunder kompetenceudvikling i betingelserne for at modtage sygedagpenge. Sygedagpengeområdet er også en del af det nye ledelsestilsyn, hvor der vil ske en monitoreringen af, om kvaliteten i sagsbehandlingen på området løftes.

Tredje revisionsbemærkning omhandlede berigtigelser vedrørende manglende overholdelse af ret og pligt samt korrekt refusion på sygedagpengeområdet. Der var tale om, at forvaltningen hjemtog mindre i refusion end den var berettiget til.

Berigtigelser vedrørende ret og pligt omhandlede det forhold, at kommunerne skal tilbagebetale/berigtige statsrefusionen for kontanthjælpen, hvis kommunen ikke har levet op til lovkravet om at aktivere kontanthjælpsmodtagerne rettidigt. Korrekt refusion på sygedagpengeområdet omhandler muligheden for at hjemtage høj refusion i forbindelse med aktivering og delvis raskmelding. Deloitte påpegede i beretningen for 2010, at forvaltningen ikke hjemtog korrekt refusion på dette område.

Ministeriet finder det ikke tilfredsstillende, at kommunen på disse to områder har hjemtaget for lidt refusion.

Hvad angår ret og pligt fremgik det af oplysninger fra Danmarks statistik, at Københavns Kommune stod for mere end 80 % af de samlede tilbagebetalinger for hele landet, hvilket skal sammenholdes med, at Københavns Kommunes andel af udgifterne på området udgør ca. 18 %.

På den baggrund bad forvaltningen Deloitte om at bistå ved en gennemgang af forvaltningens berigtigelser på området. Denne gennemgang har vist, at forvaltningen hidtil har haft en for restriktiv fortolkning af lovgivningen, således en række sager er registreret som ikke-rettidige, selvom de relevante borgere faktisk ikke er omfattet af aktiveringspligten.  På baggrund af den fornyede gennemgang er der for perioden 2009-2012 hjemtaget ca. 92 mio. kr. i ekstra refusion. Kommunernes forpligtigelse til at berigtige refusion ved ikke rettidig aktivering af konstanthjælpsmodtagere bortfaldt med udgangen af 2012.

På sygedagpengeområdet har forvaltningen i samarbejde med Deloitte gennemgået alle relevante sager, og denne gennemgang forventes at indbringe ca. 22 mio. kr. i ekstra refusion. Gennemgangen har endvidere vist, at den manglende registrering skyldes medarbejdernes manglende kendskab til it-systemet. Dette er der nu rettet op på.

Revisionsbemærkning sammen med andre forvaltninger

Revisionsbemærkningen vedrører udbetaling af ydelser til en specifik familie. Revisionsbemærkningen går på Intern Revisions konstatering af, at kommunens mulighed for at styring af det samlede omfang af ydelser til enkeltpersoner på tværs af forvaltningerne er utilstrækkelig. 

Ministeriet noterer sig, at revisionsbemærkningen i al væsentlighed vedrører Socialforvaltningen, idet Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen alene foretager udbetaling af de lovbestemte ydelser.

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningens rolle i denne sag er alene udbetaling af lovbestemte ydelser, hvor ydelsesniveauet er fastsat af staten, hvorfor Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen ikke har mulighed for at ændre praksis.

2. Revisionsbemærkninger vedrørende tidligere år

Ministeriet finder det kritisabelt, at revisionsbemærkningen fra 2010 omkring mangler i det udførte ledelsestilsyn videreføres i 2011. Der henvises til, at det er revisors vurdering, at de kvalitetsmæssige målinger i ledelsestilsynet ikke i tilstrækkeligt omfang afdækker de kvalitets- og sagsbehandlingsmæssige udfordringer i sagsbehandlingen som helhed.

På den baggrund beder ministeriet forvaltningen om indenfor en 1 måned at fremsende en redegørelse, der omhandler hvilke initiativer, der er eller bliver iværksat for at forbedre ledelsestilsynet.

Forvaltningen har udarbejdet en redegørelse om det nye ledelsestilsyn, der er etableret i samarbejde med Deloitte (vedlagt som bilag 2.) Redegørelsen er den 15. maj fremsendt til ministeriet med forbehold for udvalgets godkendelse.

Af redegørelsen fremgår, at det nye ledelsestilsyn er udarbejdet i samarbejde med Deloitte. Det nye ledelsestilsyn består af kvalitetsopfølgning på 10 ydelsestyper. De kvalitetskoncepter, der anvendes til vurdering af de konkrete sager, er ligeledes udarbejdet i samarbejde med Deloitte, og der bør således være overensstemmelse mellem Deloittes og forvaltningens vurderinger af konkrete sager. Resultaterne af ledelsestilsynet drøftes på ledelses- og afdelingsniveau i forvaltningen.

Hvad angår de øvrige forhold fra tidligere år, noterer ministeriet sig, at der er fulgt op på disse områder.

Indstillingen har ikke økonomiske konsekvenser, idet forvaltningen har foretaget berigtigelserne vedrørende de observerede fejl i 2011.

Forvaltningen berigtiger løbende, såfremt der findes fejl i sagsbehandlingen  med refusionsmæssig betydning, herunder i forbindelse med det  løbende ledelsestilsyn og i forbindelse med den intensiverede sagsgennemgang på revalideringsområdet.

Eftersom ministeriet ikke tager forbehold i decisionsskrivelsen anses den refusion forvaltningen modtog i 2011 på beskæftigelsesområdet for godkendt indtil videre.

1. Decisionsskrivelse fra Beskæftigelsesministeriet vedrørende 2011
2. Redegørelse til Beskæftigelsesministeriet vedrørende forvaltningens kvalitetsopfølgning i borgersager.

Morten Binder                        Thomas Thellersen Børner